Курсовая работа по Делопроизводство и документооборот на тему Комплектование архивных учреждений

Введение

Комплектование - это постоянное пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Под профилем архива понимается принятый для архива перечень документов, определяющийся признаками классификации документов Архивного фонда РФ.
Самой важной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, которые относятся к профилю каждого архива.
Работа по комплектованию архивов имеет несколько этапов:
- указание профиля архива;
- обозначение источников комплектования;
- обозначение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
- организация комплектования.
Актуальность работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами.
Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.
Степень научной разработанности темы. Данный вопрос рассматривали российские ученые, такие как:
Цель: рассмотреть комплектование архивных учреждений.
Задачи:
Объектом данного исследования является: комплектование Архивного фонда Российской федерации.
Предметом исследования является: процесс организации комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
В качестве источниковой базы в работе были использованы следующие документы:
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (последняя редакция).
2. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 01.02.2020) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
3. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059).
4. Приказ Росархива № 38, Минюста РФ № 230 от 02.08.1999 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 14.09.1999 № 1893).
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.


Глава 1. Теоретические аспекты изучения комплектования архивных учреждений

1. Понятие об архивоведении как комплексной научной дисциплине

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества, законы и движущие силы этого развития.
Исходя из достижений этой науки, архивоведение разрабатывает научные методы работы с документами. Это могут быть исторический, историко-сравнительный методы. Архивисты относятся к конкретному документу как к «продукту» определенной эпохи, историческому источнику. С другой стороны, не может существовать объективной, серьезной исторической науки без привлечения к познавательному процессу архивных документов.
История государственных учреждений изучает системы, функции, организационное устройство учреждений, организаций и предприятий со времени их возникновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает определить пути организации архивных фондов разных учреждений в зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций. Организации в контексте архивоведения рассматриваются как фондообразователи, т.е. организации, в деятельности которых создается документальный, а затем и архивный фонды, последний как раз и может являться источником пополнения Архивного фонда Российской Федерации.
Архивоведение является сформировавшейся научной учебной дисциплиной комплексного характера. Понятие научной дисциплины в энциклопедиях и словарях рассматривают как отрасль научных знаний и учебный предмет.
Но архивоведение есть и учебная дисциплина, и вот здесь имеют место расхождения в установлении составляющих его локальных дисциплин. Об этом писал В.Н. Автократов, указывая, что по-разному структурируют архивоведение как научную и как учебную дисциплину, не соглашаясь с мнением, что следует выделять историю и организацию архивного дела в самостоятельную научную дисциплину.
Научная дисциплина вырабатывает и теоретически систематизирует объективные знания, включает в себя деятельность по получению нового знания, а также ее результат – сумму знаний. Непосредственной целью научной дисциплины является описание, объяснение и предсказание процессов и явлений действительности, составляющих предмет ее изучения. У каждой научной дисциплины должен быть четко определен и объект изучения.
Все это во многом сегодня свойственно совокупности локальных дисциплин, объединенных таким понятием, как архивоведение, и в том числе дисциплине «История и организация архивного дела», как она ранее называлась, а сегодня это учебные дисциплины «История архивов России» и «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы». Здесь есть внутренняя «институция», накоплена и систематизирована определенная сумма знаний, разработаны методы изучения, объект и предмет. Поэтому авторы включают в архивоведение, как в научную, так и в учебную дисциплину, сюжеты, связанные с историей и организацией архивного дела, а правильнее сказать, рассматривая составляющие комплексной дисциплины, переносят (возможно, порой формально) ее состав и в научную дисциплину, ибо грань между ними хрупка и постоянно смещается, о чем собственно и писал В.Н. Автократов.
Но здесь следует отметить, что В.Н. Автократов в качестве
объекта изучения архивоведения рассматривает ретроспективную документную информацию и сам документ (об этом более подробно будет сказано в материале «Объект и предмет теории и методики архивоведения»), поэтому при таком подходе в состав архивоведения никак не могли попасть дисциплины, объектом которых является архивное учреждение [8, с.36].
Таким образом, ранее выделяли в зависимости от назначения две группы дисциплин: научную и учебную. Но в основе любой научной классификации должен лежать единый признак сходства (или различия) группируемых предметов. Для научных дисциплин таким признаком в первую очередь является единство объекта изучения, да и сам объект может быть комплексным, укрупненным, состоящим из более конкретных, локальных объектов.
Раз архивоведение определяется как комплексная научная и учебная дисциплина, а мы рассматриваем ее в первую очередь как учебную дисциплину, то необходимо выделить составляющие ее компоненты (рис. 1). Это состоявшиеся учебные дисциплины:
- История архивов России;
- Государственные, муниципальные и ведомственные архивы;
- Теория и методика архивоведения;
- Информационные технологии в архивном деле;
- Археография;
- Организация хранения, конфискация и реставрация документов (обеспечение сохранности, реставрация и консервация документов (с использованием технических средств);
- Архивное право;
- Управление и экономика хранения документов;
- Архивы документов по личному составу;
- Аудиовизуальные архивы;
- Архивы электронных документов;
- Экономические архивы;
- Научно-технические архивы [21, с.59].
Что касается археографии, то эта дисциплина ранее включалась в архивоведение, позднее ее стали определять как самостоятельную. Рассмотрение состава архивоведческих дисциплин на основе единства объекта изучения сделало возможным включение археографии как локальной самостоятельной дисциплины в их круг.
В 1958 г. вышел учебник «Теория и практика архивного дела в СССР» под редакцией Г.А. Белова, А.И. Логиновой, К.Г. Митяева и Н.Р. Прокопенко, в котором были приведены разделы, посвященные археографическим сюжетам: выявление и отбор документов для публикации, передача пакета документа, археографическое оформление и расположение документов в сборнике, научно-справочный аппарат.
Учебники, выходившие позднее (в 1966 и 1980 гг.), сохранили такой подход и рассматривали публикации документов как одну из форм их использования в архивах, отмечая при этом, что методика публикации документов дается в курсе археографии. В более ранних энциклопедических словарях археография рассматривается как процесс описания и издания письменных памятников древности, позднее - как историческая дисциплина, занимающаяся описанием и изданием письменных памятников прошлого, а также научным собиранием таких памятников. В «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» археография рассматривается как научная дисциплина, разрабатывающая теоретические и методические вопросы публикационной деятельности. Ряд современных ученых-историков относит археографию к специальным историческим дисциплинам. Если же объектом археографии считать документ, и именно архивный документ (на этот счет имеются разные точки зрения), то это дисциплина более соотносится с архивоведческими сюжетами.
В настоящее время дисциплины в составе архивоведения рассматриваются на основе единства объекта изучения, который может быть в свою очередь комплексным, укрупненным. В современном архивоведении объектом изучения является архивное дело, имеющее две составляющие: архивное учреждение и архивный документ, каждая из которых изучается отдельными дисциплинами, входящими в сложившееся устойчивое понятие «архивоведческие дисциплины».