Ответы на билеты по делопроизводству и документообороту на тему Написать ответы на вопросы от руки

В развитии системы государственного документирования можно выделить ряд этапов
. В древнерусском государстве система делопроизводства как таковая отсутствовала, однако уже тогда появляются первые формуляры документов — по единому образцу оформляются завещания, купчие, межгосударственные договора, грамоты и т. д. Государственное управление осуществлялось посредством «княжьих уставов» и «уроков». Княжьи уставы дополняли или вводили новые внутренние государственные нормы и порядки. Уроки регулировали вопросы финансового плана, например, налогообложение.
Система приказного делопроизводства формируется в XV в. с момента создания централизованного государства. Усложнялись задачи управления, ранее находившиеся в ведении одного лица. Появилась необходимость в расширении штата чиновников и появляются приказы — центральные органы государственного управления, занимающиеся отдельными вопросами управления государством. Деятельность приказов регулировалась Боярской Думой.
Основные документы того периода — это указы, жалованные грамоты, акты, приговоры. Приказы между собой вели переписку с помощью «памятей», распоряжения из приказов в приказные избы назывались «грамоты», а ответы из приказных изб — «отписки». Гражданские лица подавали прошение с помощью «челобитных». Документы, относящиеся к одному делу, подклеивали друг другу и место склейки скрепляли подписью, затем документы наматывали на палочку и таким образом хранили. Такая форма называлась «столпик» или «столбец». Она была неудобной, так как необходимо было разворачивать весь столбец, чтобы найти нужный документ, места склейки быстро изнашивались, поэтому эту форму ведения делопроизводства скоро сменили «тетради». В начале XVIII в. появляется новая система ведения государственного делопроизводства — коллежская, благодаря реформам государственного управления Петра I. В 1718-1719 гг. на смену многочисленным приказам пришло 12 Коллегий, каждая из которых имела свою область деятельности. Например, Коллегия иностранных дел занималась внешней политикой. Был также введен коллегиальный, т. е. совещательный принцип ведения дел и принятия решений, который должен был снизить уровень коррупции. В 13 состав коллегии входят президент, вице-президент, 4 советника, 4 асессора. В 1720 г. был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы созданных коллегий. Генеральный регламент впервые законодательно определял всю систему государственного делопроизводства5 . Сам термин делопроизводство («дело» — собрание документов, относящихся к одному вопросу, «производить» — решать) также появился в XIII в. Были введены новые виды документов — указы (по вертикали вниз), рапорты (по вертикали вверх), промемории (по горизонтали). Из текста выводятся реквизиты и для них отводятся определенные места на документе: дата, подпись, регистрационные индексы, согласование и т. д. Столбцы отменяются: основная форма документа — лист и тетрадь. В 1802 г. Екатериной II вводится новая система государственного управления — министерская, которая была основана на принципе единоначалия. К сожалению, коллежская система обладала рядом недостатков: бюрократизм, затягивание решений на несколько месяцев, злоупотребления чиновников. Министерская система отличалась большей четкостью и упорядоченностью, а министры лично отвечали перед царем и являлись исполнителями его воли, поэтому данную систему также называют исполнительской. Регламентация министерского делопроизводства в «Общем учреждении министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах6 . В то время появляется деление документов, относящихся к одному вопросу на внутренние (справки, журналы заседаний и т. д.) и внешние, поступившие в учреждение извне или предназначенные для отправки в другие учреждения. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора — указы, повеления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения; от Сената — сенатские указы; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний. 5 https://laservirta.ru/коллежское-делопроизводство-кратко/ 6 http://delpro.narod.ru/histor4.html 14 Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений. В тот период появляется множество сборников образцов документов, которые издаются на регулярной основе. Подобные сборники включали описание порядка ведения делопроизводства в присутственных местах и включали типовые формы документов. Воспользоваться ими могли как чиновники, так и частные лица. В 1917 г. система государственных учреждений претерпевает значительные изменения, поэтому система государственного делопроизводства также меняется. В 1920-1930-е годы возникает массовое движение, названное научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ), которое затрагивает в том числе и делопроизводство. Необходимость рационализации делопроизводства привела к созданию в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой). А, в 1926 г. появляется Институт техники управления (ИТУ). В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения. В 1931 г. ИТУ предпринял попытку разработать единые правила по ведению делопроизводства, однако из-за ликвидации ИТУ в 1932 г. они так и не были доработаны и утверждены. В период Великой Отечественной войны разработки стандартизации документов не велись. Данные исследования возобновились лишь к началу 60-х гг. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). 15 В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию. С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения.», определяющий основные требования к унифицированным формам организационнораспорядительных документов. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база, которая установила нормативные требования и к документам ,и к работе с ними.
Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение управленческой информации. Документационное обеспечение является важным аспектом деятельности любого предприятия, так как в создаваемых и получаемых организацией документах отражены вопросы работы с персоналом, административно-хозяйственная и производственная деятельность и т. д.
Таким образом, документационное обеспечения управления (ДОУ) можно определить, как деятельность по обеспечению функций управления документами. Также можно встретить такое понятие как «делопроизводство». ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» содержит следующее определение делопроизводства: «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Многие исследователи считают, что термины «документационное обеспечения управления» и «делопроизводство» тождественны, т. е. близки по определению. Однако между ними все-таки существуют некоторые различия2 . Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй — «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Документ. Основные подходы к документированию.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любойматериальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в своюочередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация).
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр– необходимые сведения о документе, служащие для его регистрации, учёта, хранения, выдачи, продажи. Состоит из двух слагаемых:оформление документа и его реквизиты.
Оформление документа– это его внутренняя и внешняя структура (конструкция). Включает придание ему законченной внешней и внутренней форм, установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1— 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах— обычный.
Интервал между словами — один пробел.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации,
герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Оформление реквизитов документов
- Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации,герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в
соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми акта ми субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
- Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
- Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования
организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
- Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
- Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области,автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
- Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).