Научно-исследовательская работа по документоведению на тему Совершенствование системы ДОУ

Введение

Деятельность любой кредитной организации связана с документооборотом. Документ в любой организации представляет собой сложный технический процесс, включающий в себя регистрацию входящей документации, обработку и подготовку документов, в соответствии с установленном порядком. В связи с переходом на электронный документооборот кредитные организации ускоряют процесс обработки документов а так же сокращается время, необходимое для учета документов и поиска наиболее оптимальных решений. Имеет важное значение изучение данных процессов, в связи с тем что сегодня сфера экономики тесно связана с банковской системой и социально значима для населения. Организация документооборота является составляющей успешной деятельности компании и непосредственным образом влияет на эффективность работы государственного управления.
Качество и эффективность управления любым учреждением, оказывающем госуслуги находится в прямой зависимости от качества организации процесса делопроизводства.
В целях улучшения качества управления и увеличения показателей его эффективности, необходимо улучшать делопроизводство. По этой причине базовые принципы организации процесса делопроизводства в настоящее время таковы: оперативность в формировании, заполнении и прохождении любого документа; хороший уровень качества документов; максимальная оптимальность в организации документооборота, активное использование безбумажных носителей и технологий.
Качественное составление документов, его заполнение и оформление – это значимая обязанность и сотрудников структурных подразделений, связанных с делопроизводством, и всех работников учреждения.
Степень разработанности выбранной темы представленного исследования. Аспекты, относящиеся к выбранной теме, представлены во многих работах. В научных трудах по данному вопросу следует условно выделить несколько направлений.
Одно направление включает труды, связанные с осмыслением теоретических аспектов и вопросов практики документационного обеспечения процесса управления, выделению их основных понятий. К данному направлению можно отнести труды: Андреевой В.И., Банасюкевича В.Д., Бачило И.Л., Илюшенко М.П., Кузнецова С.Л., Ларина М.В., Лившица Я.З., Магидова В.М., Мингалева В.С., Митяева К.Г., Пшенко А.В., Цикулина В.А., Янковой В.Ф. и т. д.
Решение актуальных задач документационного обеспечения процесса управления представлено в работах: Ларькова Н.С., Рогожина М.Ю., Стенюков М.В., а также в работах других авторов.
Важный информационный элемент документирования разработки и принятия управленческих решений представлен в трудах Кукора Б.Л. и Нестерова В.П.
В трудах Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А. и т. д. раскрыта роль информационных технологий в управленческой деятельности.
Объектом проводимого исследования стало документационное обеспечение управления на примере организации Управления социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска.
Предметом представленного исследования явилось соответствие систем управленческой документации Управления социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска требованиям современного делопроизводства.
Цель исследования – анализ совершенствование системы ДОУ на примере организации Управления социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- провести исследование особенностей ДОУ в учреждении (цель, задачи, функции, структура, статистика документооборота);
- проанализировать нормативно-методического обеспечения системы ДОУ. Выявление проблемных областей;
- провести оценку уровня организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ.
- исследовать использование программно-аппаратных средств в системе ДОУ.
Источники базы представленного исследования: законодательные и нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, например, ГК РФ, который призван регулировать основные принципы осуществления документационного обеспечения работы юридических лиц; ФЗ «Об образовании», закрепляющий статус учреждения сферы образования и направления деятельности образовательных организаций; ГОСТ Р 7.0.97-2016, который распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, протоколы, договоры, справки и иные документы, а также официально входящие в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Исследование по теме работы потребовало изучить локальные документы объекта исследования.
Методологическая база данного исследования представлена общенаучными методами сбора: наблюдение, беседа, поиск информации; методами работы с информацией: сравнивание, ранжирование, синтез.






1. Задание по основной части: Исследование особенностей ДОУ в учреждении
При подготовке документов используют ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов информации, библиотечного и издательского дела. Организационно-распорядительная документация. Требования к документации. Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к формам документов.
Система делопроизводства Департамента социальной защиты населения представлена:
- организационно-правовые документы (Положение об отделе социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска, положения о подразделениях; должностные инструкции работников; структура и штатное расписание; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
- организационно-распорядительные документы (приказы, инструкции);
– информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, отчеты и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые договоры, контракты и др.).
В данной работе рассматривается документация таких систем управления, как организационно-правовая, организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.
Целью документационного обеспечения управления социальной защиты выступает организация, управление, координация, контроль и осуществление документального обеспечения.
Достижение этой цели предполагает решение следующих задач:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение бумажной работы, если это возможно;
- методическая работа по совершенствованию документооборота в организации;
- внедрение передовых технологий, основанных на использовании компьютеров и организационного оборудования.
Что касается той роли, которую играет ДОУ в процессе оказания непосредственной помощи населению в управлении социальной защиты, то решает следующие задачи:
- накопление достоверной информации о клиенте, его проблемах, способах и методах работы с ним, других субъектах социальной помощи;
- консолидация процесса оказания помощи с целью повышения его эффективности;
- усиление междисциплинарного взаимодействия, координация усилий различных специалистов, ведомств, учреждений;
- передача записанной и закодированной информации о проблемах клиента для их решения в соответствующие структуры;
- обобщение отдельных методов, адаптация к идее новаторства;
- развитие символической функции социальной деятельности, с помощью которой кодируются ее смыслы, такие как предметное содержание, нормы, методы, способы воздействия на других участников взаимодействия (с помощью схем, графиков, компьютерных программ и т.п.), информационно-деятельностные модели обслуживания;
- систематизация информации о формах и видах помощи, обеспечение доступа к ней всех нуждающихся;
- типизация категорий клиентов и условий их обслуживания для банков данных информационных услуг.
- в процессе документирования намечаются перспективы его совершенствования в сфере социального обслуживания клиентов. Это сводится к следующему:
- накопление информации, накопленной в «деле» клиента. Это служит цели «оздоровления», преодоления и решения тех проблем, которые декларируются и которым поставлен соответствующий социальный диагноз. Это своего рода «история болезни», в которой содержится все — от жалоб и симптомов до курса «лечения» и списка средств и методов, которые применялись в данном случае;
- совершенствование профессионального опыта, который социальный работник приобретает в процессе сбора информации, мысленного определения средств и источников помощи и фактического установления отношений с другими участниками взаимодействия, отраженного в документации, служит средством повышения профессионализма и квалификация самого социального работника;
- повышение качества работы с документами, поскольку документация отражает процесс организации помощи и ориентирует специалиста на определенную систему организационных мероприятий;
- повышение эффективности информационного обеспечения социальной работы, так как документация обеспечивает центры необходимой для их деятельности информацией о клиентах, их проблемах, полноте, адекватности и всесторонности оказываемой помощи. Это полезно для обобщения опыта социальной работы, соответствующей ее целям и задачам.
Структура документационного обеспечения управления представлена на рисунке 1

Рисунок 1 Структура документационного обеспечения управления социальной защиты.