4. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях приме-нения автоматизированных технологий (на примере конкретной организации).

ВВЕДЕНИЕ


Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании, непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия делопроизводства. Делопроизводство представляет собой специфическое направление деятельности компании, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность структурных подразделений компании по документационному обслуживанию управления.
Целью данной работы выступает комплексный анализ деятельности службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия.
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
 раскрыть сущность и понятие делопроизводства и документооборота на предприятии,
 изучить основные функции и роль организации службы делопроизводства,
 дать характеристику службы документационного обеспечения управления в компании
 определить основные недостатки работы службы ДОУ на предприятии,
 предложить мероприятия по повышению эффективности работы соответствующей службы.
Структура работы состоит из трех основных частей. В первой главе исследуются основы документооборота и его обеспечения. Вторая часть посвящена анализу документационного обеспечения управления и работы службы делопроизводства в компании ООО "СЕВУРАЛЭНЕРГОЛЕС", ее недостатков и путей повышения эффективности (третья глава).
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
 
1. Теоретические основы организации делопроизводства и документационного обеспечения управления на предприятиях

1.1. Понятие, сущность и роль делопроизводства на современных предприятиях

Эффективная деятельность предприятий непосредственно связана с формированием и организацией документооборота, который формирует функциональную связь между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятиях в соответствии с действующими нормами позволит обеспечивать защиту интересов всего предприятия, увеличивать эффективность управленческого труда и его персонала.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, деятельности предприятия, направленная на обеспечение документирования и организации составления документов, организации работы с официальными документами компании [13, c.54].
Так, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с формированием правильных структур и оформления официальных документов предприятия в соответствии с определенными государственными стандартами.
Организация документооборота, как важная часть организации работы с документами на предприятии, в свою очередь, связана с проблемами организации движения и учета документов на предприятиях. Для организации их хранения на предприятии ведут архивные дела. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различной документации, объединяет делопроизводство с документационным обеспечением управления (ДОУ).
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных элементов (Рис. 1).
Рисунок 1 - Структура делопроизводства [7, c.112]

Руководители предприятий, как правило, берут на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных норм работы с официальными документами в структурных подразделениях компании.
Так, эффективная деятельность предприятия обеспечивает организация систем связей между различной управленческой документацией. Непосредственная реализация работы по делопроизводству осуществляется должностным лицом предприятия, на которого возлагается ответственность за учет и обеспечение сохранности документов.


Рисунок 2 - Ответственные лица за ведение делопроизводства [22]

Таким образом, в целом решаются следующие задачи делопроизводства:
 создать и оформить официальные документы в соответствии с определенными стандартами,
 создать все необходимые условия для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организовать регистрацию документов, обеспечить контроль за движением документов и сроком исполнения),
 создать необходимые условия для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классифицировать документы по определенным делам),
 создать надежные условия хранения документов.



Рисунок 3 - Основные задачи, выполняемые документированной информацией [22]

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная формы.
Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций.
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано