ПРИНЦИПЫ ПРОЦЕДУРЫ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Значимость документов в роли культурного, научного и интеллектуального наследия была определена еще на ранних этапах формирования государства. Целесообразным считалось сохранять документы, которые отражали ход истории и фиксировали развитие культуры страны. Уже в период Киевской Руси были введены определенные правила хранения документов в специальных ларях, как правило, в церквях; потеря документов жестоко наказывалась. С течением времени объем документов увеличивался, и появился вопрос, какие же из документов должны храниться и каков срок хранения этих документов. Обозначенная проблема стала достаточно острой к 19 в., когда было обнаружено, что архивы переполнены, ввиду чего запущен активный процесс уничтожения архивных документов.
Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Процедура уничтожения документов предполагает соблюдения определенных правил, поэтому уничтожение важных бумаг в рамках какой–либо организации – дело ответственное и требует особого подхода.
В обычной жизни избавить от ненужных бумаг можно без особых трудностей – провести генеральную уборки и выбросить ненужные бумаги, никакого соблюдения процедур здесь не требуется, даже в случае уничтожения ценного документа, наказания не будет.
Особые требования предъявляются к утилизации документов, образовавшихся в ходе деятельности различных компаний или организаций. На любом предприятии рано или поздно возникает момент, когда нужно уничтожить старые документы и освободить место для новой документации. Такого понятия как «старые документы» в архивном деле нет. Есть бумаги, у которых истек срок хранения, от них разрешается избавляться, но не сразу и не от всего объема. Необходимо произвести пересмотр документации и выделить в первую очередь те бумаги, которые можно без опаски подвергнуть уничтожению. Вывозить старые документы куда–либо нельзя, потому что важно помнить об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов.
Согласно ст.13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200–300 тысяч рублей. На практике ответственность для предприятия может наступить, если организация не сможет предоставить тот или иной документ по запросу контролирующего органа, обусловив отказ потерей или несвоевременным уничтожением, ввиду чего бездумное уничтожение документов опасное и рискованное дело.[4]
Таким образом, уничтожение документации невозможно без проведения тщательной проверки ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, так как это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения.
Ввиду чего выбранная тема является актуальной, необходимо четко знать и соблюдать процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения в рамках работы в архивах на предприятии. Кроме того, архивы предполагают огромный объем документов, который так или иначе нужно уменьшать по причине ограниченного места в помещении. Следовательно, важно правильно проводить процедуру уничтожения документов и соблюдать все предписанные нормы и правила.
Цель работы – рассмотреть основные принципы процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Целью работы обусловлены задачи исследования:
• Рассмотреть порядок экспертизы ценности документов;
• Рассмотреть принципы архивной обработки документов с целью их списания и уничтожения;
• Определить критерии документов, не подлежащих уничтожению;
• Рассмотреть способы уничтожения документов
Теоретическую основу данного исследования составили работы Алексеевой Е.В.[5], Вышегородской Е.Д.[7],Демидова П.А.[8],Кожановой Е.В.[9], Медведевой О.В.[11], Ревенько Е.А.[12], Фабрициус В.С [14].
Методы, используемые в рамках исследования: изучение и анализ методической и научно–практической литературы.
Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение, информационные источники.


















ГЛАВА 1. ПРИНЦИПЫ ПРОЦЕДУРЫ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
1.1. Экспертиза ценности документов

Важным этапом реализации процедуры уничтожения документации с истекшим сроком хранения является проведение экспертизы. Для осуществления качественной экспертизы, как правило, формируется экспертная комиссия. Чтобы выполнить комплексную оценку документов, предположительно выделяемых для уничтожения, в члены экспертной комиссии целесообразно включить сотрудников, занимающих следующие должности: представителя руководства организации; архивиста; главного бухгалтера предприятия; представителя службы персонала предприятия; представителя юридической службы предприятия; представителя службы документационного обеспечения или секретаря предприятия.
Перечень членов экспертной комиссии оформляется в приказе и утверждается руководителем организации. На предприятии может быть функционировать заранее собранная экспертная комиссия, чей состав неизменен, однако она может собираться из новых участников и каждый год. Задача экспертной комиссии (ЭК) заключается в установке факта истечения срока хранения документов, комиссия оформляет акт об определении к уничтожению документов и в соответствии с заявленным списком в акте готовит документы на уничтожение [6, с. 112].
Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на базе параметров определения их ценности в целях выделения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов осуществляется на всех этапах функционирования документа: в настоящем делопроизводстве: при сборе номенклатуры дел, при формировании документов в дела, при подготовке дел к будущему хранению; в архиве организации: в ходе подготовки дел к передаче в центральные архивы; в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению. К главным функциям экспертных комиссий относят:
• отбор документационных материалов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
• отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
• выделение к уничтожению дел, срок хранения которых завершается;
• рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, которые были отобраны для уничтожения;
• рассмотрение актов на дела, которые были отобраны для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, которые подлежат передаче на хранение в архивы;
• реализация процесса уничтожения дел.
В соответствии с датами, которые устанавливаются в приказе о проведении экспертизы ценности документов, сотрудниками службы архива предприятия и ДОУ в сотрудничестве с ЭК каждый год реализуется процедура экспертизы ценности документов, которые формируются в процессе деятельности структурных подразделений предприятия и которые хранятся в архиве организации [9, с. 20].
При реализации экспертной оценки документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для осуществления передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, которые подлежат хранению в структурных подразделениях; выборка к уничтожению дел за прошедшие годы, сроки хранения которых истекли. Вместе с этим производится проверка качества и полноты номенклатуры дел предприятия, корректность определения временных сроков хранения дел. Традиционно на первом этапе работы работники архива предприятия занимаются отбором документов, устанавливая факт их подлежания постоянному хранению, осуществляемое в соответствии с предписанными Правилами работы архивов предприятий. Оформленные при этом описи должны быть утверждены руководителем предприятия; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то заново оформленные описи должны быть согласованы с ЭПК государственного архива, куда в последствии дела передадут на постоянное хранение. Важно учитывать значимость документации по личному составу, так как указанные документы должны быть переданы на государственное хранение в случае ликвидации организации. Для гарантированной сохранности документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после оформления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения [6, с. 112].
Деятельность комиссии начинает с процесса выделения к уничтожению дел временного срока хранения. В дела данной категории не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Однако для того, чтобы исключить факт случайного уничтожения документов, которые подлежат дальнейшему хранению, рекомендовано осуществлять полистную проверку дел. Дела с грифом секретности и несекретные фиксируются в отдельных актах. Если комиссия устанавливает, что в дело подшиты документы, которые имеют постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается для выборки на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов, у которых истек срок хранения.