Организация подготовки дел к архивному хранению в организации

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность организации неразрывно связана с делопроизводством, а то, в свою очередь, с архивным хранением. Поскольку разные документы имеют разные сроки хранения, в том числе и постоянные, держать все в структурных подразделениях не является целесообразным. Рано или поздно шкафы наполняются документами и руководство учреждения приходит к решению организовать архивное хранение документов, которое должно осуществляться правильно вне зависимости от величины организации.
Тема организации архивного хранения документов далеко не нова. Многие исследователи посвящают этой теме свои статьи, поскольку происходят изменения в законодательстве, появляются новые тенденции работы с документами, которые не могут не отразиться на работе архива. Как правило, архивы коммерческих организаций подчиняются тем же правилам, что и архивы государственных учреждений, поскольку любая организация в конечном итоге передает свои дела в муниципальный или государственный архив.
Объектом исследования является архивное хранение дел в организации.
Предметом исследования является подготовка дел к архивному хранению.
Целью данной курсовой работы является анализ особенностей организации подготовки дел к архивному хранению в организации.
Задачи курсовой работы:
– охарактеризовать понятие и нормативно-правовые основы организации архивного хранения дел в организации;
– определить требования организации архивного хранения дел в организации;
– рассмотреть порядок экспертизы ценности документов, оформления и составления описей дел;
– рассмотреть порядок передачи дел в архивное хранение
В работе используются методы анализа и синтеза, обобщения и перехода от единичного к общему.
Структура работы. Эта работа состоит из двух глав, введения, заключения, списка использованных источников.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие и нормативно-правовые основы организации архивного хранения дел в организации

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое – длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов.
За свой «жизненный» путь документы проходят несколько стадий – создание, обработку, передачу в архив и уничтожение, что составляет документооборот (регламентируется с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту либо положением о документообороте).
Для обеспечения выполнения всех функций архива (хранение, учет, использование, обеспечение сохранности документов, комплектование) необходимо организовывать работу в соответствии с планом. С.В. Тиханович в статье «План работы архива на год» подробно описывает, какие работы выполняются и какие документы оформляются для обеспечения каждой функции архива .
Так, для обеспечения хранения документов необходима установка пожарной и охранной сигнализации, либо опечатывание дверей; для учета документов при поступлении документов в архив необходимо составить передаточную опись, зарегистрировать документы в учетных журналах. При обеспечении сохранности документов в архиве выполняются санитарно-профилактические работы – санитарно-гигиеническая обработка, снятие показаний контрольно-измерительных приборов и занесение данных в соответствующие журналы и пр. Также автор приводит примерный план работы архива, который может быть взят за основу при разработке плана для архива своей организации.
Организация работы архива организации достаточно трудоемкая задача, требующая выполнения определенных норм законодательства. Часто ведению архива не уделяется должное внимание, что чревато наложением различных штрафов. Ответственность за нарушение норм хранения документов применяется как к государственным, так и негосударственным организациям.
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.
Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 . О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс России (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, – 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело – 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс России , Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.
В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых – это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
В организации любой формы собственности присутствуют кадровые документы, которые необходимо хранить в течение определенного периода времени. Ю.Ю. Жижерина в статье «Организация хранения кадровых документов» отвечает на вопросы: «Как и где хранить кадровые документы», «Как поступить с документами, которые уже не надо хранить» и «Какова ответственность работодателя в случаях нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также неисполнения обязанности по их хранению. Кроме того, в статье представлены термины по теме, извлеченные из федеральных законов и других законодательных и нормативно-методических актов России.
Анализу наиболее существенных проблем архивного хранения документов по личному составу посвящена статья В.А. Араслановой «Современные тенденции в архивном хранении документов по личному составу в Российской Федерации». Автор акцентирует внимание на некоторых противоречиях действующего законодательства России, на важности обеспечения сохранности документов по личному составу. Автор отмечает, что в последнее время ряд специализированных компаний оказывает поддержку организациям, испытывающим трудности в оформлении и передаче документов в архив. В частности, такие аутсорсинговые организации осуществляют комплексную архивную обработку, обеспечивающую беспрепятственную сдачу документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы, что, безусловно, приведёт к решению ряда проблем архивного хранения документов по личному составу.
В настоящее время работу современной фирмы невозможно представить без компьютера, с помощью которого составляются и оформляются документы. Многие организации применяют системы электронного документооборота, позволяющие создавать электронные документы. Но электронные документы, как и документы на традиционных носителях, необходимо хранить. В статье «Особенности хранения электронных документов» Е.Н. Кожанова приводит термины по теме, характеризует нормативную базу по хранению электронных документов, описывает процедуру формирования электронных документов в дела. Автор подробно описывает порядок составления внутренней описи электронных дел и документов, приводит примеры оформления. Отдельно рассматриваются требования к форматам электронных документов и носителям. Также автор останавливается на порядке передачи документов в архив, постановке их на учет, хранении электронных документов и порядке их уничтожения. Данная статья – методическое пособие по организации хранения электронных документов, поскольку формирование электронного архива еще не распространено повсеместно, в процессе работы могут возникнуть практические вопросы, на которые в статье уже есть ответы .
Все документы, подлежащие хранению в архиве, передаются по описи. Как правильно оформить этот документ описывает Е.Н. Кожанова в статье «Опись дел для передачи документов в архив организации» . Автор приводит выдержки из законодательства, регламентирующие правила оформления описи, а также представляет пример заполнения описи для передачи документов на бумажном носителе.
Основная функция архива – обеспечение сохранности документов, однако иногда случаются форс-мажорные ситуации, когда происходит повреждение, уничтожение или утрата документов .
Что делать в таких случаях рассказывает В.С. Туркина в статье «Форс-мажор в архиве: действия при порче документов». На первом этапе автор предлагает сообщить о случившемся руководству, на втором – получить официальное подтверждение произошедшего (в случае чрезвычайных ситуаций). На третьем этапе необходимо создать комиссию по расследованию причин пропажи документов и составить акт по итогам ее работы. Далее проводится инвентаризация и составляется опись утраченных (поврежденных) документов. На заключительном этапе автор предлагает восстановить утраченную документацию (если это возможно).

1.2. Требования организации архивного хранения дел в организации

В ходе деятельности практически любой организации формируется большое количество документов, таких как внутренние локальные акты, бухгалтерского и налогового учета, договоры, кадрового делопроизводства и др., которые являются информационной основой деятельности, поскольку именно в них сосредоточено более 80 % ее информационных ресурсов .