Научно-исследовательская работа по документоведению на тему Организация интернет выставок архивных документов

На современном этапе развития информационных технологий важным аспектом является доступность любой информации для потребителей, в том числе архивных документов. Конституция Российской Федерации гарантирует право на свободный поиск, получение, производство, получение информации ст. 29 п.4, а также на доступ к культурным ценностям ст.44, п.2.
Пользователи в свою очередь реализуют его путем просмотра сайтов архивов, архивных документов, выставок и Интернет-выставок. Кроме того, на протяжении последних десятилетий количество выставок в области архивного дела имеет тенденцию к росту. Так в Государственном архиве РФ количество проводимых архивом выставок с 2010 по 2016 год выросло в три раза. В 2010-2011 годах архив самостоятельно или в качестве одного из организаторов подготовил 3-4 выставки, а в 2015-2016 годах уже 9- 10. На региональном уровне количество выставок примерно такое же, так за 2016 год Центральный государственный архив Удмуртской Республики организовал 10 выставок.
Следовательно, можно говорить о необходимости предоставления гражданам архивных документов. Еще несколько лет назад предоставление информации обеспечивалось проведением традиционных выставок. Пользователь должен был дойти до выставочного зала, где он уже на месте мог увидеть собранный сотрудниками архива материал. Однако сейчас многие архивы реализуют конституционное право в получении и доступности информации через проведение интернет- выставок. Интернет-выставка архивных документов или виртуальная выставка архивных документов – это публичный показ архивных документов, коллекций документов, других архивных материалов, литературы в сети Интернет.
Такой формат проведения выставок позволяет обеспечить большее количество людей информацией из архивов в разных точках Земли без затрат на проживание и проезд.
В 2016 году Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, крупнейшее хранилище документов по истории города с 1917 года до наших дней, отметил своё 80-летие. Время меняло и статус архива, и его название, и адреса. Несколько поколений архивистов внесли свой посильный вклад в дело собирания, хранения исторических документов, их широкого, всестороннего использования и публикации. О наиболее ярких страницах истории архива рассказывает данный проект. Интернет-выставка представлена в формате показа слайдов. Переход между слайдами осуществляется нажатием левой кнопки мыши или стрелок на клавиатуре. С помощью кнопки навигации, расположенной в левом верхнем углу, с любой страницы проекта можно вернуться к началу просмотра .
Так же был осуществлен электронный проект «На заре перестройки. 1985-1988 гг. (по документам ЦГАИПД СПб)» приурочен к юбилею начала демократических реформ периода. Виртуальная экспозиция основана на материалах из фондов архива и научной библиотеки ЦГАИПД СПб.
Выставка рассказывает о борьбе с нетрудовыми доходами, проведении антиалкогольной кампании, программе «Жилье-2000», школьной реформе, а также перестройке идеологической работы. Все эти процессы отражены в докладах, выступлениях и постановлениях членов обкома и горкома КПСС Ленинграда.
Основу выставочной деятельности составляют традиционные стационарные архивные выставки, хотя они претерпели за последние годы заметные изменения, считаем, в лучшую сторону. Последнее время Центральный государственный архив Санкт-Петербурга доверяет проведение своих выставок обязательными пресс-релизами и приглашениями на открытие выставки, рассылаемые средствам массовой информации, коллегам-архивистам, работникам учреждений культуры, историкам, общественным организациям, анонсами на сайте управления госархивной службы. На открытии выставок присутствуют представители СМИ.
Технические возможности госархивов позволяют экспонировать на выставках не только подлинные документы и ксерокопии, качество которых чаще всего невысоко, но и сканированные копии. А это, согласитесь, совсем другой уровень подачи копии экспонируемого документа и в то же время повышение сохранности подлинников.
Вся деятельность архивов – комплектование, хранение и учет, использование документов - направлена на сохранение исторической памяти страны, народа. Работу по использованию архивных документов можно назвать визитной карточкой, «витриной» всей деятельности архива. И одним из традиционных видов использования, одной из популярных форм является выставочная деятельность. Именно выставки архивных документов не только знакомят общественность с той или иной темой исторического прошлого Самарской области, но и способствуют повышению роли архивного фонда как информационного ресурса для проведения научных работ.
Выставка документов – важное направление работы архивов. Особенно возросло ее значение в последнее время в связи с активизацией пропаганды исторических знаний, особенно по новейшей истории, а также в связи появившимся огромным количеством исторических фальшивок, откровенных фальсификаций. Всё это, вместе взятое, требует использования как традиционных форм организации выставок, так и поисков новых методов и средств для поднятия этой работы на качественно новый уровень.
Проанализируем особенности организации Интернет-выставок архивных документов.
Планирование работы по созданию электронных выставок осуществляется также, как и традиционных, на основе графика общественно-значимых мероприятий, календаря знаменательных и памятных дат. Очень часто создание электронных выставок является следующим этапом работы после проведения стационарных выставок архивных документов. Это позволяет на основе ранее отобранных документов и разработанной концепции в короткие сроки создать выставку в электронном варианте и предоставить возможность ознакомиться с ней неограниченному числу пользователей. Выставка может быть подготовлена архивом самостоятельно или совместно с другими учреждениями или организациями .
Организация работы по подготовке электронной выставки архивных документов включает следующие этапы:
- выбор темы выставки;
- определение круга фондов, документы которых раскрывают содержание темы выставки;
- изучение литературы по теме выставки, научно-справочного аппарата архива;
- изданий справочно-информационного и библиотечного фондов;
- разработку концепции выставки;
- выявление и отбор архивных документов;
- структурирование электронной выставки;
- информирование пользователей;
- учет работ по подготовке выставки.
Выбор темы Выбор темы выставки определяется актуальностью, а также наличием в составе фондов архива (при организации совместной выставки - в фондах архивов и организаций) конкретных документов, позволяющих в полной мере ее раскрыть.
Выявление и отбор документов. Выявление документов и материалов для выставки является важным этапом в процессе подготовки слайдов выставки, так как от состава, содержания и внешней выразительности документов зависит значение выставки, ее зрительное восприятие. Для использования архивной информации необходимо провести работы в рамках научно-справочного аппарата архива: просмотр имеющихся в архиве каталогов, перечней ранее выявленных документов, картотек, в которых может содержаться информация по интересующей теме. Затем проводится просмотр описей дел, начиная с наиболее крупных и информативных фондов и заканчивая менее значимыми. Для подбора демонстрационного материала могут быть отобраны различные виды документов: управленческая документация, научно-техническая документация, фотодокументы и т.д. Далее отбор документов ведется по делам. При выявлении документов берется максимальное количество документов, с целью отбора в дальнейшем наиболее содержательных и выразительных из них. Оптимально использовать на выставке электронные копии архивных документов, различных как по виду (типу), так и по способу воспроизведения. Например, сочетать текстовые и изобразительные документы, машинописные и рукописные, управленческую, научно-техническую документацию и документы личного происхождения.
Отбирая документы для выставки, следует исходить:
- из содержания документа, его значимости и познавательной ценности (в слайды выставки необходимо включать электронные копии документов, как общего характера, так и документы, раскрывающие отдельные факты, события);
- из внешней выразительности документа, его яркости, физического состояния;
- для фотодокументов - из оригинальности съемки, физического состояние негатива .
Кроме архивных документов для выставки могут быть использованы опубликованные монографии, периодические издания, материалы справочно-информационного и библиотечного фондов архива, печатные издания, художественные произведения, иллюстративный материал, фотодокументы и т.д. Исполнителями составляется перечень выявленных документов и материалов. Отобранные документы переводятся в электронную форму (оцифровываются).
Разработка концепции и составление тематико-экспозиционного плана. После отбора документов, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, разрабатывается тематико-экспозиционный план электронной выставки. В случае если электронная выставка создается на основе материалов проведенной стационарной выставки, то разрабатывается только концепция электронной выставки. Концепция определяет актуальность темы, цели, задачи выставки, структуру (разделы, подразделы и их содержание) и план подготовки презентации.
В ней указываются фонды, привлекаемые для раскрытия темы, хронологические рамки документов, обозначается название (заголовок) выставки, при выборе которого обязательно учитывается тематика и хронологические рамки будущей выставки. Заголовок должен подчеркивать основную идею, заложенную в электронную выставку. Концепция согласовывается с экспертно-методической комиссией и руководством архива .
Структура и систематизация. Электронная выставка при создании ее на основе программы Microsoft Office PowerPoint 2007 представляет собой презентацию. Основной единицей электронной презентации в среде PowerPoint является слайд, или кадр. Электронная выставка состоит из:
- титульного слайда;
- предисловия (один или несколько слайдов);
- электронных копий архивных документов, в том числе графических, фото-, аудио- и видеодокументов, систематизированных по разделам и подразделам и представленных в виде слайдов. В зависимости от вида электронной выставки в разделы могут быть включены анимационная графика и звуковое сопровождение;
- аннотаций к копиям архивных документов и использованным материалам на выставке;
- сопроводительного текста.
Титульный слайд. Титульный слайд предваряет содержимое электронной выставки, несет основную смысловую нагрузку, соответствующую теме выставки. На первом слайде указывается, к какой знаменательной дате приурочена выставка. Титульный слайд включает:
- название выставки;
- информацию об архивном учреждении, которое подготовило выставку (при организации совместной выставки – информацию обо всех исполнителях);
- информация, если выставка приурочена к какому-либо событию или