Отчет по практике по документоведению на тему Разработка предложений, мероприятий по подготовке и оформлению распорядительных документов, оценка их эффективности

Их можно разделить на акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан России; акты межведомственного характера и акты, регулирующие отношения органов исполнительной власти с подведомственными им учреждениями, организациями и предприятиями.
С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые на условиях, во-первых, коллегиальности и, во-вторых, единоличного решения. В первом случае распорядительные документы выдаются на основании решений, принимаемых совместно группой работников (коллегия, собрание, совет, правление и т. д.). Коллегиальность позволяет более правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы организации. Правительство, представительные органы и органы местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегиальные министерства, высшие органы управления корпораций и др.
Особое положение в системе коллегиальных органов по своему статусу занимают совещательные органы, например министерские коллегии, дирекции и т. д. Решения совещательных органов не являются обязательными, а скорее рекомендательными. Это означает, что руководитель организации вправе принять собственное решение, противоречащее решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть над всеми вопросами управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает эффективность управления, повышает личную ответственность руководителей за принимаемые решения.
Министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, компаний (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления) действуют на основании единоличного принятия решений.
2. Порядок издания распорядительных документов. Порядок издания распорядительных документов на условиях исключительного решения - приказов, распоряжений, указов - включает следующие этапы:
• Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
• Сбор и анализ информации по вопросу.
• Подготовка проекта распорядительного документа.
• Согласование проекта документа.
• Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
• Принятие решения (подписание документа).
• Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования является организационным началом создания и опубликования распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся планомерно (по заранее разработанному плану или программе) по распоряжению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания административного акта может быть выражено в записке, справке аналитического или информативного содержания, предложении, заключении, акте, официальном письме. Эти документы служат вступительным решением.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных ведомств, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предполагает сбор объективной, полной и актуальной информации. Для этого необходимо, прежде всего, выявить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативные документы; текущая документация организации; документы вышестоящих и нижестоящих организаций; архивные документы; публикации в журналах; научные и другие материалы.
Результатом сбора и анализа информации по данному вопросу является выработка управленческого решения, и, как правило, в процессе анализа информации вырабатываются различные решения, и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление решения, оформленного в виде проекта распорядительного документа, осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и итоговый документ. Слово «Проект» размещается в правом верхнем поле. Текст документа оформляется так же, как и окончательный вариант документа.
Утверждение проекта документа включает одобрение (если для выпуска документа достаточно внутреннего одобрения) и внешнее одобрение (если требуется рассмотрение решения в других организациях). При наличии нескольких согласующих органов внешнее согласование проекта распорядительного документа осуществляется на отдельном листе – «листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) осуществляется с руководителями заинтересованных подразделений организации, начальниками и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если проект документа касается организации труда и кадров), главного бухгалтера (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службы (за соответствие проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.