Курсовая работа по архивоведению на тему Задачи и функции архивной службы организации, перспективы ее совершенствования на примере компании ООО Профи Плюс г. Москва

1.1. Значение архива в деятельности организации

Согласно Всеобщей декларации об архивах, архивы представляют собой уникальное и незаменимое наследие, передаваемое из поколения в поколение. Управление архивами осуществляется с момента их создания для сохранения их ценности и смысла. Они являются авторитетными источниками информации, лежащими в основе подотчетных и прозрачных административных действий. Они играют важную роль в развитии общества, сохраняя и поддерживая индивидуальную и общественную память. Открытый доступ к архивам обогащает наши знания о человеческом обществе, способствует развитию демократии, защищает права граждан и повышает качество жизни.
Основной документ, регулирующий создание и работу архивов в России, – ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации . А 17 сентября 2023 года приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 были утверждены новые правила хранения архивных документов. Приказ внес изменения в порядок работы с управленческой документацией, подлежащей архивному хранению. А. В. Карпова отмечает, что под действие закона попадают все организации, деятельность которых связана с осуществлением юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая электронные .
Цель архивного хранилища – сохранение и обеспечение доступа к документам, имеющим непреходящую ценность. Архивные материалы напрямую связаны с деятельностью учреждения, являясь данью уважения его основным ценностям, обеспечивая доступ к корпоративной памяти и сохраняя информацию для формирования его будущего.
Архивные документы создают историю организации. Материалы, созданные в процессе работы, документируют ее основание, рост и изменения, определяют ее структуру и демонстрируют ее достижения. Документы существуют на всех носителях: бумага, цифровые файлы, аудиовизуальные записи, фотографии, печатные издания и другие форматы, используемые для записи и доступа к информации. Многие организации, независимо от их размера или масштаба, хранят исторические документы. К ним относятся устав или учредительные документы, относящиеся к моменту основания, конституция и внутренние правила, определяющие цели и структуру организации, протоколы собраний, финансовые отчеты, бюллетени, информационные рассылки, программы и публикации, газетные вырезки, фотографии, а также звуковые и видеозаписи, документирующие историю организации. Архивариусы также хранят в своих архивах записи о сотрудниках и заработной плате, планы зданий, стратегические документы и другую информацию .
Организации разных масштабов всегда сталкиваются с необходимостью обработки и поддержания архивных материалов, сохраняя при этом ценность, целостность и контекст самих документов. Принципы архивной практики учитывают жизненный цикл документов, их органическую природу, иерархию документов и их описание. Они также учитывают неприкосновенность доказательств, например, способность документов давать представление о деятельности и событиях, приведших к их созданию. Каждая компания ежедневно генерирует новые документы. Эти документы необходимо сортировать, распространять в качестве организационной информации и хранить для дальнейшего использования, чтобы они были полезны компании. Архивирование документов внутри компании является юридическим обязательством. В зависимости от их важности, корпоративные документы по закону должны храниться от 2 до 30 лет.
Почему организации хранят архивы :
Административная ценность: Архивы содержат записи о прошлой деятельности, извлеченные уроки и справочную информацию о давних клиентах. Эти записи используются для установления организационных прецедентов, что имеет ключевое значение для поддержания бизнеса.
Финансовая ценность: Многие компании терпят крах из-за отсутствия документации, отслеживающей их финансовые дела. Источники финансирования, ответственные лица, распределение средств и их использование имеют важное значение для контроля расходов и обеспечения общей финансовой устойчивости.
Юридическая ценность: Договоры содержат обязательства организации перед поставщиками и различными другими организациями. Их необходимо сохранять в качестве доказательства сделок на законных основаниях и соответствия государственным нормам. В противном случае организация может оказаться в невыгодном положении и столкнуться с закрытием.
Информационная ценность: Архивы представляют собой уникальные и незаменимые документы любой организации. Содержащаяся в них информация имеет ключевое значение для организации, исследователей и других заинтересованных сторон.
Архивирование имеет жизненно важное значение для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами. По мере роста бизнеса будет генерироваться все больше данных – данных, которые необходимо тщательно обрабатывать и отслеживать для их правильного использования. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для компаний, которые никогда не внедряли систему архивирования.
Данные, которые не архивированы, сложнее найти, защитить и надлежащим образом распространить, если они хранятся локально – например, на ноутбуке сотрудника – и, следовательно, будут недоступны другим пользователям. В конечном итоге это негативно скажется на работе предприятия и производительности труда сотрудников.
Создание архива в организации имеет множество преимуществ. Среди основных можно выделить следующие :
• Сохранение институциональной памяти и наследия: предоставляет свидетельства, документирующие произошедшие события и значимость учреждения на протяжении времени. Способствует формированию репутации.
• Централизация и повышение эффективности информации: предотвращает ненужное и разрозненное хранение ключевых исторических материалов, а также обеспечивает расширенный доступ и централизованное место для поиска необходимой информации.
• Бизнес-аналитика: сохранение интеллектуальных активов и знаний для будущего, основанное на уроках прошлого.
• Маркетинговая и сервисная поддержка: умение анализировать прошлые разработки продуктов и услуг. Проводит маркетинговые исследования и создает историю бренда.
• Ответы на запросы общественности и запросы в соответствии с Законом об открытом доступе к информации: специализируется на ответах на вопросы, касающиеся, в частности, прошлого организации.
• Обеспечение непрерывности: восстановление деятельности после катастрофических событий путем предоставления доступа к важным и постоянным документам.