Организационные формы делопроизводства. Анализ Структуры и службы ДОУ.

Эффективная деятельность предприятий непосредственно связана с формированием и организацией документооборота, который формирует функциональную связь между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятиях в соответствии с действующими нормами позволит обеспечивать защиту интересов всего предприятия, увеличивать эффективность управленческого труда и его персонала.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, деятельности предприятия, направленная на обеспечение документирования и организации составления документов, организации работы с официальными документами компании .
Организация документооборота, как важная часть организации работы с документами на предприятии, в свою очередь, связана с проблемами организации движения и учета документов на предприятиях.
Для организации их хранения на предприятии ведут архивные дела. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различной документации, объединяет делопроизводство с документационным обеспечением управления (ДОУ).
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных элементов (Рис. 1.1).















Рисунок 1.1 - Структура делопроизводства

Руководители предприятий, как правило, берут на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных норм работы с официальными документами в структурных подразделениях компании.



Рисунок 1.2 - Основные задачи делопроизводства

Таким образом, в целом решаются следующие задачи делопроизводства:
 создать и оформить официальные документы в соответствии с определенными стандартами,
 создать все необходимые условия для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организовать регистрацию документов, обеспечить контроль за движением документов и сроком исполнения),
 создать необходимые условия для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классифицировать документы по определенным делам),
 создать надежные условия хранения документов.


1.2.Основные организационные формы делопроизводства

Эффективная деятельность предприятия обеспечивает организация систем связей между различной управленческой документацией. Непосредственная реализация работы по делопроизводству осуществляется должностным лицом предприятия, на которого возлагается ответственность за учет и обеспечение сохранности документов.
Существует три организационные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная формы.
Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций.
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано (что касается организации справочно-информационного обслуживания подразделений компании, хранения документов и формирования дел).
Форму организации делопроизводства предприятие выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших предприятий, где документирование осуществляется непосредственно в подразделениях компании, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании обеспечивает :
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Таким образом, крупные компании должны стремиться к целесообразной централизации различных функций делопроизводства, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.