Отчет по практике по документоведению на тему ПМ.02 «Организация архивной работы и справочно-информационной работы по документам организации»

В процессе прохождения производственной практики был составлен перечень действующих нормативно-методических документов, регулирующих организацию архивного хранения документов и ведение архивной работы в организации.
К основным нормативным документам относятся:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет правовые основы организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — регулирует вопросы хранения бухгалтерской документации.
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — устанавливает требования к обработке и хранению документов, содержащих персональные данные.
4. Основные правила работы архивов организаций (утверждены Росархивом) — определяют порядок организации архивного дела в учреждениях, включая требования к формированию, оформлению и хранению дел.
5. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов — регламентируют основные процессы архивной деятельности.
6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утверждён Росархивом) — устанавливает сроки хранения документов различных видов.
7. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — содержит основные понятия, используемые в архивном деле.
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — устанавливает правила оформления документов.
9. Локальные нормативные акты организации, в том числе:
o положение об архиве организации;
o инструкция по делопроизводству;
o номенклатура дел;
o должностные инструкции работников, ответственных за архив.
Данные нормативные документы обеспечивают единый порядок организации архивной работы, правильное оформление, хранение и использование документов, а также соблюдение требований законодательства Российской Федерации.

Задание 3. ПК 2.1- 2.5 Проанализировать положение об ЭК и положение об архиве организации - базы практики.

В ходе прохождения производственной практики в МБОУ СОШ №12 г. Яровое был проведён анализ наличия и содержания организационно-правовых документов, регламентирующих архивную деятельность учреждения.
В организации имеется Положение об архиве, утверждённое приказом директора (указать дату и номер при наличии). Данный документ определяет основные задачи, функции и порядок работы архива учреждения.
Структура Положения об архиве включает следующие разделы:
• общие положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• организация работы архива;
• права и ответственность архивариуса (или ответственного лица).
В положении отражены основные направления деятельности архива, включая обеспечение сохранности документов, их учёт, систематизацию и использование.
Также в организации предусмотрено Положение об экспертной комиссии (ЭК), утверждённое приказом руководителя (указать дату и номер при наличии). Экспертная комиссия создаётся с целью проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение и уничтожение.
Структура Положения об ЭК включает:
• общие положения;
• задачи и функции комиссии;
• состав и организация работы комиссии;
• права и обязанности членов комиссии;
• порядок проведения заседаний и оформления решений.
Анализ показал, что структура обоих документов соответствует основным требованиям к организационно-правовым документам и обеспечивает регламентацию архивной деятельности учреждения.

Задание 4. ПК 2.1- 2.5 Составить схему управления архивным делом в Пермском крае или любом субъекте Российской Федерации, с указанием количества государственных, муниципальных архивов.

В ходе выполнения задания была рассмотрена система управления архивным делом в Пермском крае.
1. Общая схема управления архивным делом
Система управления архивным делом в Пермском крае имеет многоуровневую структуру:
1 уровень – федеральный:
• Федеральное архивное агентство (Росархив) — осуществляет общее руководство архивным делом в Российской Федерации.
2 уровень – региональный:
• Агентство по делам архивов Пермского края — является исполнительным органом государственной власти субъекта РФ, реализующим государственную политику в сфере архивного дела
3 уровень – государственные архивы Пермского края:
• ГКБУ «Государственный архив Пермского края»
• ГКБУ «Пермский государственный архив социально-политической истории»
• ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив»
Данные учреждения осуществляют хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда региона.
4 уровень – муниципальные архивы:
• архивы городских округов и муниципальных районов;
• архивные отделы администраций;
• муниципальные казённые и бюджетные архивные учреждения.
Они обеспечивают хранение документов органов местного самоуправления и организаций.
2. Количество архивов в Пермском крае
По данным архивной системы региона:
• Государственные архивы — 3
• Муниципальные архивы и архивные подразделения — 46
• Общее количество архивных учреждений — 49
Муниципальные архивы составляют основную часть архивной сети и выполняют значительный объём работы по запросам граждан и организаций.
Таким образом, система управления архивным делом в Пермском крае является централизованной и включает федеральный, региональный и муниципальный уровни.
Координацию деятельности архивов осуществляет региональный орган управления — Агентство по делам архивов Пермского края, а непосредственная работа с документами ведётся государственными и муниципальными архивами.
Данная структура обеспечивает сохранность архивных документов, их учёт и доступность для пользователей.