ДОКУМЕНТ КАК МАТЕРИАЛЬНЫЙ НОСИТЕЛЬ И СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ В ЭПОХУ ИНФОРМАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Введение

Значение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления для предприятия обусловлены тем, что успешность организации зависит от эффективности и скорости информационного обмена как внутри организации, так и во внешней среде . Сюда же относится оперативность разработки документов и надежность информации и системы ее обеспечения.
Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления дает возможность комплексного применения современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, редактирование текстов, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, подготовка и принятие решения и др.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала .
Внедрение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления на предприятии ведет к совершенствованию стиля и методов управления, перераспределению функций персонала, повышению производительности труда.
При этом следует учитывать и недостатки, такие как: отрицательное воздействие электронной техники на организм человека, уменьшение личных контактов между сотрудниками и повышение квалификационных требований к персоналу, что ведет к сопротивлению изменениям среди персонала.
Таким образом, значение новых информационных технологий в документационном обеспечении управления для организации несомненно и несет множество положительных моментов. Однако, следует учитывать и недостатки.
Данное исследование актуально потому, что позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании данных.
Объект – документационное обеспечение. Предмет документ как материальный носитель и способ документирования в эпоху информационных коммуникаций.
Были взяты данные по документообороту за последние три года.
Информационно-аналитическую базу исследования составили работы следующих авторов: Старыгин А.В., Старыгина Е.В. , Топаз А.И. , Царева А.А. , Чемоданова О.Н., Гриб Г.Ю. , Чесалов Л.Е., Митракова О.В. , Шайтура С.В. , Шишкин Р.Н. , Энговатова О. , Юсупова Э.Р. , Якименко А.С., Коровина М.А. , Яроцкая Л.В. , Ярыгин И.А.
Были исследованы и электронные источники. Например, по мнению Путькиной Л.В. электронный офис – это система для интеграции подсистем предприятия с целью повышения удобства работы и оптимального взаимоотношения между персоналом и структурными подразделениями предприятия .
Несмотря на обилие проведенных исследований, тема не была объектом изучения специальной литературы, т.е. не были обнаружены интегрирующие работы, которые бы объединяли всю информацию по этой теме и делали общий вывод.
Цель – выявить особенности документа как материального носителя и способа документирования в эпоху информационных коммуникаций. Задачи:
определить понятие и сущность информационных технологий в документационном обеспечении;
изучить наполняемость информационных технологий в документационном обеспечении.
В исследовании использовались следующие методы: системный; структурный; функциональный; информационный; аксиоматический; выборочный; методы синтеза и анализа.
Теоретическая значимость заключается в составлении классификации новых информационных технологий в документационном обеспечении управления.
Практическое значение исследования состоит в разработке проектно-практических рекомендаций, направленных на совершенствование использования новых информационных технологий в документационном обеспечении управления.
 

1. Понятие и сущность информационных технологий в документационном обеспечении

Процесс исследования информационных технологий в документационном обеспечении управления – это алгоритм, позволяющий выявить особенности информационных технологий и выбрать оптимальную систему.
Электронный документооборот – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве. В структуру электронного офиса входят системы электронного документооборота (СЭД) системы делопроизводства, которые должны каждые 3 года проходить аудит на предмет соответствия требованиям нормам ГК РФ, касающихся персональных данных. В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации.
ПО – программные средства – операционная система, пакет офисных программ MS, файловый менеджер, антивирус и др.
Аппаратная часть – системный блок, монитор, клавиатура, мышь, ИБП.
При проведении контроля информационной защиты предприятие может привлекать сторонние организации, имеющие лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации согласно п. 17 Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» .
Такие лицензии выдаются ФСБ РФ согласно Постановлению Правительства РФ от 03.02.2012 № 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации» .
Определения рассматриваемых электронных форм коммуникативной деятельности закреплены в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», где под ними понимаются: «электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети»; «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» .
Приведем видовой состав систем электронного офиса. Для этого рассмотрим следующие продукты.
1. Евфрат-Документооборот. Данная система обладает достаточно высокой функциональностью, чтобы организовать электронный документооборот для малых и больших компаний любой формы собственности.
Позволяет решить все основные задачи делопроизводства (автоматизировать процесс регистрации документов, возможность быстрого поиска, организовать взаимодействие по работе с документами, проводить контроль исполнительской дисциплины, присутствуют встроенные средства сканирования и распознавания, заложено формирование журналов и отчетов, долговременное хранение электронных документов, разграничение прав доступа, ЭЦП, почтовый клиент). Можно работать не только в локальном офисе, но и в отдельно расположенных офисах .
Отличает простота и удобство настройки и использования с интуитивно понятным интерфейсом. Система Евфрат подойдет фирмам со слабой IT-службой.
Предлагается как «коробочное» решение, так и возможность проектировать «под себя». Предоставляется возможность бесплатно скачать демо-версию Е1 Евфрат: система управления документами и бизнес-процессами для оценки возможностей с официального сайта.
2. DocsVision обеспечивает ведение всех основных процессов делопроизводства, включая регистрацию и рассмотрение документов, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, ведение архива компании.
Существует множество разнообразных приложений, настройкой или доработкой которых возможно развить требующийся функционал, управление направлением сложных потоков обработки информации. Есть возможность интеграции с иными информационными системами, позволяет выполнять репликацию данных.
3. DIRECTUM. Заложена возможность управления документооборотом по полной форме – ввод документов из различных источников (сканеры, факсы, электронная почта, файловая система и др.), преобразование и хранение документов различных форматов (управленческих и медиа) в большом объеме, их регистрация согласно номенклатуре дел, эффективный поиск документов, их редактирование, обмен электронными документами с ЭЦП, структурирование по папкам и история работы с документами, механизмы согласования документов, выдачи поручений и контроль исполнения. Можно задавать типовые или свободные маршруты движения документов, есть разграничение прав доступа .
4. ДЕЛО – еще один вариант решения для автоматизации процессов делопроизводства на бумажных носителях, позволяет ведение полностью электронного документооборота или совмещения режимов (бумажно-электронного) .
Может использоваться как в небольших фирмах (от нескольких пользователей), так и в организациях со сложной структурой (до нескольких тысяч компьютеров) со значительным объемом документооборота.
Обладает достаточными возможностями для адаптации под индивидуальные требования и интеграции со многими уже имеющимися информационными системами компании. Отличает простота установки, настройки и дальнейшего использования.
Предлагается «коробочное» решение (заложена возможность работы с поручениями, различные способы согласования, разграничение прав доступа и т.д.), так и возможность доработки на заказ.
5. Инфоклиника.RU - комплексное SaaS решение для организации сайта электронной регистратуры и личного кабинета пациента клиники.
Многофункциональная информационная система (МИС) Инфоклиника – полнофункциональная медицинская информационная система: управление поликлиникой, больницей, медицинским центром и сетью медицинских учреждений.
Преимущества:
 простое и быстрое подключение клиники к порталу;
 не требуется покупка, настройка и администрирование дорогостоящих серверов в клинике;
 минимальные требования к оборудованию и интернету в клинике;
 снижение нагрузки на регистратуру в клинике;
 нулевое администрирование;
 производительность и отказоустойчивость;
 наглядная статистика через сервис Яндекс.Метрика.
При долговременном хранении гарантированно истекают сроки действия сертификатов ЭП (не более 5 лет согласно 63-ФЗ), завершается поддержка версий операционных систем (ОС), электронных форматов документов, подвергаются износу носители информации.