Курсовая работа по архивоведению на тему Табель форм документов в организации

ВВЕДЕНИЕ

В условиях современного управления документацией эффективное использование различных форм документов становится ключевым элементом успешной деятельности организации. Табель форм документов представляет собой систематизированный перечень наименований и видов документов, которые применяются в процессе деятельности предприятия. Этот инструмент позволяет не только упорядочить документооборот, но и обеспечить четкость и стандартизацию в ведении делопроизводства.
Создание и ведение табеля форм документов имеет прямое влияние на качество управленческих и производственных процессов. Он помогает организации избежать дублирования информации, минимизирует риск возникновения ошибок и способствует соблюдению единого подхода к оформлению документов. В условиях растущего потока информации и необходимости оперативности в принятии решений, использование табелей форм является неотъемлемой частью системы управления документацией.
Актуальность темы обусловлена необходимостью оптимизации документооборота в условиях постоянных изменений в законодательстве и стандартов организации. Улучшение системы управления документацией не только повышает производительность, но и способствует достижению высоких стандартов качества работы.
Целью курсовой работы является исследование сущности табеля форм документов, его структуры, роли и значения для организации.
Данная цель определила необходимость решения следующих задач:
1. Рассмотреть понятие и значение табеля форм документов в деятельности организации.
2. Изучить форму и структуру табеля форм документов.
3. Определить порядок разработки табеля унифицированных форм документов.
4. Провести анализ порядка утверждения табеля форм документов в организации.

 
ГЛАВА 1. МЕСТО ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
В СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие и значение табеля форм документов
в деятельности организации

История форм документов в России связана с развитием письменности и становлением государственности. В Древнерусском государстве в основном документировались правовые отношения, создавались жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства появлялись объёмные правовые акты, например «Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота. Также создавались документы, фиксирующие частные правоотношения: уставные, вкладные, купчие грамоты, заёмные, закладные кабалы и другие. С середины XV века начала формироваться система государственного делопроизводства в России. В делопроизводстве приказов использовалась форма документа — столбец (столп, столпик) — свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Также зарождалась и начала применяться тетрадная форма.
В XIII веке одним из первых распорядительных документов стала жалованная грамота, которую могли издавать князья (позже цари), игумены монастырей и митрополиты. Вскоре появилась указная (царская) грамота, в которой вначале шло описание сути вопроса, а затем указание кому и что сделать. В XVIII веке система управления государством претерпела изменения. Практически все распорядительные документы стали именоваться как «указы», которые делились на «именные указы», подписанные императором, и «высочайшие повеления», подписанные другими лицами. Для увеличения ответственности должностных лиц за свои действия были введены регистрация документов, а также наибольшее значение стало придаваться таким реквизитам как «подпись», «печать», «дата документа».
В XIX веке существенное изменение претерпели формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. В XX веке в России повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления привело к созданию системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации, общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации. Заметным явлением в истории делопроизводства стало издание в 70–80 годы ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов и серии государственных стандартов. В 1993 году издан новый Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям.
Табель форм документов в деятельности организации применяется с начала 80-х годов. Это справочник, в котором в упорядоченном виде содержатся формы документов, используемые в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документов. В 1971 году было принято специальное постановление об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. В 1973 году единый порядок документирования управленческой деятельности в масштабах государства был закреплён в Единой государственной системе делопроизводства .
На основании табеля создаётся альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления конкретной организации. Табель и альбом утверждаются руководителем организации. Табель форм документов — это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Сущность табеля форм документов в деятельности организации заключается в перечне документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащем характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования .
В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Значение табеля форм документов в деятельности организации :
1. Упорядочивание процесса документирования. Табель создаёт наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Он устанавливает жёсткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
2. Оптимизация документооборота. Табель позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
3. Сокращение трудозатрат и затрат рабочего времени.
4. Определение необходимого и достаточного количества видов документов для юридического оформления управленческих действий.
Табель форм документов необходим в организациях, как в государственных, так и в негосударственных.
Наличие табеля форм документов особенно важно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Кроме того, табель является средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов .
Табель унифицированных форм представляет и задачи деятельности документов, с характеристикой их правового статуса, основных этапов подготовки и прохождения, подачи и установленной обязательной формы. Практически, табель - это реальная возможность упростить процесс документирования или подготовки документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И что наиболее важно, документ устанавливает строгие правила для этой фиксации в отношении места, времени, лиц, принимающих решения .