Корпоративный тайм-менеджмент

Введение

Корпоративный тайм-менеджмент — это инструмент построения всей системы работы компании, позволяющий как можно более эффективно использовать время каждого работника. Сейчас стало нормой то, что топ-менеджеры организаций берут на себя огромный объем работы. Даже обычным сотрудникам передается все больше полномочий. Поэтому изыскание резервов времени становится жизненно необходимой задачей. Тайм-менеджмент принято считать наукой по управлению временем, но надо помнить, что время — понятие относительное, им управлять невозможно. Зато можно управлять организацией деятельности. Правильная постановка целей и задач, умелое оперирование бизнес-процессами, грамотный расчет времени, выделенного на определенный проект — вот основные ключи корпоративного тайм-менеджмента, который может принести успех вашей компании. Именно этим объясняется актуальность работы.
Теоретическое и практическое значение работы состоит в расчете показателей для предприятия.
Целью работы является анализ корпоративного тайм-менеджмента и проведение расчетов согласно варианту.
Задачи работы:
- описание теоретических основ тайм-менеджмента;
- расчет фотографии рабочего времени;
- расчет нормирования рабочего времени.
Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х.Попова, среди западных – технологии Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.
Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента (напр. Ф.У.Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К.Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М.Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С.Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации. Наконец, П.Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.
 
1 глава. Корпоративный тайм-менеджмент


Управление временем - (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
Управление временем - процесс поиска баланса между рабочим и нерабочим временем, профессиональными целями и жизненными ценностями, вложенными усилиями и получаемым результатом.
Основные механизмы управления личным временем:
• Постановка цели - определение и формулирование.
• Анализ реальной ситуации использования времени;
• Непрерывный поиск средств для достижения результатов «кратчайшим путем»;
• Расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения;
• Регулярное планирование времени в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективах;
• Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели
• Контроль достижения цели и выполнения планов.
Корпоративный тайм-менеджмент является инструментом организации работы компании, который позволяет наиболее эффективно использовать рабочее время каждого из сотрудников компании. Основные вопросы, которые призван решить корпоративный тайм-менеджмент, это правильное определение целей и постановка задач, управление бизнес-процессами, расчет времени, которое выделяется на выполнение конкретных проектов. Грамотный корпоративный тайм-менеджмент способен значительно увеличить эффективность сотрудников и работы компании в целом.
Чтобы ввести на предприятии или в компании корпоративный тайм-менеджмент, предварительно следует изучить, как организован рабочий процесс в компании, на что сотрудники тратят свое рабочее время. Получив в итоге реальную картину организации работы в компании, можно приступать к оптимизации временных затрат, выявлять и решать основные проблемы, в связи с которыми рабочее время сотрудников расходуется неэффективно. При этом корпоративный тайм-менеджмент предполагает обучение сотрудников на специальных тренингах, на которых персонал компании учится управлять своим временем, организовывать свой рабочий день максимально эффективно.
После обучения сотрудников и изучения проблем организации рабочего времени следует выработать корпоративные стандарты. Корпоративный тайм-менеджмент в качестве корпоративных стандартов подразумевает введение регламентов, подкрепляемых определенными санкциями, оперирование единым понятийным аппаратом, обеспечивающим корректность и правильность постановки задач в соответствии с их срочностью и приоритетностью, корпоративные стандарты планирования и отчетности, формализацию процедур согласования, и так далее. При этом корпоративный тайм-менеджмент учитывает опыт самостоятельной организации рабочего времени наиболее успешных сотрудников компании, предлагая его как предпочтительный для остальных сотрудников.
Компания, которая внедрила у себя корпоративный тайм-менеджмент, получает значительную отдачу: эффективность и работников, и подразделений компании значительно возрастает. Так, отделы, связанные с работой с клиентами, меньше времени расходуют на второстепенные операции, а результаты деятельности внутренних отделов становятся более прогнозируемыми. При этом уменьшается количество стрессов, нормализуется рабочая обстановка.
Основой тайм-менеджмента считается эффективное планирование, в котором нужно учесть следующее:
• план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа, но никак не в голове;
• оптимальный отдых — 10 минут после каждого часа работы;
• необходимо использовать ежедневник.
Существует несколько классических методов планирования времени. Рассмотрим наиболее простые и действенные схемы: принцип Парето, метод Альпы и ABC-анализ.
Принцип Парето
Итальянский экономист Вильфредо Парето выдвинул следующую идею: «80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата». Вот так все оказывается просто: можно работать 2–3 часа в день и выполнять максимум поставленных задач, чем сидеть по 12 часов, не осилив и четверти плана.
Согласно данному методу, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или, например, только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Главная трудность данной схемы экономии времени заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое.
Метод Альпы
С помощью данного метода можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Первоначально необходимо зафиксировать все дела и сроки. Затем стоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат. И наконец, стоит расставить приоритеты и учесть буферное время. Причем желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером.