введение системы электронного документооборота в конкретную IT компанию

ведение

В рамках прохождения практики проведено определение требований к проектированию информационной системы автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота создает множество возможностей, связанных с автоматизацией поиска документов в архиве, регистрации поступающих документов, отслеживанием состояния отработки документов.
Актуальность разработки автоматизации систем документооборота обусловлена требованиями действующего законодательства, административных регламентов, в которых прописаны сроки исполнения документации, требования к ответам на запросы. Внедрение систем автоматизации позволяет осуществлять мониторинг исполнения документов, что повышает уровень исполнительской дисциплины сотрудников.
Цель прохождения практики: разработка требований к проекту автоматизации системы документооборота.
Задачи работы:
- анализ технологии электронного документооборота в компании;
- обоснование выбора средства автоматизации электронного документооборота;
- разработка проекта внедрения системы в деятельность компании.
Объект исследования: система документооборота НТЦ "Протей".
Предмет исследования: проект автоматизации технологии документооборота для НТЦ "Протей".


1.Аналитическая часть
1.1. Общая характеристика компании НТЦ "Протей"

В рамках данной работы проведен анализ технологии документооборота НТЦ "Протей". Профилем деятельности компании является разработка и сопровождение Web-систем, мобильных приложений.
Организационная структура компании показана на рисунке 2.

Рисунок 1 - Организационная структура НТЦ "Протей"

Как показано на рисунке 1, организационная структура компании включает:
- руководство в лице генерального директора, в компетенцию которого входят вопросы координации деятельности компании, подписание распорядительных документов, наложение резолюций, подписание соглашений со сторонними организациями, подписание платёжных документов, определение кадровой политики организации;
-отдел разработки курирует процесс создания и поддержки Web-приложений в соответствии с заказами клиентов;
-в функции экономического подразделения входят вопросы формирования отчетности о деятельности компании, ведение бухгалтерского, налогового учета, учета заработной платы, формирование ценовой политики, разработка перспективных планов развития бизнеса;
-в функции отдела системного администрирования входят вопросы обеспечения работоспособности системной архитектуры компании, управление службой каталогов и файловыми ресурсами;
-отдел защиты информации, курирующий вопросы выполнения требований информационной безопасности в рамках работы системы;
-общий отдел, в состав которого входят специалисты по делопроизводству, а также сотрудники по работе с персоналом.

1.2. Анализ бизнес-процессов электронного документооборота

Регистрация корреспонденции в условиях исследуемой компании в настоящее время производится в журнале учета входящих документов в бумажном варианте, не используются системы автоматизации, позволяющие систематизировать систему документооборота. Перечень недостатков обработки информации в отсутствие системы автоматизации:
отсутствие возможности мониторинга сроков исполнения документов, что потенциально может привести к просрочкам исполнения решений;
отсутствие защиты от пропуска регистрации документа;
сложности в распределении ответственности при выполнении приручений руководства;
невозможность формирования аналитической отчетности о состоянии документооборота в компании.
Оптимизация технологии документооборота связана с внедрением информационной системы.
Внедрение информационной системы документооборота позволит минимизировать влияние указанных недостатков, повысит эффективность работы предприятия, значительно сократит трудозатраты в рамках процессов контроля документооборота.
Мнемосхема модернизированного бизнес-процесса показана на рисунке 3.

Рисунок 2 – Мнемосхема документооборота при внедрении информационной системы

Место автоматизируемой задачи – автоматизация процесса «Контроль Документооборота». Входными информационными потоками являются