Документный ресурс, содержащий коммерческую тайну: порядок формирования и порядок использования

ВВЕДЕНИЕ

Основой информационных потоков любого предприятия, организации или учреждения составляют различные документы, создаваемые для фиксаций распоряжений, указов и различных фактов.
На основании вышеизложенного, все документы на предприятии, в организации или учреждении можно разделить на две основные группы:
Информацию открытого доступа;
Информацию ограниченного доступа.
Движение этих документов или документооборот также можно разделить на открытый или конфиденциальный.
Применительно к коммерческому предприятию, согласно Федеральному закону от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», создание конфиденциального документооборота является обязательным условием формирования режима коммерческой тайны.
Система конфиденциального документа оборота достаточна сложна, ведь современные организации представляют собой структуру из различных подразделений и сотрудников этих подразделений. У каждого сотрудница есть свои обязанности и уровень допуска информации с которой он может работать. В связи с этим усложняется задача защиты конфиденциальной информации и разработка системы конфиденциального документооборота должна учитывать все вышеперечисленные аспекты.
Для обеспечения функционирования и более эффективного контроля документооборота требуется информационно – аналитическая система. Сложность создания такой системы заключается не только в правильной постановке задачи, но и в верном выборе инструмента создания.
Таким образом, актуальность данной работы заключается в разработке информационно – аналитической системы конфиденциального делопроизводства, прежде всего на коммерческом предприятии.
Предметом исследования является документный ресурс, содержащий коммерческую тайну
Объектом исследования явилось конфиденциальное делопроизводство.
Цель исследования анализ порядка формирования и порядка использования документного ресурса, содержащего коммерческую тайну.
Для достижения этой общей цели в работе решаются следующие задачи:
 изучить коммерческую тайну: содержание понятия и особенности;
 рассмотреть правовое регулирование документов, содержащих коммерческую тайну;
 раскрыть порядок формирования документного ресурса, содержащего коммерческую тайну;
 проследить порядок использования документного ресурса, содержащего коммерческую тайну.
Для достижения указанной цели и решения поставленных задач использованы общенаучный диалектический метод познания, а также специальные методы исследования: комплексный, системный, сравнительно-правовой, нормативный, формально-логический, исторический.
Исследуемые конструкции анализируются в соотношении с близкими правовыми категориями, с учетом как внешних, так и внутренних связей.
Положения и выводы работы основываются на анализе действующего законодательства и практики его применения, федеральных законов «О коммерческой тайне», части четвертой Гражданского кодекса РФ, исследовании определенных положений международного законодательства, а также законодательства России, некоторых зарубежных стран и практики его применения, изучении публикаций в научных и периодических изданиях, касающихся конфиденциальной информации.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТНОГО РЕСУРСА, СОДЕРЖАЩЕГО КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

1.1. Коммерческая тайна: содержание понятия и особенности

Коммерческая тайна — это информация, которую компания не разглашает, чтобы увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить или улучшить своё положение на рынке либо получить любую другую коммерческую выгоду. Коммерческая тайна регламентируется ФЗ «О коммерческой тайне» [3]. Засекретить можно рецепт блюда или напитка, рыночную стратегию и тактику ведения бизнеса, списки клиентов и поставщиков, принципы ценообразования.
Перечень информации, не относящейся к коммерческой тайне определен ст. 5 указанного закона. Для защиты информации, входящий в состав коммерческой тайны необходимо на предприятии зафиксировать перечень в локальном акте, например, составить положение о коммерческой тайне, сформировать приказ о защите этой информации, выработать рекомендации за сохранности информации и другие. Следует определить круг лиц, которые допущены к секретным сведениям, также нужно вести учёт этих сотрудников в связи с чем необходимо завести специальный журнал учёта либо же осуществлять их оформление в электронном виде в том случае, когда в компании имеется локальный акт об электронном документообороте.
С данными работниками нужно заключить дополнительное соглашение о неразглашении коммерческой тайны и обязать подписать его. В содержании соглашения о неразглашении коммерческой тайны должна быть прописана обязанность хранить тайну, а также и ответственность в случае её разглашения. Защита коммерческой тайны в организации имеет существенное значение для ее нормального функционирования. Для установления в компании режима коммерческой тайны следует использовать комплексный подход. В первую очередь, необходимо внести соответствующие положения в корпоративную документацию предприятия, установить, какая информация может быть отнесена к коммерческой тайне (данный перечень должен быть наиболее подробным, исключающим абстрактные формулировки), а также привести документооборот в соответствие с данным режимом.
При этом к защите такой информации рекомендуется подходить дифференцированно. Так, можно выделить несколько уровней коммерческой тайны, обеспечив для каждого уровня разную степень охраны. К информации первого уровня целесообразно ограничить допуск работников (например, определить перечень конкретных лиц с указанием должностей и фамилий, имеющих доступ к данным, а также установить порядок ознакомления с информацией: под личную подпись в журнале). Условия о запрете распространения коммерческой информации необходимо включить в соглашения с работниками, а также с лицами, входящими в состав органов управления корпораций.
При этом следует максимально детально обозначить способы и объем использования такой информации. В частности, направление работником документов на личную электронную почту расценивается как нарушение коммерческой тайны, о чем указывал Конституционный Суд РФ в Постановлении от 26.10.2017 № 25-П. Во избежание споров относительно содержания коммерческой тайны в конкретных документах, на них следует проставлять штамп о коммерческой тайне [11, с. 19].
Однако отсутствие отметки о конфиденциальности не освобождает работника от ответственности, что следует из судебной практики (например, постановление Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12.11.2020 г. по делу № 8Г15152/2020). Помимо урегулирования внутренних процессов организации, необходимо включить соглашения о конфиденциальности в условия договоров с контрагентами. Как правило, ответственность за нарушение требований конфиденциальности ограничена взысканием убытков. Между тем, доказать факт наличия убытков, а также причинно-следственную связь достаточно проблематично, в связи с чем рекомендуется предусмотреть в договорах неустойку за нарушение указанных требований, а также установить презумпции, согласно которым факт нарушения можно считать доказанным при наличии определенных обстоятельств.