Обеспечение сохранности документов и сдача их в государственный архив

Актуальность. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы  деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.
Наряду с появлением электронных технологий становится возможным хранить документы на электронных носителях, безбумажный рабочий процесс, имеет возможность сохранять значительные области, ранее занятые архивами, автоматизированные технологии позволяют значительно ускорить операции по подготовке дел для архивного хранения.
Объектом исследования являются документы.
Предмет исследования - обеспечение сохранности документов и сдача их в государственный архив.
Целью написания данной курсовой работы является изучение обеспечения сохранности документов и сдача их в государственный архив.
Задачи курсовой работы:
изучить роль обеспечения сохранности архивных документов;
охарактеризовать оборудование архива;
раскрыть сущность подготовки сдачи документов в государственный архив;
рассмотреть основные этапы подготовки документов к последующему хранению.
В работе использованы методы анализа и синтеза, обобщение и переход от единичного к общему.
Структура работы. Данная работа состоит из двух глав, введения, заключения, списка литературы.
1. Обеспечение сохранности документов

1.1. Роль обеспечения сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов играет немаловажную роль и предлагает целую систему различных мероприятий, которые включают в себя рациональное размещение всех документов, обеспечивает контроль движения и позволяет копировать их с целью создания страхового фонда и восстановления. Чтобы не допустить неправильного хранения бумаг, обязательно должны выполняться определенные нормы по хранению. В противном случае лицо, которое несет ответственность, будет привлечено к административной, а в некоторых особых случаях к уголовной ответственности1.
Чтобы обеспечить сохранность документов, осуществляются следующие меры:
1. В первую очередь учитывается специальный комплекс мер для обеспечения хранения, который предусматривает создание материальной и технической базы.
2. Принимается комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий, то есть учитывается температура, влажность, режим.
3. Система мер по обеспечению сохранности архивных документов играет важную роль не только в хранении, но и при передаче документов на хранение.
При хранении документов соблюдаются такие нормы:
1. Учитывается температурно-влажностной режим.
2. Световой режим.
3. Санитарно-гигиенический.
4. Охранный.
Для того чтобы обеспечить оптимальные условия хранения документов, учитываются дополнительно следующие моменты:
Строится или реконструируется специальное помещение для архива.
Архивохранилище должно быть оборудовано средствами для пожаротушения и сигнализацией.
Правила сохранности архивного хранения документов предусматривают применение технических средств для создания специальных нормативных условий температуры и влажности.
При перемещении документов также используются специальные средства.
Если все меры предосторожности будут выполнены, то никаких проблем с хранением не произойдет.
Для того чтобы документы хранились правильно, обязательно подбирается соответствующее здание. Оно должно соответствовать таким нормативам:
Архив должен располагаться в отдельном помещении, которое проходит проверку специальной экспертной комиссией. В эту комиссию входят все представители архива, представители пожарной и охранной служб. По окончании проверки составляется акт, в котором указано, принимается помещение или нет.
Учет и обеспечение сохранности архивных документов не могут производиться в здании, которое не было принято в эксплуатацию из-за нарушения режима хранения документов.
В архиве должны быть охранная сигнализация, решетки на окнах, если он располагается на нижнем этаже2.
Архив должен включать в себя несколько помещений, среди них выделяют помещения для отдельных видов документов, например, это могут быть бумаги, которые требуют временного хранения, читальный зал, комната для сотрудников. Если это государственный архив, то комнат там будет намного больше.
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов, которые несут особую важность, включает в себя отдельные изолированные помещения с железными дверями и распашными решетками на окнах.
В архиве ни в коем случае не должны прокладываться трубы водоснабжения и канализации. Обязательно должен отсутствовать газопровод или открытая система электропроводки.
Хранилище оборудуется таким образом, чтобы не было большого скопления пыли и само по себе помещение хорошо проветривалось.
Как правило, окна здания, где хранятся бумаги, должны выходить на север, это необходимо для того, чтобы защитить бумаги от прямых попаданий солнечных лучей.
Особое внимание уделяется именно пожарной безопасности, поэтому в здании предусматривается не только внутренняя сигнализация, но и запасной выход.
Вне рабочее время двери хранилища и окна подлежат опечатыванию. Обеспечение сохранности архивных документов подразумевает то, что ключи находятся у одного ответственного за это лица.
В помещении с бумагами курение строго запрещается. Нельзя использовать также водонагревательные и взрывоопасные предметы, хранить продукты.
Надо учитывать и тот факт, что попасть в хранилище может далеко не каждый человек. Доступ имеют сотрудники, которые там работают, а посторонние лица туда не допускаются.