Складской учет

ВВЕДЕНИЕ


Для каждой компании важно вести учет финансово-хозяйственной деятельность. Для этого разработано множество программ, призванных помочь действовать правильно в этом направлении.
В основном, складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы, которые работают в режиме онлайн.
Склад — это любое место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.
Задача — фиксировать каждую единицу товара и ее перемещение. Если все делать правильно, данные по факту и по документам будут совпадать.
Организация складского учета товарно-материальных ценностей нужна для контролирования таких параметров: остаточный объем и номенклатура продуктов, находящихся в кладовой или в торговом зале, показатель продаж, срок хранения, расчетные периоды, групповой оборот товара.
Помимо этого, учет позволяет предотвратить потери, убытки и порчу имущества. На сегодняшний день имеется огромное множество программ, которые помогут обеспечить ведение складского учета в компании, подстраиваясь под ее деятельность, производимую продукцию, количество сотрудников, поставщиков и под другие параметры.
При выборе бухгалтерской программы для складского учета компании должны учитывать следующие критерии:
- Перечень поддерживаемых операций;
- Расходы, понесенные на установку и обслуживание;
- Наличие круглосуточной технической поддержки;
- Возможность добавления дополнительных модулей (система управления контентом, бухгалтерия, логистика);
- Возможности сети для использования если склады в разных местах;
- Простота использования для новых сотрудников;
- Стабильность во избежание возможной потери данных.
Актуальность темы данной курсовой работы обуславливается необходимостью автоматизации складского учета с целью снижения временных и денежных затрат на выполнение стандартных операций.
Актуальность темы заключается в том, что ведение складского учета позволяет сделать работу склада «прозрачной» и минимизировать временные затраты на проведение различных складских операций.
Объектом исследования выступает складской учет, предмет исследования – разработать автоматизированную систему складского учета.
Целью данной работы является организация складского учета на складе в магазине. Для достижения поставленной цели нужно выполнить следующие задачи:
- разработать проект информационной системы складского учета,
- провести анализ исследуемой области,
- раскрыть сущность и виды процессов в складском учете,
- обосновать необходимость введения автоматизированной системы складского учета,
- провести анализ текущего состояния системы складского учета и создание новой автоматизированной системы складского учета,
- разработать систему создания справочников информационной системы складского учета,
- обоснование проектных решений,
- описание методики внедрения системы складского учета,
- опытная эксплуатация системы.
В первой главе приведены теоретические основы складского учета, его основные характеристики, необходимость ведения и т.п. Также рассмотрены виды процессов в складском учете. Во второй главе представлен анализ существующей системы складского учета и предложено обоснование внедрения нового решения.
1 Разработка проекта информационной системы складского учета

1.1 Анализ исследуемой области

На продуктовом складе для каждого товара фиксируется место хранения (определенная полка), количество товара и его наименование. Разные товары имеют разные единицы измерения: штуки, килограммы, коробки, бутылки и др.
Система складского учета должна обеспечивать добавление информации о новом товаре, изменение или удаление информации об имеющемся товаре, хранение (добавление, изменение и удаление) информации о поставщиках и покупателях, включающей в себя название фирмы, ее адрес и телефон. В системе учитывается приход товаров от поставщиков. В каждом приходе товаров прописываются несколько вариантов, в каждом из них отражают наименование товара и его количество. После того, как товар поступил и отражен в системе, то в инвентаризационной описи количество товара становится больше.
Со склада продукцию отгружают покупателям по расходным накладным документам. В каждом из этих документов могут указываться несколько позиций, где перечислено наименование товара и его количество. В инвентаризационной описи количество товара становиться меньше после его отгрузки покупателям по накладным.
Система складского учета выводит на печать по требованию пользователя определенную справочную информацию, которая включает:
- список всех реализуемых и изготавливаемых товаров,
- инвентаризационную опись товаров, которые в настоящее время есть на складе,
- список товаров, количество которых нужно увеличить,
- список товаров, поставляемых определенным поставщиком,
- все позиции в каком-либо приходе товара,
- все позиции в какой-либо расходной накладной.
Система осуществляет поиск информации о клиенте или поставщике по части названия фирмы. Это необходимо, чтобы работники склада могли связаться с фирмой по какому-либо вопросу.
Предметной областью в данном случае выступает склад магазина, который занимается приемом товара от поставщиков, хранит товар, а так же обеспечивает его выдачу клиентам (покупателям).
Учетные системы на складах активно пользуются успехом, с помощью них проводят инвентаризацию и ведут контроль за остатками. Также система действенна и для контроля качества обслуживания. Они помогут понять, вовремя ли был отгружен товар для клиентов, своевременно ли подали заявки поставщикам для подвоза недостающей партии товара и т.п.
Склад – это такое помещение, где хранятся запасы, товары компании. Все это требуют ведения учета. Для автоматизации процесса складского учета были созданы специальные программы, позволяющие быстро вести учет товаров и автоматизировать финансовую деятельность.
Преимущества систем складского учета:
- Складские программы систематизируют материальные ценности и позволяют отслеживать наличие товара в определенное время.
- У каждого товара есть своя персональная карточка, в которой отражены его описание, характеристики, перемещение, количество и цена.
- Система позволяет печатать все документы, необходимые для базового учета: счета-фактуры, расходные ордера и квитанции, накладные и т.д.
- Простой и удобный интерфейс позволяет безопасно работать с большим объемом данных.
Если организация планирует расширяться, программа может добавить дополнительные склады. Когда вы создаете новую штаб-квартиру, вы можете настроить обмен данными между ИТ-отделом и другими подразделениями вашей организации. Кроме того, программа позволяет отслеживать перемещение продукции и товаров между складами.
Вы можете вводить и изменять информацию о транзакциях с поставщиками и покупателями.
Организации с упрощенной системой налогообложения "Доходы минус расходы" могут производить расчеты для учета суммы расходов.
Благодаря прозрачному мониторингу вы можете получить доступ к аналитическим данным программы в любое время.
Все данные могут быть отправлены в удобном для компании формате и по электронной почте.

1.2 Сущность и виды процессов в складском учете

Успешная работа предприятия складывается из совокупного влияния различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций.
В то же время следует отметить, что правильный учет товаров можно отнести к одному из главных условий стабильной работы предприятия. Без учета оборудования, которое находится на складе, трудно обеспечить его сохранность. Как правило, прежде чем доверить кладовщику запасы материалов и оборудования предприятия, с ним заключается договор.
В нем описывается характер выполняемой сотрудником работы и степень ответственности в случае утраты или повреждения продукции, хранящейся на складе. Хорошо организованный процесс учета материалов, хранящихся на складе, является очень важной и необходимой частью деятельности организации.
Общий объем работ, выполняемых на разных складах, примерно одинаков. Это связано с тем, что склады выполняют схожие функции в различных логистических процессах: временное размещение и хранение материальных запасов; преобразование материальных потоков (транспортировка, хранение); предоставление информации о перемещении товаров. Однако организация работы на конкретном складе имеет ряд особенностей, которые зависят как от размера склада, так и от его назначения.
Прием товара на склад является важной частью технологического процесса. Она осуществляется материально ответственными лицами в соответствии с внутренними правилами "приемки машин". Она осуществляется финансово ответственными лицами в соответствии с настоящими правилами.
Началом приемки считается дата поступления материалов и оборудования на склад. Своевременная приемка оборудования обеспечивает надлежащий учет и отчетность и предъявляет претензии поставщику, если полученные материалы или оборудование недостаточного качества или количества не соответствуют сопроводительным документам. Чем раньше будет зарегистрирован полученный материал, тем ниже вероятность повреждения и кражи. Установлены определенные сроки для подачи жалобы поставщику в случае обнаружения дефектов при приемке. Несоблюдение этих сроков может привести к убыткам, так как претензия поставщика не будет удовлетворена.
Приемка материалов и оборудования на складах организации заключается в проверке соответствия полученных материалов и оборудования данным, указанным в счете-фактуре поставщика, спецификациям, запасам, упаковочным этикеткам и т.д., а также условиям контракта. Отсутствие этих документов или некоторых из них не приостанавливает приемку, и составляется акт о фактическом наличии. В этих случаях в законе делается указание на отсутствие документов.
Также проводится приемо-сдаточный тест, который заключается в проверке качества полученных материалов или оборудования и их соответствия стандартам, спецификациям и образцам. Все принятые материалы проходят внешнюю проверку. Внешний осмотр определяет правильность формы и размера штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и размер дефектов и повреждений, которые видны невооруженным глазом или которые могут быть обнаружены с помощью простейших приборов и инструментов. В случае поставки материалов ненадлежащего качества или поставки некомплектного товара покупатель имеет права, предусмотренные общими положениями для всех видов купли-продажи.
Договорная неустойка за непоставку или задержку поставки, предусмотренная законом или договором поставки, будет взыскана поставщиком до фактического исполнения обязательств в рамках его обязательства компенсировать количество материала, не поставленного в последующие периоды поставки, если не предусмотрен иной порядок оплаты товара. договорная неустойка или сам контракт установлены законом.
Все перечисленные документы по приему и выдаче материалов в основном используются для ведения оперативной документации о материалах сотрудниками склада.
В оговоренное время заведующий складом передает все документы по складской квитанции в бухгалтерию. Как правило, документы подаются ежедневно, но не реже одного раза в неделю.
Чтобы упростить группировку первичных документов, вы можете записывать передачу входящих и исходящих документов в отдельные регистры. В этом случае реестры для выдачи документов нумеруются заведующим складом постепенно, начиная с начала года: нечетные номера (01, 03, 05 и т.д.).) вносятся в реестры для выдачи входящих документов, четные номера (02, 04, 06, и т.д.).) для доставки расходных квитанций.
В регистрах номера документов должны быть сгруппированы по субсчетам и, в связи с субсчетами, по источникам доходов (от поставщиков,