Дипломная работа по бухгалтерскому учету на тему Учёт и аудит расчётов с подотчетными лицами (на примере МУ Центр по обеспечению деятельности муниципальной системы образования)

1.1 Понятие и сущность учета и аудита с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.
Соответственно, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
 приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
 оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
 расходы на;
 представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.
Задачи организации бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами предприятия являются следующие:
- контроль за целенаправленным использованием выданных сумм;
- соблюдением правильности документального оформления авансовых сумм;
- своевременный отчёт об использовании подотчетных сумм.
Выдавая денежные средства подотчетным лицам, предприятие обязано:
- зафиксировать сумму подотчётных средств, а также срок, на который подотчетная сумма выдаётся;
- потребовать от подотчётного лица отчёт о произведенных расходах в течение трех рабочих дней по истечении срока выдачи;
- выдавать денежные средства под отчёт только при том условии, что подотчетное лицо составило полный отчёт об использовании ранее выданных авансах;
- предупредить о невозможности передачи подотчётных денежных средств от одного работника другому;
- определить перечень лиц, которые могут получать в банке денежные средства под отчет.
Таким образом, подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, на расходы по командировкам. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы .
В бюджетных учреждениях учет ведется на счете 1 208 00 000 с открытием аналитических субсчетов (таблица 1).

Таблица 1 - Характеристика счета 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
По дебету По кредиту
Сальдо начальное по счету 1 208 00 000 – наличие задолженности подотчетного лица перед организацией на начало отчетного периода Сальдо начальное по счету 1 208 00 000 – наличие задолженности организации подотчетному лицу на начало отчетного периода
Оборот по дебету - выдача денежных средств под отчет Оборот по кредиту - суммы затрат, стоимость приобретенных ценностей и возврат подотчетных сумм
Сальдо конечное по счету 1 208 00 000 – остаток задолженности подотчетного лица перед организацией на конец отчетного периода Сальдо конечное по счету 1 208 00 000 – остаток задолженности организации подотчетному лицу на конец отчетного периода

Основные документы при расчетах с подотчетными лицами представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является обеспечение рационального и целевого использование денежных средств, выделяемых на определенные цели, и соответствие применяемой методики учета действующим нормативным документам.
Источниками информации для проведения проверки являются первичные документы, учетные регистры и формы финансовой отчетности. Характеристика представлена на рисунке 1 .

Рисунок 1 - Источниками информации по расчетам с подотчетными лицами

Наряду с общеприменимыми принципами учета расчетов с подотчетными лицами, для повышения качества и эффективности аудиторской проверки, минимизации потерь рабочего времени аудитора (ревизора) представляется важным использование аудитором систематизированного материала.

1.2 Нормативное регулирование учета и аудита с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер .
Рассмотрим основные нормативные документы, в соответствии с которыми ведется учет и проводится аудит расчетов с подотчетными лицами.
В учете основных средств необходимо знать нормативные акты, которые дают полную информацию правильности отражения основных средств, составление проводки, оформление документа и бухгалтерской отчетности. На основании федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» система нормативного учета делиться на пять уровней (Рисунок 2).


Рисунок 2 - Система нормативного регулирования учета в РФ по учету расчётов с подотчётными лицами

Деятельность предприятий и организаций часто диктует необходимость проведения расчетов наличными денежными средствами. Например, для оплаты товаров при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы.
Распространенное использование наличных денежных средств между юридическими лицами способствует формированию предпосылок для злоупотреблений, а также для уклонения от уплаты налогов. По этой причине государство старается максимально регламентировать процесс обращения наличных денежных средств.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации представляет собой цельную систему взаимосвязанных документов.
Основными документами, регулирующими учет расчетов с подотчетными лицами, являются следующие:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации – представляет собой кодифицированный законодательный акт, определяющий трудовые отношения между работниками и работодателями. Трудовое законодательство имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами:
• распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
• определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
• устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
• обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег - ст. 188 ТК РФ, компенсировать расходы при направлении в служебные командировки -ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
2. Налоговый кодекс Российской Федерации - это кодифицированный нормативный правовой акт, определяющий основные положения действующего механизма налогообложения, устанавливает систему налогов и сборов, взимаемых в бюджет, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации. Налоговый кодекс регламентирует бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами следующим образом:
• для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчёт рассматривают как выдачу аванса, при этом выданные подотчётные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и УСН, а при возврате подотчётных сумм у организации также не возникает доходов;
• на выданные под отчёт суммы не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, так как это не вознаграждение за выполненные работы или оказанные услуги, а средства, которые выдали на время и с условием представления отчёта об их использовании или возврата;
• в случае, если сотрудник не отчитался о покупках, то есть потерял чеки или вовсе не произвёл запланированных покупок и не вернул средства, они признаются доходом и облагаются НДФЛ и взносами
3. Кодекс административных правонарушений - кодифицированный нормативный акт, регулирующий общественные отношения по привлечению к ответственности за совершение административного правонарушения. Иногда могут возникнуть ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя), которые могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. За эти правонарушения предусмотрена административная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.
4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает общие правила ведения бухгалтерского учета в организациях. Перечень основных положений закона, имеющих отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающий расходы подотчетного лица:
• каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом - п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
• вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
• первичные документы составляются непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении, при этом ответственные за оформление лица обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии - п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
• предприятие обязано организовать действенный внутренний контроль совершаемых им фактов хозяйственной деятельности - п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ. С этой целью на предприятии оформляется приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет.
5. Приказ Минфина Российской Федерации от 06.10.2008 №106н »Об утверждении положений по бухгалтерскому учёту» (последняя редакция приказа вступила в силу с 17.03.2020 г.) определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учёта, составления и представления бухгалтерской отчётности юридическими лицами, независимо от их организационно-правовой формы (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений), а также взаимоотношения организаций с внешними потребителями бухгалтерской информации. Согласно данному приказу, расходы, произведенные подотчетными лицами, подлежат включению в состав затрат организации при условии наличия подтверждающих документов.
6. Приказ Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» - данный документ имеет прямое отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете. Для учета расчетов с подотчетными лицами планом счетов предусмотрен счет. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.
7. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» устанавливает правила выдачи наличных денежных средств под отчет, в том числе лимиты выдачи и сроки предоставления авансовых отчетов. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физическое лицо, не являющееся сотрудником данного хозяйственного субъекта, деньги под отчет получить не сможет. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с которым у хозяйствующего субъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.
8. Положение Центрального банка Российской Федерации от 19.06.2012 г. № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств». Данный документ регулирует порядок выдачи наличных денег сотрудникам организаций. Важно отметить, что согласно этому положению, организация обязана вести учет выданных под отчет сумм и контролировать сроки возврата неиспользованных остатков.
9. Положением Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». Данный документ определяет порядок использования корпоративных карт для оплаты расходов подотчетными лицами, а также требования к документальному подтверждению таких операций.
Кроме перечисленных нормативных документов к правоотношениям с подотчетными лицами применяются письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства Российской Федерации: Минфином, ФНС, Банком России. Такие письма содержат разъяснения по спорным вопросам, возникающим на практике, и помогают организациям правильно применять нормы законодательства. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).
Необходимо также учитывать судебную практику и разъяснения контролирующих органов по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.
На основании изложенного материала, видно, что нормативное регулирование состоит и 5 уровней и включает нормативные акты, которые показывают правильность ведения бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчётными лицами.
Таким образом, соблюдение норм законодательства и использование в организации бухгалтерского учета нормативных документов позволяет избежать налоговых рисков и обеспечивает прозрачность финансовой деятельности организации.

1.3 Методика проведения аудита расчётов с подотчетными лицами

Полякова Е.В. выделяет ключевые задачи аудита расчетных операций, которые направлены на обеспечение достоверности и правильности учета расчетов предприятия. Рассмотрим каждую из них подробнее:
1. Проверка документального подтверждения расчетов с подотчетными лицами
Аудитор должен убедиться, что все расчетные операции имеют надлежащее документальное оформление, что исключает возможность фиктивных или ошибочных проводок.
2. Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа расчетов с подотчетными лицами
Применение различных методов проверки позволяет выявить ошибки, несоответствия и нарушения в расчетных операциях.
3. Проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами по каждому работнику и по каждой сумме, выданной под отчет
Аналитический учет должен быть организован таким образом, чтобы можно было проследить движение средств по каждому ответственному лицу и каждой операции.
4. Сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов с подотчетными лицами
Важно обеспечить согласованность данных между аналитическим и синтетическим учетом, что свидетельствует о правильности ведения бухгалтерии.
5. Проверка организации синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов
Учет должен вестись согласно установленным нормативам и стандартам, что обеспечивает единообразие и сопоставимость данных.
6. Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе расчетов с подотчетными лицами.
Это позволяет выявить расхождения и ошибки в учете, обеспечивая целостность финансовой информации.
7. Проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами.
Контроль за своевременностью и правильностью расчетов с контрагентами способствует финансовой устойчивости предприятия.
8. Проверка инвентаризационной работы, подтверждение достоверности остатков по счетам расчетов
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами является важным инструментом подтверждения фактического состояния задолженностей и обязательств.
Таким образом, комплексный аудит расчетов с подотчетными лицами обеспечивает надежность бухгалтерского учета и способствует принятию обоснованных управленческих решений. Левина В.В. отмечает, что аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления .
1. Проверка наличия распорядительных документов, регулирующих расчетов с подотчетными лицами
Цель: Убедиться, что в организации есть официальные документы, регламентирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Что проверять:
- Приказ об учетной политике организации.
- Распоряжения руководителя о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет.
- Документы о сроках отчетности.
- Распоряжения о командировочных расходах.
Методы проверки: Запросить копии указанных документов, сверить их наличие и соответствие внутренним нормативам.
2. Проверка документального оформления авансовых отчетов
Цель: Убедиться, что авансовые отчеты оформлены правильно и соответствуют требованиям законодательства и внутренним нормативам.
Что проверять:
- Оформление авансовых отчетов по форме, установленной организацией.
- Документальное подтверждение командировочных расходов, включая расходы за границей.
- Передача подотчетных сумм: наличие приказов, распорядительных документов, актов передачи.
- Своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.
- Содержание и полноту отражения операций с подотчетными лицами в учете.
Методы проверки: Анализ документов, сверка данных в отчетах с первичными документами, проверка соответствия операций законодательству.
3. Проверка по существу отраженных операций

Цель: Убедиться в законности и правильности отражения операций с подотчетными лицами в учете.
Что проверять:
- Законность оформления операций.
- Соответствие сумм, дат, целей расходов.
- Проверка правильности начислений и списаний.
- Анализ соответствия операций внутренним нормативам и требованиям законодательства.
Общий подход к проверке:
- Запросить и изучить все необходимые распорядительные документы.
- Провести выборочную проверку авансовых отчетов и сопутствующих документов.
- Анализировать своевременность возврата и полноту оформления.
- Проверить правильность отражения операций в бухгалтерском учете.
- В случае выявления нарушений — оформить соответствующие замечания и рекомендации.
Эта систематическая проверка помогает обеспечить достоверность учета расчетных операций, выявить возможные нарушения и повысить контроль за использованием средств организации.3. Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами.
Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10.
4. Проверка расчетов наличными денежными средствами
Контроль лимитов платежей:
- Аудитор должен проверить, что суммы наличных расчетов с поставщиками и другими кредиторами не превышают установленные лимиты, предусмотренные внутренними нормативными актами и законодательством.
Проверка платежных условий договоров:
- Важно убедиться, что расчеты соответствуют условиям договоров, включая сроки и порядок оплаты.
- Подтверждение сумм платежей:
- Суммы платежей подтверждаются кассовыми чеками и квитанциями к приходным кассовым ордерам, которые должны быть приложены к авансовым отчетам подотчетных лиц.
Цель проверки - обеспечить законность и правильность наличных расчетов, а также их документальное подтверждение.
5. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
Аналитический учет - проверяется учет расчетов по каждому подотчетному лицу отдельно. Для этого сверяются данные аналитической ведомости по счету «Расчеты с подотчетными лицами» с оборотной ведомостью или журналом-ордером.
Синтетический учет - устанавливается наличие и правильность сальдо по счету «Расчеты с подотчетными лицами» в Главной книге.
Сопоставление данных - аудитор сопоставляет данные аналитического и синтетического учета для выявления расхождений.
Документирование результатов - все выявленные данные, ошибки и замечания фиксируются в рабочих документах аудитора. При необходимости корректируется план проверки с учетом обнаруженных фактов.
Итог - данные процедуры позволяют обеспечить полноту и достоверность учета расчетов с подотчетными лицами, выявить возможные нарушения и повысить качество аудита. Внимательное документальное оформление и контроль расчетов наличными средствами являются ключевыми элементами эффективного аудита.
При проверке командировочных расходов следует обратить внимание:
- на наличие приказов о направлении работников в командировку;
- правильность возмещения командировочных расходов;
- наличие командировочных удостоверений;
- правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
- правильность возмещения затрат на представительские расходы.
Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.