Отчет по практике по документационному обеспечению на тему Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих (Архивариус)

Введение

Практика занимает важное место в процессе подготовки специалиста. Целями практики являются:
 закрепление теоретических знаний, полученных обучающимися во время аудиторных занятий;
 осуществление практической подготовки к трудовой деятельности обучающихся в реальных условиях.
Задачами практики являются:
 сформировать навыки по применению в собственной практической деятельности теоретические знания, полученные в результате изучения профильных дисциплин;
 обеспечить накопление многообразной информации о формах, методах, средствах и приемах организации практической работы в реальных условиях;
 сформировать личностную профессиональную позицию обучающегося;
 активизировать потребности будущего специалиста в профессионально-личностном самообразовании;
 развить необходимые умения для успешного осуществления задач, возникающих в сфере профессиональной деятельности специалиста;
 способствовать приобретению опыта по анализу будущей трудовой деятельности;
 собрать практический материал для подготовки выпускной квалификационной работы.
Практика проходила в период: ____________________
Базой практики выступило общество с ограниченной ответственностью «Промвзрыв Сибирь, обл., Нижнетавдинский р-н, с. Бухтал, зд. 1.

Задание 1. ПК 3.1. Провести упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу с оформлением внутренней описи, листа-заверителя и обложки дела


В ООО «Промвзрыв Сибирь» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию, подписанию/визированию – т.е. упорядочиванию документов. Это:
 Устав ООО «Промвзрыв Сибирь», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников;
 организационная структура и списочный состав сотрудников ООО «Промвзрыв Сибирь».
В уставе ООО «Промвзрыв Сибирь» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.
В организации функционируют следующие системы документации:
 система организационно-распорядительной документации - одна из важнейших систем документации ООО «Промвзрыв Сибирь». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования организации, отдельных сотрудников. К организационно-правовым документам относятся: устав (регулирует деятельность ООО «Промвзрыв Сибирь», определяет его права и обязанности), штатное расписание, должностные инструкции;
 в подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие текущую деятельность ООО «Промвзрыв Сибирь»: решение, приказ, распоряжение и др.;
 подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки;
 система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности ООО «Промвзрыв Сибирь» за определенный период времени. Основной вид – отчет;
 система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
Оформление дел - это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
В зависимости от срока хранения файлы обрабатываются полностью или частично.
Постоянные файлы, временные файлы (более 10 лет) и личные дела подлежат полной обработке.
Полная обработка включает в себя:
 подшивку или переплет дел;
 нумерацию листов дела;
 создание титульного листа;
 внутренняя каталогизация документов при необходимости;
 необходимые уточнения реквизитов обложки дела (уточнение наименования организации, регистрационного индекса дела, срока исполнения, названия дела).
Временные дела (в том числе сроком до 10 лет) подлежат частичной регистрации: не допускается реорганизация документов в деле, нумерация листов дела и создание пробных надписей.
Постоянные дела, состоящие из особо ценных или неформализованных документов, должны храниться в закрытых жестких папках или коробках с тремя клапанами с завязками.
Окончание дела (заверенная запись) составляется по установленной форме и подписывается составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников) отмечаются в листе заверения со ссылкой на соответствующие законодательные акты.
Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен особенностями этих документов (в частности, ценностей, личных, судебных, следственных дел и т.д.) и формируется по видам документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для учета дел, название которых не раскрывает конкретного содержания документа.
В Приложениях представлен пример упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу ООО «Промвзрыв Сибирь» с оформлением внутренней описи, листа-заверителя и обложки дела.