Делопроизводство ведущего специалиста сервисного сопровождения клиентов АО ГСК Югория

Введение
Актуальность темы заключается в правильной организации документационного обеспечения деятельности страхового отдела, ведь необходимо уделять внимание документам на всех этапах создания и прохождения – начиная от регистрации и заканчивая его хранением. Правильно оформленные документы обеспечивают защиту интересов страхового отдела и говорят о надежности страховой компании. В случае, если специалист при оформлении документов допустит ошибку в результате невнимательности, то это приведет к некоторым неудобствам в дальнейшем. Например, неправильно будет проведен расчет страховой премии, а клиент страхового отдела останется не доволен. Компетенция ведущего специалиста зависит от качества выполняемой работы, а именно от того, как правильно он оформит документы по страховому случаю или запросы в официальные органы и т.д.
Объект исследования – деятельность ведущего специалиста по сервисному сопровождению клиентов ОАО «ГСК «Югория» в г. Ханты-Мансийск.
Предмет исследования – комплекс документов, образующихся в процессе работы ведущего специалиста по сервисному сопровождению клиентов.
Цель курсовой работы – исследовать процесс документооборота ведущего специалиста по сервисному сопровождению клиентов ОАО «ГСК «Югория». В соответствии с указанной целью, необходимо выделить следующие задачи курсовой работы:
- исследовать особенности документооборота в страховании;
- выявить значимость документационного оформления страховых выплат;
- провести анализ документов, образующихся при работе ведущего специалиста сервисного сопровождения клиента ОАО «ГСК «Югория»;
- привести характеристику автоматизированного рабочего места ведущего специалиста по сервисному сопровождению клиентов;
- рассмотреть особенности формирования и ведения дел ведущим специалистом по сервисному сопровождению клиентов.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

 
1. Теоретические аспекты делопроизводства в страховой организации

1.1. Особенности документооборота в страховании
Документооборот в страховании – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документарная фиксация основных процессов, происходящих в любой организации, – одна из важных сторон ее деятельности . В целом ряде организаций в связи с особенностью регламентации их деятельности вопросы документооборота играют существенную роль, а процессу его организации уделяется значительное внимание. Документооборот страховой организации условно можно разделить на три блока:
1. Традиционный документооборот: общеюридический, общехозяйственный, кадровый, административный, в том числе по построению бизнес-процессов и разработке стратегий.
2. Бухгалтерско-налоговый (формируемый с учетом в страховой специфики).
3. Специфический страховой документооборот (присущий только деятельности страховой организации):
- по аквизиционной деятельности, включая работу со страховыми посредниками;
- по урегулированию убытков;
- по перестрахованию;
- по инвестиционной деятельности страховщика;
- по работе с контрагентами на аутсорсинге, которые обеспечивают возможность предоставления страхового возмещения в натуральной форме .
Доля страхового учета и документооборота в страховой компании является преобладающей не только ввиду специализации компании на данном виде деятельности, но также ввиду значительной зарегламентированности со стороны государства и надзорных органов всей страховой деятельности. Специфика документооборота и делопроизводства страховой компании определяется следующими факторами:
- спецификой деятельности данной группы хозяйствующих субъектов;
- ограниченностью осуществляемых видов деятельности (страховщик может осуществлять только страховую и перестраховочную деятельность либо осуществлять взаимное страхование);
- спецификой учета и отчетности и спецификой бухгалтерского учета страховой компании;
- спецификой налогообложения и контроля за деятельностью страховой компании .
Процесс делопроизводства страховой компании отражается в следующих группах документов.
1. Первичные документы:
Данная группа документов отражает взаимоотношения, возникающие между страхователем и страховщиком, фиксирует их взаимные обязательства и процесс их исполнения как на стадии приема риска на страхование, так и на стадии урегулирования убытков. В эту группу входят и документы, отражающие отношения по дальнейшей цессии риска, т.е. отношения цедент – перестраховщик. Эта группа представлена такими документами, как:
- договор страхования,
- страховой полис,
- квитанции формы А-7, страховой акт,
- заявление на страхование,
- анкеты предстраховой экспертизы,
- извещение о страховом случае,
- слип, аддендум, бордеро, счет в перестраховании,
- генеральный договор об общих условиях факультативного (облигаторного перестрахования) и т.д.
2. Документы и базы страхового учета:
Кроме первичных документов, непосредственно отражающих операции по страхованию (перестрахованию), страховая компания ведет целый ряд баз страхового учета, в которых фиксируются осуществляемые страховые операции. Как правило, эти базы ведутся в электронном виде с последующим (периодическим) обязательным формированием и выведением на бумажный носитель различных журналов, отражающих информацию, содержащуюся в этих базах. Примерами таких журналов являются:
- Журнал заключенных договоров страхования,
- Журнал начисленных (оплаченных) страховых премий,
- Журнал учета агентского вознаграждения,
- Журнал заявленных (оплаченных) убытков,
- Журнал долей рисков, переданных в перестрахование,
- Журнал взаиморасчетов с перестраховщиками по перестраховочным премиям (сч. 77.4) и т.д.
3. Документы по инвестиционной деятельности:
Наряду с собственно страховой деятельностью инвестиционная деятельность страховщика является крайне важной, а отчетность по ней – весьма объемной. Страховщик обязан соблюдать требования законодательства, регламентирующего перечень и структуру активов, принимаемых в покрытие страховых резервов и собственных средств страховщика (приказы Минфина России № 100N и №149N) .
Основные операции по размещению активов отражаются на счетах бухгалтерского учета страховой организации. Кроме того, составляются следующие документы: отчет о размещении средств страховых резервов и составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; отчет о размещении средств страховых резервов и о составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; журнал покупки (продажи) ценных бумаг; журнал расчета дохода от размещения страховых резервов и собственных средств страховщика. Отдельно учитываются дебиторская задолженность и доли перестраховщиков в страховых резервах.
4. Документы и базы статистического учета:
Страховые компании формируют четыре формы статистической отчетности:
- 1C – направляется в инспекцию страхового надзора ежеквартально в срок до 15-го числа месяца, следующего за окончанием квартала (форма отчета утверждена приказом Минфина России № 7Н);
- 1СК – сдается ежеквартально в Росстат;
- 1ФСК – форма статистической отчетности, которая направляется в Центральный банк РФ один раз в год;
- 2С – форма годовой статистической отчетности (ГСО), направляемой ежегодно в срок до 1 июня в инспекцию страхового надзора и содержащая наиболее подробную статистическую информацию о деятельности страховой организации в разрезе видов страхования и регионов.
5. Документы и базы бухгалтерского и налогового учета.
Как и любой хозяйствующий субъект, страховая компания ведет базы бухгалтерского и налогового учета и формирует документы, фиксирующие соответствующие операции для целей учета и отчетности. Специфика состоит в особенностях бухгалтерского учета страховщика (определено приказом Минфина России №69N), включая наличие специальных счетов, отсутствующих в бухгалтерском учете иных хозяйствующих субъектов.
6. Общехозяйственные документы (со спецификой бухгалтерского учета). Для обеспечения своей деятельности страховая компания осуществляет ряд затрат, связанных как с организацией общей системы управления и функционирования компании, так и с исполнением условий договоров страхования, по которым необходимо предоставить страховое возмещение (обеспечение) в натуральном выражении, т.е. путем предоставления услуг . Страховщик заключает договоры с контрагентами (поставщиками) на приобретение оргтехники, канцелярских товаров, осуществление рекламной кампании, выплачивает заработную плату и вознаграждение агентам и т.д. Все эти операции отражаются в общехозяйственных документах страховой компании, однако в связи с особенностями деятельности страховщика с тоски зрения бухгалтерского учета они будут иметь свою специфику отражения на счетах бухгалтерского учета, а также специфику учета для формирования финансового результата деятельности компании.
7. Общеюридические документы (уставные, организационные и т.д.). Как и любая организация, страховая компания имеет учредительные документы, в том числе определяющие ее организационно-правовую форму, специфику деятельности и пр.; документы, подтверждающие регистрацию компании в качестве юридического лица и постановку на налоговый и статистический учет; лицензионные документы; документы по деятельности обособленных подразделений компании и иные документы, отражающие организационно-правовую деятельность. Страховая компания так же, как любое юридическое лицо, осуществляет прием на работу сотрудников и ведет кадровый учет.

1.2. Значимость документационного оформления страховых выплат
Документационное обеспечение – это важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.