Моделирование системы документационного обеспечения управления организации

1 Теоретические основы документирования управленческой деятельности

1.1 Понятие документационного обеспечения управления

"Управление подразумевает эффективное и целенаправленное воздействие со стороны людей и организаций на других людей и экономические объекты для достижения желаемых результатов.
Реализация всех функций управления осуществляется через создание и предоставление различных видов документов заинтересованным сторонам: контроль осуществляется через отчеты, докладные и служебные записки, руководство или координация — приказы, указания, распоряжения и т. д., мотивация — приказы по личному составу, представления к награждению, докладные записки, организация — устав, правила внутреннего трудового распорядка, положения и т. д., планирование — отчеты, планы.
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) можно определить, как деятельность по созданию и использованию документов для выполнения управленческих функций.
Термин "делопроизводство" также используется для обозначения данной деятельности. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело", делопроизводство представляет собой "деятельность, связанную с документированием, документооборотом, оперативным хранением и использованием документов".
Некоторые исследователи полагают, что термины "документационное обеспечение управления" и "делопроизводство" являются синонимами, то есть имеют схожие определения.
Однако между ними все же существуют некоторые различия. Понятие "делопроизводство" применяется в основном для описания организационной стороны и традиционных методов работы с документами. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологический аспект в современном делопроизводстве и его следует использовать в контексте компьютерных технологий работы с документами.
Согласно ГОСТу Р 51141-98, делопроизводство (или ДОУ) подразумевает создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами, которые закреплены в правовых актах и нормативных документах. Результатом документирования является документ — информация, зафиксированная на материальном носителе с идентифицирующими реквизитами.
Носитель может быть любым материальным объектом, используемым для закрепления и хранения речевой, звуковой или изобразительной информации. Важно помнить, что процесс документирования, включая запись информации на бумаге или другом носителе, строго регулируется и обеспечивает юридическую силу документа.
Реквизиты документа представляют собой обязательные элементы, которые должны быть указаны в зависимости от его вида. Любое использование материалов возможно только при наличии гиперссылки.
Делопроизводство (или ДОУ) также включает организацию работы с документами, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Документооборот организации представляет собой движение документов внутри организации от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В понятие "организация работы с документами" входят также хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Система хранения документов включает в себя методы и способы учета и систематизации документов для их поиска и использования в текущей деятельности.
Итак, можно выделить два основных компонента делопроизводства (или ДОУ): документирование деятельности и организация работы с официальными документами. Эти компоненты взаимосвязаны и требуют совместной работы для создания эффективной системы делопроизводства в организации.
Объектом ДОУ служит каждый отдельный документ и вся совокупность документов предприятия. Предметом ДОУ является документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в соответствии с ГОСТом.
Цель изучения дисциплины состоит в овладении требованиями к оформлению документов и организации документооборота в соответствии с ГОСТом.
Главной задачей ДОУ является организация эффективного и оперативного документооборота и оптимизация работы с документами в организации. Основные направления развития системы документационного обеспечения представлены на рисунке 1.


Рисунок 1 - Основные направления развития системы ДОУ в современных условиях
Для повышения эффективности работы предприятия необходимо улучшать систему документационного обеспечения управления. Основные принципы данной системы включают в себя следующие аспекты: высокое качество документов, оптимальность (избегание дублирования и прочих нежелательных факторов), а также оперативность в составлении и прохождении документов.
Для успешной реализации этих принципов рекомендуется применять следующие организационные меры:
- внедрение компьютерных сетей и современных технологий;
- разделение обязанностей между сотрудниками компании;
- оснащение рабочих мест секретарей, архивных работников и сотрудников канцелярий современными компьютерами и оргтехникой.