Отчет по практике по документоведению на тему Практика в ООШ №79.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность производственной практики заключается в умении применить теоретические знания, полученные ранее, а так же приобрести практический опыт по избранной специальности.
Производственная управленческая практика проходилась на базе ООШ №79.
Целью производственной управленческой практики является исследование и анализ организации управления ООШ №79, углубление и закрепление теоретических знаний, умений и навыков при решении актуальных задач в профессиональной деятельности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- дать общую характеристику ООШ №79;
- изучить законодательную и нормативно-методическую базу делопроизводства в условиях автоматизированного документооборота ООШ №79;
- рассмотреть технологии сбора и документирования информации в ООШ №79;
- проанализировать организацию регистрации документов и контроля за их исполнением;
- разработать рекомендации по совершенствованию регистрации документов и осуществлении контроля за их исполнением в ООШ №79.
 
1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООШ №79

Практика проходилась на базе ООШ №79.
Функции и полномочия собственника МБОУ ООШ №79 осуществляются администрацией муниципального образования город Краснодар. Учреждение является юридическим лицом, находящимся в ведении департамента образования администрации муниципального образования город Краснодар.
График работы: понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17 00.
Рассмотрим структуру и органы управления ООШ №79.
1) Управляющий совет;
2) Общее собрание работников общеобразовательной организации;
3) Педагогический совет;
4) Комиссия по урегулированию споров между участниками образовательных отношений;
5) Классные родительские комитеты.
Реализуемые уровни образования:
1) Начальное общее образование.
2) Основное общее образование.
Распределение персонала «ООШ №79» по уровню образования представлено на рисунке 1.

Анализируя данные распределения персонала по уровню образования, можно сделать следующие выводы:
- основную часть персонала составляют сотрудники, имеющие средне – специальное образование, их численность составляет 47 %;
значительная часть персонала имеет высшее образование – 23 %. [7]
Стоит отметить, что специалисты, имеющие неоконченное высшее образование выделены в отдельную группу, их доля составляет 17 %.
Можно сделать вывод, что необходимо повышать квалификацию персонала.
Кроме того, особое внимание следует уделить этапу отбора персонала, особое внимание при этом уделять уровня образования, эрудиции, уровню знаний будущих сотрудников [4].
 
2 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ В ООШ № 79

Хранение документированной информации в ООШ №79 осуществляется в электронном виде.
Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.
Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств. [3]
Рассмотрим способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения. [8]

3 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ В ООШ № 79

В «ООШ №79» ведется электронная форма регистрации документов.
В «ООШ №79» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. Свези с этим, все операции, связанные с регистрацией документов, тоже выполняются централизованно секретарем. Исключение составляют бухгалтерские документы. При первичной обработке входящих документов, секретарь все документы, относящиеся к бухгалтерским документам (счета, накладные, счета-фактуры и т.д.), а также конверты с пометкой «В бухгалтерию», сразу же передает бухгалтеру Организации.
В Организации функционируют в основном документы, относящиеся к бухгалтерской деятельности, которые составляют 70 % от общего объема документооборота организации (около 2500 документов в год): счета на оплату, товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг и доверенности, оформленные с помощью программы «1С». Остальные 30 % (200-250 документов в год) - относятся к организационно-распорядительным документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а также договора: с покупателями, с поставщиками и с организациями, предоставляющими услуги. [8]

4 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТОВАНИЮ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ В ООШ №79

В компании «ООШ №79» для учета исполнения документов необходимо выполнение следующих операций. На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.
Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:
- поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
- стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации. [15]
Контроль будет состоять из включает следующие этапы:
- постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
- проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
- проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
- контроль при наступлении даты исполнения;
- снятие документа с контроля;
- отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
- проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
- доклад руководству по итогам анализа.

 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения.
Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей.
Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.