Русский язык в электронной деловой коммуникации (на материале электронной деловой переписки)

Электронная переписка сегодня один из самых распространенных видов деловой коммуникации, который вместе с тем вызывает немало вопросов, связанных главных образом с культурой и этикой делового общения. Речь идет о переписке посредством электронной почты, весьма свободной и практически ничем не регламентированной. Отсутствие всяких правил, между тем, не способствует установлению деловых отношений, поскольку «вольности», которые нередко позволяют себе адресант и (или) адресат, могут вызвать недоверие к деловым качествам партнера, к его репутации.
Следует указать, что сведения об электронной форме переписки и упо-минания о некоторых ее особенностях содержатся в большинстве пособий по деловой переписке [см., например: Янковая, 2007; Кирсанова и др., 2018; Деловое письмо, 2018]; издано немало научных статей о деловом стиле современной документной коммуникации [см., например: Нечаева, 2012; Химик, 2016; Сосновая, 2017 и др.]; опубликованы отдельные практические пособия [см., например: Северская, 2019] и единичные вузовские издания, посвященные деловому этикету в электронной переписке [см., например: Шевченко, 2011]; об электронной переписке много пишут на различных интернет-сайтах, в блогах. Между тем научно-методических материалов в виде пособий, рекомендаций нет.
Вероятно, их нет потому, что правила электронной деловой переписки могут и должны быть установлены корпоративными правилами. К этому организации подталкивает объективная необходимость, ведь получая электронное письмо от других организаций, адресат нередко ощущает неуважительное отношение к себе: электронное послание, например, может состоять только из вложения, не содержать ни тему, ни хотя бы минимальную текстовую информацию приветствия, пояснения и проч. Между тем электронная переписка есть не что иное, как деловая коммуникация, представленная в виде деловой переписки и реализованная одним из возможных способов, следовательно, на нее распространяются и все известные принципы успешной коммуникации, и правила, применяемые в деловом (служебном) письме. При этом важно принять аксиому: не столь важно, как пишут нам, важно, как пишем мы! Выработав некоторые корпоративные правила электронной переписки, можно сподвигнуть потенциальных адресатов к тому же.
Правила электронной переписки просты и очевидны, ведь соответствующие поля и «подсказки» от разработчиков коммуникационных порталов указывают на необходимость их заполнения. Важная составляющая электронного письма - его структурированная информация. В целом структура текста электронного делового письма весьма схожа со структурой его бумажного аналога и должна содержать три основные композиционные части основного содержания (введение, основная часть, заключение), изложенные кратко и логически последовательно.
Обязательно должно быть заполнено поле «Тема», что позволяет сотрудникам делопроизводственных служб классифицировать письма, распределять их между соответствующими работниками организации в зависимости от их полномочий и компетенций, а адресату определить важность письма и планировать в связи с этим работу с представленной в нем информацией. Краткая формулировка темы письма, таким образом, - его важная составляющая, которую можно квалифицировать как заместитель заголовка к основному тексту традиционного письма. При этом если в традиционной переписке заголовок к тексту формулируется при помощи предлога о (об), то есть содержит наименование темы посредством ответа на вопрос «о чем?», то в электронной переписке тема формулируется в форме назывного предложения; ср., например: Совещание об исполнении проекта; Ресурсы для проведения дистанционного обучения; и т. п. При необходимости в специальном поле может быть указана степень важности и срочности.
Безусловно, оптимальный способ информировать адресата о наименовании, организационно-правовой форме организации, степени юридической значимости письма - разместить письмо-вложение на официальном бланке организации, составленное по всем правилам делового письма и заверенное подписью уполномоченного лица. При этом нередко возникает вопрос, следует ли в специальном поле для текста электронного письма делать какие-то записи, если информация есть в письме-вложении? С нашей точки зрения, это необходимо делать, выказывая тем самым уважение к конкретному адресату. В этом случае текст не должен повторять информацию, помещенную в письме-вложении, он в известной степени может быть унифицирован и должен обязательно содержать приветствие, информацию о письме-вложении и подпись.
Наряду с такими письмами, имеют место и многочисленные электронные сообщения, полностью, без необходимости прикрепления официально оформленного письма, содержащие необходимую информацию в специальном поле. Считается, что текст такого электронного письма не должен быть длинным и перегруженным подробностями, то есть должен учитывать способность и возможность адресата воспринять информацию полно и точно, тем самым достичь коммуникативной цели. По мнению некоторых исследователей, электронное письмо должно быть в два раза короче обычного письма на бумаге [Шевченко, 2011]; напомним, что оптимальным для традиционного письма является одностраничный объем: адресат, пишет А. Сосновская, с большей вероятностью внимательно прочитает письмо, укладывающееся в страницу формата А4, чем будет разбираться в многостраничном документе [Сосновская, 2017, с. 31].