Роль коммуникаций в системе управления персоналом ( на примере деятельности Управления по делам ЗАГС Новосибирской области)

Введение

Коммуникации в организации в современном мире процесс тяжелый, состоящий из действий, каждое из которых необходимо для того, чтобы идеи сотрудника стали ясными другому сотруднику.
Актуальность темы работы определяется тем, что в работе организации могут возникать серьезные проблемы в силу того, что руководители, концентрируя свое внимание на разных вопросах связанных упускают из поля зрения персонал, который обеспечивает работу организации. Именно благодаря обмену информацией, который необходим всем ключевым видам управления персоналом, коммуникации являются связующим процессом.
Объект работы – Управления по делам ЗАГС Новосибирской области.
Предмет работы – роль коммуникаций в системе управления персоналом.
Цель работы – изучить роль коммуникаций в системе управления персоналом.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
изучить обмен информационными потоками внутри организации;
рассмотреть качество информационного потока;
представить основные характеристики деятельности Управления по делам ЗАГС Новосибирской области;
провести анализ коммуникаций в Управлении по делам ЗАГС Новосибирской области.
Методы: анализ теоретических источников по проблеме исследования, сбор эмпирических данных, а именно: синтез, анализ, сравнение, наблюдение, логический подход к информации.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

1. Теоретические основы коммуникаций в системе управления персоналом

1.1. Обмен информационными потоками внутри организации


Всегда считалось, что «тот, кто владеет информацией, владеет миром». Поэтому внутрикорпоративные коммуникации особенно важны для тех, кто хочет «владеть» и эффективно управлять различными процессами и быть в курсе истинных мотивов тех или иных поступков своих сотрудников.
Что же такое внутрикорпоративные коммуникации. Это потоки информации, которыми обменивается между собой персонал организации. Можно выделить следующие виды информационных потоков:
1. Горизонтальные – это информация, которой обмениваются между собой сотрудники организации;
2. Вертикальные – информация между начальством и подчиненными. Можно выделить 2 направления таких информационных потоков:
3. Нисходящие – информация, идущая от руководства к подчиненным,
4. Восходящая – информация от подчиненных к руководству.
Таблица 11
«Формы обмена информационными потоками внутри организации»
Горизонтальные
Вертикальные

Нисходящие
Исходящие
Неформальное общение
Планерки
Корпоративные мероприятия
Общение внутри рабочих групп
Внутрифирменное обучение
Совещания и планерки
Внутренние порталы
Корпоративный сайт
Новостная рассылка
Внутренний сервер с хранилищем документации (файлинг-система)
Личные встречи с персоналом
Доски объявлений
Корпоративные СМИ
Отчеты
Письменные или личные обращения с инициативами, предложениями, жалобами и т.п.
Корпоративные мероприятия
Совещания и планерки

 
Какова же роль информации во внутрикорпоративном поле организации?
Непосредственно само информирование, т.е. донесение нужной информации от первоисточника до получателя;
Получение обратной связи, реакции на информацию;
Формирование единого и корректного представления о том или ином понятии, событии и т.п.;
Повышение вовлеченности персонала в дела организации;
Формирование у персонала представлений об элементах корпоративной культуры, таких как: корпоративные стандарты, миссия, стратегия, цели организации, деловая этика;
Формирование ориентиров поведения в рамках этих стандартов: стандарты обслуживания клиентов, поведение в конфликтных ситуациях и т.п.;
Повышение ценности организации и своей роли в глазах персонала, повышение лояльности персонала путем информирования о его возможностях, льготах, гарантиях, привилегиях и т.п.
Мы видим, что информация выполняет немало функций, которые могут быть незаметны на первый взгляд, хотелось бы рассмотреть информирование в непривычном ракурсе: как средство мотивации персонала.
Таблица 22
«Потоки информации как мотивационные стимулы»
Материальные мотивационные стимулы
Нематериальные мотивационные стимулы
Информация о системе премирования, бонусах, льготах, компенсациях, материальной помощи
Информация о делах организации: миссия, цели, стратегия – повышение осознанности, причастности к общему делу
Информация о карьерном росте, перспективах повышения оплаты труда
Информация о достижениях организации, наградах, публикациях – повышение лояльности к организации, чувства гордости, приверженности
Информация о корпоративных конкурсах, предполагающих материальное вознаграждение
Получение обратной связи на свои обращения, предложения, инициативы – повышение чувства значимости своей роли, важности своих усилий
 
О мотивации персонала сказано очень много: и о материальной, и о нематериальной, мы рассмотрим здесь мотивацию с точки зрения особенностей подачи и восприятия информации персоналом в корпоративной среде.
Если рассматривать информацию в этом ключе, что же может выступать мотивационными стимулами?
Помимо самой информации существуют нюансы, которые также влияют на мотивацию персонала:
Форма подачи информации: в электронном виде, лично сотруднику, передача информации через другое лицо. Есть, конечно, ситуации, когда род информации предполагает электронную рассылку, например, корпоративные новости или мероприятия. Но предпочтительнее все же наиболее важные темы обсуждать лично, на совещаниях, планерках, а темы, касающиеся конкретных сотрудников – только в личной беседе. Это вызывает у персонала чувство значимости, ощущение важности своей роли в делах организации, повышает лояльность сотрудника;
Тон подачи информации. Очень многое зависит от непосредственного общения с источником информации. Неважно, каков он по рангу: нижестоящий, равностоящий или вышестоящий, общение должно быть доброжелательное, корректное, в рамках деловой этики. Недопустимо ни с одной из сторон общаться фамильярно, грубо, с превосходством, принижать личные и деловые качества сотрудника. Критика должна быть конструктивной, без переходов на личности. Помимо общепринятых правил деловой этики это больше касается именно тона речи, невербальных коммуникаций. Можно произносить слова в рамках делового этикета, но сопровождать свою речь пренебрежительным тоном или жестами, и это, несомненно, подействует как демотиватор. Общение, прежде всего, должно быть открытым и располагать к диалогу3.
Содержание и полнота информации. Информация способствует повышению компетентности: чем она полнее, тем сотрудник яснее понимает задачи, стоящие перед ним. Да, информацию можно дозировать для разных отделов: кому-то достаточно лишь фактов без подробностей (например, бухгалтерии или кадровой службы), а кому-то нужны пояснения и детали (например, служба маркетинга, разрабатывающая стратегию продвижения новой услуги.) Но недопустимо давать разный объем информации сотрудникам одного отдела, если даже это начальник отдела и его ассистент. Это снижает вовлеченность, потому что отдел должен делать общее дело независимо от степени влиятельности должности: от стажера до руководителя;
Обратная связь как реакция на информацию. Это, пожалуй, самое главное в информировании с точки зрения мотивации. Без обратной связи информация не выполняет своей роли, не усваивается и не воспринимается без искажения смысла. Получается в таком случае односторонний информационный поток, который каждый интерпретирует по-своему. А самое главное: вторая сторона лишается возможности высказать свое мнение и быть услышанной. Это также является сильным демотиватором: сотрудник ощущает себя лишь винтиком в большом механизме, которому дают указания к исполнению без возможности диалога.