Отчет по практике по документационному обеспечению на тему делопроизводственная практика

- регистрация исходящей и входящей корреспонденции;
-регистрация и ознакомление с документацией на рабочих местах.
Документы, поступающие в институт, пронумеровывались и подшивались в папки по принадлежности и по указанию директора. Номер документа проставлялся в правом верхнем углу первой страницы документа карандашом.
Порядок выдачи и ознакомления работников с документацией на рабочем месте:
Директор определяет круг подрядчиков и сотрудников, которые должны ознакомиться с документацией и ее изменениями, знакомит сотрудников с подписью с указанием даты.
Такой процесс ознакомления сотрудников дает возможность возложить и закрепить исполнение документа за сотрудников.
Документы оформляют на бланках института и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003) .
Документы печатаются на компьютере в текстовом редакторе Word для Windows шрифтом Times New Roman, кегль 14, проход 1. В отдельных случаях допускается меньший размер шрифта и межстрочный интервал 1,5.
Жирным шрифтом можно выделить часть текста в документе, заголовок или сноску. Использование свободных форм не допускается.
Реквизиты документа: Наименование института - автора документа
Название институту дается в строгом соответствии с уставом университета. Сокращенное наименование ставится после полного наименования. Наименование документа должно соответствовать его содержанию.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания, согласования, утверждения документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны быть цифровыми. Элементы даты даются арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день, месяц, год.
Документы утверждаются руководством института. Документ утверждается путем проставления штампа об утверждении или выдачи распорядительного документа (в случаях, когда требуются дополнительные указания и разъяснения).
Электронный документооборот не используется в НП "АТИПБ",
Подписывать документы на бумаге можно, но это долго и неудобно, к тому же они занимают место, теряются и их трудно найти. Электронный документооборот (ЭДО) — процесс, ускоряющий и упрощающий передачу информации клиентам, поставщикам, государственным органам и внутри компании, позволяющий контролировать взаимные договоренности между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы создаются в электронном формате, подписываются электронной подписью и поэтому имеют юридическую силу.
Изучение правил оформления дел постоянного хранения и по личному составу передача на хранение
Формирование процессов – это группировка документов, исполняемых в процессах, по номенклатуре процессов и систематизация документов внутри процессов.
При моем участии создания дел соблюдаются следующие общие правила:
-вкладывать в дело только заполненные, правильно оформленные документы в соответствии с рубриками дел для разрешения одного дела;
- группировать документы учебного года в дела, кроме переносных дел; Документы, относящиеся к срокам постоянного и временного хранения, оформляются в файле отдельно.
Документы, подлежащие возврату, дополнительные копии, эскизы не должны включаться в дела; Упаковка не должна превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подан акт, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой. Документы в деле располагаются в хронологическом, вопросительном порядке или их сочетании.
Административные акты сгруппированы в дела по видам, в хронологическом порядке, с соответствующими запросами.
Положения, инструкции, утвержденные административными актами, прилагаются к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются как самостоятельный документ, они группируются в самостоятельные дела.