Внедрение программы Yammer, для усовершенствования коммуникаций среди сотрудников организации

Пожалуй многие сталкиваются с ситуациями в работе, когда нет точной информации о работе других сотрудников. Такие проблемы обычно связаны с внутренними коммуникациями, которые влияют на эффективность бизнес-процессов.
Внутренние коммуникации в организации настолько важны, что зачастую в компаниях в штате существует должность отдельных специалистов по информационному обеспечению.
В работе будет представлен проект по внедрению программы Yammer для усовершенствованию коммуникации среди сотрудников организации.
Yammer — это корпоративная социальная сеть, помогающая сотрудникам компании открыто сотрудничать и взаимодействовать, в том числе с партнерами. С помощью Yammer можно подключиться к нудным сайтам организации, искать информацию и совместно использовать ее, систематизировать проекты и идеи.
Внутри компании можно обмениваться информацией, ресурсами и бизнес-приложениями.
Подключаясь же к нужным людям есть функция поиска актуальной и важной информации, также назначение заданий. Yammer умеет создавать группы для совместной работы в командах и организациях сроков исполнения, выполнять сбор обратной информации. В рамках сервиса можно настроить профиль компании с фото, основную информацию, навыки сотрудников и информацию о каждом сотруднике.
Основные характеристики Yammer:
- высокий уровень безопасности;
- архив разговоров;
- просмотр онлайн-контактов;
- поиск людей, групп, текста;
- создание профилей.
Целью курсовой работы является внедрение программы Yammer, для усовершенствования коммуникаций среди сотрудников организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- сформулировать цели и задачи проекта;
- определить основные направления поиска информации;
- определить организационную структуру управления;
- разработать рекомендации по управлению рисками и изменениями;
- разработать рекомендации по управлению контрактами и качеством;
- разработать рекомендации по управлению маркетингом.
Работа состоит из следующих структуральных элементов: введение, шесть глав, заключение, список использованных источников.

1 ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ ПРОЕКТА

1.1 Формирование целей и задач проекта

Основной целью разрабатываемого проекта является внедрение программы Yammer, для усовершенствования коммуникаций среди сотрудников организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи проекта:
- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
- в процессе обмена информацией совершенствование межличностных отношений;
- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками;
- регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
- формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
- формирование отношение к себе, к другим сотрудникам и к коллективу в организации в целом;
- обмен деятельностью, технологиями, средствами, информационными приемами;
- изменение мотивации поведения;
- обмен эмоциями;
- обмен профессиональными навыками и умениями в коллективе, помощь в работе, решение рабочих моментов в кратчайшие сроки.
Внедрение программы Yammer позволит решить следующие важные функции в организации:
- информативную - предоставление необходимой информации свои коллегам, передачу сведений;
- мотивационную функцию — побуждает сотрудников к более эффективному выполнению своих обязанностей, используя в приложении просьбы, убеждения и приказы;
- контрольную функцию — на основе соподчиненности и иерархии отслеживание различными способами поведения сотрудников;
- экспрессивную функцию — способствует эмоциональному выражению чувств и желаний, позволяет выразить отношение к происходящему, удовлетворению социальных потребностей сотрудников.
Благодаря внедрению программы Yammer повысится скорость обмена информацией в коллективе организации.

1.2 Определение основных направлений поиска информации

Для поиска информации определены следующие направления:
- создать единую систему форм передачи информации, повысить управляемость организации;
- как подчиненных, так и руководителей обеспечить информацией, необходимой для выполнения производственных процессов;
- укреплять и создавать у сотрудников чувство причастности к делам компании;
- стимулировать сотрудников влиять на настроение в организации (производительность труда повышает правильно выстроенная система мотивации в компании);
- для выполнения производственных задач повышается коммуникативность между отделами;
- укреплять трудовую дисциплину;
- создавать благоприятный психологический климат в коллективе.
Благодаря внедрению программы, повысится скорость обмена информацией. Любая информация имеет срок давности, информация теряет свою значимость по истечении срока давности, поэтому скорость обмена является особенно важной.

1.3 Определение организационной структуры управления

Таблица 1– Основные направления в создании организационной структуры
Наименование компетенции
Характеристика
Работа в команде
Активность в совместной работе
Учет мнений коллег при принятии решений
Партнерские отношения к коллегам
Ориентация на результат
Работоспособность
Обязательность
Ответственность
Эффективная коммуникация
Аргументация своей позиции
Прояснение позиции собеседника
Открытость новому
Освоение новых технологий
Применение в работе новых материалов
Способность к обучению
Поиск лучших решений
Изучение лучших практик
Предложение путей их совершенствования
Анализируя данные таблицы, можно сделать вывод, что одним из основным направлений в создании организационной структуры является является создание такого штата сотрудников, который будет готов к освоению новых практик, будет иметь высокую способность к обучению.
Управление организацией – комплекс мер, направленных на создание оптимальных условий, в которых коллектив компании сможет достичь поставленных целей с лучшими показателями, в минимальные сроки и при низких затратах всех видов ресурсов [8].
Как любая методология, системный подход подразумевает наличие определенных принципов и способов организации деятельности, в данном случае деятельности, связанной с анализом и синтезом систем.