План управления проектом.

Введение

Основной целью внедрения информационных систем для решения прикладных задач является получение эффективности в форме сокращения временных и трудовых затрат на выполнение технологических операций. Каждый проект внедрения информационной системы должен проходить экономическую экспертизу, предполагающую проведение оценки стоимости внедрения ПО, закупки необходимых аппаратных комплексов в сопоставлении с оценкой получаемых выгод от внедрения информационной системы. Внедряемые в деятельность предприятия системы, как правило, не должны иметь излишнего функционала, предполагать возможность реальных экономических выгод для компании.
Использование систем управления проектами при планировании изменений в компании позволяет проводить расчеты затрат на реализацию проектов, планировать занятость персонала, вести учет материальных и финансовых ресурсов, затрачиваемых на каждый этап.
Цель работы: разработка проекта внедрения системы автоматизации в деятельность компании Zefear.
Задачи работы:
- анализ специфики проекта внедрения системы;
- определение задействованных лиц и организационной структуры проекта;
- обзор технологий автоматизации управления проектами на примере системы MS Project;
- расчет сметы проекта, определение ресурсов проекта;
- построение схемы Ганта;
- проведение оценки рисков проекта, создание матрицы ответственности;
- формирование отчетности по параметрам проекта (затратам, сводной информации об использовании ресурсов) и др.
Объект исследования: проект внедрения системы автоматизации компании Zefear.
Предмет исследования: расчет параметров проекта внедрения АИС Компании Zefear.
 
1.Обоснование проекта

На сегодняшний день проектный менеджмент является наиболее эффективным методом планирования.
Проекты это - ограниченные во времени целенаправленные изменения в определенных системах, имеющих изначально четкое определение целей, при достижении которых производит завершение проекта. Для проекта характерно наличие установленных требований к продолжительности, результатам, рискам финансирования и ресурсообеспеченности, и к организационной структуре.
Разные проекты могут не обладать никакими связями и выполняться автономно. Каждый из них является самостоятельным объектом управления. В то же время определённые проекты могут иметь различные связи. При определенных условиях множество взаимосвязанных проектов могут объединяться в программы.
В период разработки основных положений проектного менеджмента критериям успешности проекта не уделялось необходимого внимания. За определенные процессы в рамках реализации проекта несли ответственность различные линейные руководители компании, для которых были характерны собственные критерии достижения целей проекта. Успешность проекта определялась через создание технологий, расчет параметров финансирования, планирование временных затрат по каждому из этапов в независимости от качества, определение возможностей перехода к выполнению следующих проектов. Таким образом, возникали критерии множественности оценки проекта, также отсутствовали требования системности оценки, что создавало трудности реализации проекта и достижению необходимых качественных характеристик. Проектные (линейные) менеджеры выступали в роли неформальных руководителей проекта.

В рамках данной работы проведена разработка проекта внедрения системы автоматизации компании Zefear. Профиль деятельности компании – торговля одеждой брендовых марок.
Автоматизация технологии работы торговой компании позволит оптимизировать деятельность по ведению единой клиентов, вести учет заказов, сделанных через Интернет-магазин и в обычном режиме, производить формирование аналитической отчетности, сократить временные затраты на выполнение основных технологических операций, снизить вероятность ошибок вследствие влияния человеческого фактора, сократить время поиска информации по поставщикам, продажам, что в конечном итоге позволит более рационально организовать деятельность компании в целом [7, 9].
Использование современных технологий ускорить процесс формирования печатных документов, сводной отчетной информации с использованием единой информационной базы, что сделает возможным обеспечение мгновенного доступа к требуемой информации, хранящейся в информационной системе, анализ которой позволит принимать управленческие решения для оптимизации деятельности компании Zefear.
На рисунке 1 показана диаграмма организационной структуры компании Zefear. Схема организационной структуры показана на рис. 1.

Рисунок 1 – Схема организационной структуры компании Zefear
Как показано на рисунке 1, организационную структуру компании составляют структурные единицы:
- Руководство в лице директора;
- Отдел снабжения, в компетенцию которого входит организация поставок продукции для реализации и взаимодействие с поставщиками;
- Экономический отдел;
- Отдел по работе с клиентами;
- ИТ-отдел.
В таблице приведено обоснование выгод проекта.
Таблица 1 - Обоснование выгод проекта
Характер воздействия на бизнес
Создание новых возможностей Повышение эффективности операций Отказ от операций
Степень определенности Финансовые Возможности приема заказов в удаленном режиме, формирование сводов по заказам Сокращение трудозатрат на составление заявок для поставщиков, сводной отчетности для экономистов Высокие затраты и ошибки при составлении заявок поставщикам и отчетности экономического характера
Количественные Сокращение временных затрат на работу с заказами Снижение стоимости выполнения операций Повышение стоимости операций, расходы, связанные с ошибочными действия персонала
Измеримые Сокращение времени на поиск информации о заказах, проведенных платежах Снижение себестоимости ведения операции Снижение объема оборотных средств
Качественные Создание возможностей разработки стратегий развития компании Внедрение новых возможностей формирования отчетности Невозможность получения показателей эффективной маркетинговой политики

2. Анализ окружения проекта