Организация работы с документами в финансовых организациях на примере ПАО "Сбербанк России"

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называют структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль, исполнение, хранение, использование документов и т.п.).
Основными задачами службы ДОУ являются:
1. организация делопроизводства;
2. ведение делопроизводства;
3. совершенствование делопроизводства
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
1. управления делами;
2. управление делопроизводством;
3. канцелярия;
4. отдел ДОУ;
5. секретариат (дирекция)
6. инспекция при руководителе.
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка .
На службу ДОУ возлагается решение следующих задач :
1. обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и до отправки или сдачи в архив;
2. установление организационно-правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб, занятых документационным обеспечением;
3. определение должностного состава и квалификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДП (ДОУ);
5. участие в разработке и использование в практической деятельности средств и методы автоматизированной обработки документов на базе ПЭВМ.
В соответствии с возложенными задачами служба ДП (ДОУ) осуществляет следующие функции:
В области документирования :
1. проектирование бланков документов;
2. организация по поручению руководства банка подготовки проектов ряда документов, их оформления и выпуска;
3. обеспечение машинописного изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов;
4. упорядочение документальной базы, соблюдение правил подготовки и оформления документов;
5. контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;
6. автоматизированная подготовка документов;
В области организации работы с документами :
1. определение порядка прохождения и обработки документов;
2. прием, отправка, экспедиционная отправка документов; предварительное рассмотрение;
3. регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;
4. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;
5. организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;
6. использование в процессе регистрации, учета, контроля исполнения, поиска новейших средств вычислительной техники;
7. составление номенклатуры дел банка;
8. обеспечение формирования дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в архив банка.
В области методической работы :
1. методическое руководство и осуществление контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях банка;
2. повышение квалификации работников службы делопроизводства (ДОУ) в структурных подразделениях банка;
3. изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.
Примерный перечень систем управленческой документации, обеспечивающий деятельность банков, может быть представлен в следующем виде :
▪ Банковская документация (клиентские досье, платежные документы и аккредитивы, курсы валют, документы операционного дня и др.), оформляющая расчетно-кассовые, кредитные, валютные операции, международные расчеты, операции с ценными бумагами.
▪ Бухгалтерская документация (извещения, требования, выписки, проводки, табели, квитанции, авансовые отчеты и др.).
▪ Организационная документация (положения, уставы и др.)
▪ Учредительная документация (протоколы, выписки, справки, списки и др.).
▪ Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, инструкции и др.).
▪ Договорная документация (договоры, перечни, соглашения и др.).
▪ Планово-отчетная документация (планы, отчеты, записки, анкеты, справки)
▪ Документация по курсам (приказы, заявления, записки, анкеты, справки).
▪ Документация по труду и социальному обеспечению.
▪ Документация по правовым и экономическим вопросам деятельности банка.
▪ Документация по материально-техническому обеспечению и хозяйственному обслуживанию.
▪ Документация по автоматизации деятельности банка