Реферат по документоведению на тему Электронные архивы как центры сохранения цифрового наследия в нашей стране и за рубежом (на примере не менее двух архивных учреждений, структурных подразделений министерств, ведомств, организаций). 

Введение

Актуальность. Главной особенностью различных стран мира является все более активный переход от бумажного документооборота к электронному. Документ, как носитель информации, является информационным ресурсом, управление которым возложено на специалистов, призванных организовать технологический процесс документирования и работу с документами, в том числе и с использованием современных информационных технологий.
Одной из важных проблем хранения электронного документа вообще, и долгосрочного хранения, в частности, является сложность определения: что же собственно нужно хранить? Каков необходимый состав информации? Эта проблема важна в том смысле, что, не определив структуру и состав информации, а также его характеристик как объекта долговременного хранения, мы не сможем обеспечить сохранность документа.
Наиболее общие вопросы использования электронного архива в качестве совокупности технологий долговременного и постоянного хранения электронных документов рассмотрены в работах Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной и мн. др.
Вопросы по направлению использования новых технологий применения электронного архива рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович и Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и многих др.
Так же тема организации электронного архива была рассмотрена и проанализирована в работах В.И. Андреевой, М.И. Барсукова, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и др.
Цель состоит в изучении электронных архивов как центров сохранения цифрового наследия в нашей стране и за рубежом.




Электронные архивы как центры сохранения цифрового наследия в нашей стране и за рубежом

Электронный архив представляет собой важный инструмент для хранения, обработки и управления документами в цифровом формате. С развитием технологий и переходом к цифровым процессам, необходимость в создании эффективных систем архивирования стала особенно актуальной.
Современные архивные учреждения выполняют ключевую функцию в поддержании национальной памяти и укреплении гражданской идентичности. Формируя основу коллективной памяти и национальной идентичности, архивы отражают важнейшие социально-исторические события и культурные практики посредством тематических экспозиций, научных публикаций и образовательных программ.
В значительной степени становление практики архивного хранения электронных документов в нашей стране опирается на исследование зарубежного опыта3, знакомство с которым осуществлялось благодаря широкому раскрытию информации о новых решениях в области хранения электронных документов на сайтах национальных архивов США и ведущих европейских стран, на международных конференциях и в публикациях в ведущих журналах. Самые разные аспекты этой проблематики были изучены отечественными учеными и специалистами.
Опыт США в исследуемой сфере архивного дела достаточно подробно представлен в целом ряде публикаций. Исходя из этого факта, ограничимся общей характеристикой ситуации в данной области. В США еще в 1989 г. в структуре Национального архива (NARA) был создан Центр электронных документов, который в дальнейшем стал называться Архивом электронных документов (Electronic records archive – ERA). Задачей ERA является прием на хранение в архив электронных документов и организация их хранения6. Его значение в настоящее время значительно усилилось в свете совместного решения Административно-бюджетного управления президентской администрации и Национального архива о том, что, начиная с 1 января 2023 г., документы правительственных органов должны приниматься на постоянное хранение в NARA только в электронном виде независимо от их формата, программного и аппаратного обеспечения. При этом часть документов на бумажной основе, подлежащую постоянному хранению, федеральные агентства (источники комплектования) должны в обязательном порядке переводить в цифровой вид для передачи в NARA.
Иначе организовано хранение официальных электронных документов в Федеративной Республике Германии. Национальный архив ФРГ (Бундесархив) имеет многолетний опыт работы с электронными документами. На первом этапе в Бундесархиве в качестве структурного подразделения был создан Цифровой архив для хранения оцифрованных копий аналоговых документов из фондов архива, а также собственно электронных документов. Основной формат архивного хранения документов – PDF/A различных модификаций. Именно в этом формате сохраняется электронный документ, не имеющий аналога на бумажном носителе. Для обеспечения сохранности электронных документов создаются два экземпляра копий этих документов, хранение которых производится на разных типах носителей информации.
При первоначальной реализации такого решения предполагалось, что в создаваемый цифровой архив электронные документы будут поступать непосредственно из информационных систем федеральных органов. Однако эти расчеты в полной мере не оправдались, поэтому руководством Бундесархива было принято решение о создании традиционного для архивного дела ФРГ Промежуточного архива электронных документов (Digitale Zwischenarchiv des Bundes – DZAB), куда должны поступать на хранение электронные документы из министерств и ведомств. После апробации различных технологий пополнения DZAB электронными документами было решено разработать централизованную информационную систему управления документами (E-Akte Bund). Она предназначена для работы с электронными документами в федеральных учреждениях ФРГ, а также в судах, фондах и других государственных органах. Данная информационная система поддерживает весь жизненный цикл документов, включая их отбор для долговременного хранения.
Начало внедрению данной системы было положено разработкой Организационной концепции электронного управления (Organizationskonzept e-Verwaltungsarbeit), а разработка собственно информационной системы была осуществлена компанией Fabasoft AG (Австрия) на базе программного продукта «E-Gov-Suite». Эта разработка является стандартным программным обеспечением системы управления документами для государственных органов. Заметим, что эта система применяется также и в государственном аппарате Австрии. На первом этапе внедрения системы в ФРГ, начиная с 2018 г., был осуществлен пилотный проект по ее использованию в ряде федеральных министерств и ведомств. После успешного завершения пилотного проекта информационная система E-Akte Bund внедряется во всех федеральных органах власти.
На протяжении нескольких десятилетий Национальный архив Дании последовательно совершенствует систему работы с добровольцами, охватывая все этапы волонтерского менеджмента, – от привлечения и отбора кандидатов до их обучения, мониторинга результатов и поощрения наиболее активных участников. Программа повышения квалификации включает в себя несколько тематических модулей: коммуникация и управление конфликтами, специфика организации деятельности добровольных помощников, оценка реализации волонтерской программы и др.
Во второй модели архивные учреждения привлекают некоммерческие организации в качестве посредников при взаимодействии с добровольцами: сами архивы формулируют запрос на «штатных» помощников для конкретных проектов или поддержания текущей деятельности, а партнерские НКО берут на себя полный цикл управления волонтерским ресурсом. Такой подход позволяет архивам сосредоточиться на профессиональных задачах, минимизируя административную нагрузку, а некоммерческим организациям – применять отработанные методики вовлечения и мотивации добровольцев. В результате достигается баланс между эффективным привлечением дополнительных человеческих ресурсов и обеспечением высокого качества их работы. Тем самым достигается баланс между эффективным привлечением внешнего кадрового потенциала и поддержанием высокого уровня качества выполняемых ими задач.
Посредничество некоммерческих организаций предоставляет архивам ряд значимых преимуществ: учреждения освобождаются от административной и финансовой нагрузки, связанной с непосредственным управлением волонтерским корпусом, ограничиваясь формулированием четкого запроса – описанием профиля требуемого добровольца, его навыков и компетенций, необходимых для конкретного проекта или мероприятия.