Фрагмент для ознакомления
2
ВВЕДЕНИЕ
Кадровая документация совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
Независимо от организационно-правовой формы каждая организация должна вести кадровое делопроизводство в соответствии с нормами действующего законодательства. В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления кадрами любой организации. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Ведением кадровой документации в организациях занимается специальное структурное подразделение – кадровая служба, роль которой в настоящее время существенно возросла.
Актуальность темы работы обусловлена тем, что деятельность кадровой службы как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе делопроизводства. Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная организация кадровой деятельности может служить сокращению затрат на организацию документооборота.
Степень изученности темы. Проблемам кадрового делопроизводства посвящено множество трудов специалистов в области документационного обеспечения управления (ДОУ).
Вследствие подобного многообразия комплекс литературы в указанной сфере можно разделить по следующему принципу:
1. Исследования организации кадрового делопроизводства в целом.
2. Работы, посвященные документированию движения персонала.
3. Научные статьи, касающиеся правового регулирования отношений, возникающих в ходе работы с кадровыми документами.
Проблемы организации кадрового делопроизводства изучены с комплексной точки зрения, иными словами, рассмотрены различные стороны этой проблематики: раскрыты аспекты организации работы с кадровыми документами и документирования движения персонала. Изучена нормативно-правовая база кадрового делопроизводства, а также даны как ее объективный анализ, так и характеристика касательно применения ее на практике.
Цель – выявить направления организации и совершенствования работы с документами по личному составу производственного предприятия. Задачи:
провести теоретическое исследование основ работы с документами по личному составу;
изучить учет документов по личному составу;
описать формы регистрации документов по личному составу;
исследовать кадровое обеспечение;
провести анализ работы с документами по личному составу на примере СДЭК.
Объект СДЭК. Предмет организация и совершенствование работы с документами по личному составу производственного предприятия.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1.1 Учет документов по личному составу
Кадровое делопроизводство так же, как и общее делопроизводство, предусматривает учет документов предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие). Одним из видов учета документов текущего делопроизводства, является их регистрация.
Регистрация документа дает ему юридическую силу, удостоверяя факт его образования или поступления на предприятие.
В соответствии официальным определением данным ГОСТ Р 7.0.97-2016, регистрация документов – это установленная форма записи данных о документе, фиксирующих факт его создания, получения или отправления [1]. Установленная форма предусматривает сведения о дате создания, подписания документа, краткое содержание, основание для создания (например, для приказов), адресата, и иные сведения подлежащие учету. Так, в журнал или книгу установленного образца, картотеку (бумажную или электронную) переносят реквизиты документа.
Регистрация документов необходима для быстрого поиска документа, контроля сроков исполнения, ведения справочно-информационной работы по документам.
Регистрация документов призвана также решать ряд иных задач:
- обеспечение сохранности документов,
- формирование дел в текущем делопроизводстве и архиве;
- придание документу юридической силы,
- формирование сведений о документообороте предприятия.
Регистрации подлежат документы, полученные электронными средствами связи, факсимильными и традиционной почтой. Не нуждаются в регистрации поздравительные адреса, пресса, реклама и брошюры, списки приглашенных и повестки совещаний.
Регистрация документов и учет объема документооборота позволяет правильно распределять документопотоки на предприятии, контролировать сведения о количестве всех видов входящих, исходящих и внутренних документов.
Одним из основных условий придания юридической силы документу является присвоение ему регистрационного номера. Только после регистрации приказ набирает силу, а письма получают официальный характер. При получении документа его регистрация необходима, как факт, подтверждающий получение письма организацией и отсчет времени для его исполнения.
Регистрация документов осуществляет независимо от способа их доставки, в службе делопроизводства или структурном подразделении, которое отвечает за регистрацию и предварительное рассмотрение документов.
Регистрация поступивших документов осуществляется в тот же день или день следующий. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения [2].
Оформление регистрационных документов не закреплено каким-либо единым нормативно-правовым документом. Большинство министерств и ведомств издает локальные акты, которыми закрепляет количество, содержание регистрационных документов, порядок их ведения, хранения, учета и использования.
Примерная инструкция по делопроизводству в организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 [3], устанавливает следующее понятие регистрационного номера документа – это присвоение цифрового или буквенно-цифрового идентификатора документа, который состоит из порядкового номера, по усмотрению организации дополненного буквенными индексами, закрепленными локальными актами организации [3; 9]. На документах составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются в том порядке, в котором организации указаны в преамбуле документа.
Поступивший документ регистрируется по установленной форме: регистрационный № и дата поступления «На №____от____».
Радел Примерной инструкции по делопроизводству, посвященный регистрации документов, закрепляет общие правила регистрации для организаций всех форм собственности. Для кадровой документации данные правила выглядят следующим образом.
Во-первых, регистрации подлежат все документы, которые требуют учета, исполнения и дальнейшего использования. В перечень кадровых документов, в том числе входят:
- положения о структурных подразделениях;
- должностные инструкции работников.
Положения о структурных подразделениях являются организационными документами предприятия, утверждаются приказом руководителя и являются приложением к данному приказу, т.е. неотъемлемой его частью.
Фрагмент для ознакомления
3
Нормативно-правовые акты
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001)//Консультант плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/
2. Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных: Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. №1119//Консультант Плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_137356/#p12(дата обращения 03.06.2021).
3. О трудовых книжках: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 //Консультант Плюс. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=law;n=144282(дата обращения 03.06.2021).
4. Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек: Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г. N 5219)// Российская газета. – 2003. - №235.
5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)[ред. от 14.02.2014]//Гарант. Режим доступа: http://base.garant.ru/180422/ (дата обращения 03.06.2021).
6. Об утверждении «Перечня Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»: Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 [Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380]// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2011. - №38.
7. Основные правила работы архивов организаций [Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.]. М., 2003.
8. Положение об Управление по работе с персоналом ООО «Центр»: утв. приказом от 24.02.15 № 98-п.
9. Положение об отделе кадрового администрирования и планирования персонала ООО «Центр»: утв. приказом от 24.02.15. № 99-п.
10. Монографии
11. Вармунд В.В. Документационное обеспечение управления: Учебник / Москва, 2018.
12. Глотова С.А. Справочник по кадровому делопроизводству для работников организаций / под общ. редакцией Безбородова А.Б. / Москва, 2018. Сер. Управленческая безопасность.
13. Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом: учеб. пособие / Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина. – М.: Форум, 2012. – 406 с.
14. Статьи
15. HR-link // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2021610522, 14.01.2021. Заявка № 2020661026 от 28.09.2020.
16. Авдеев В. Требования к оформлению кадровой документации/в. Авдеев//кадровый вопрос. 2011. №1.
17. Андреева В.И. Документирование деятельности кадровых служб [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.proteu.ru/020603_article_4.php(дата обращения: 03.06.2021).
18. Анурина Т.М., Остахова Ю.А. Документационное обеспечение системы управления персоналом / В книге: Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры. Материалы VI всероссийской научно-практической конференции. Научный редактор и составитель Д.Н. Грибков. 2019. С. 149-153.
19. Аристова Ю.Ю. Диагностика кадровой политики районного потребительского общества методом анализа документов // В сборнике: Культура, личность, общество в современном мире: методология, опыт эмпирического исследования Материалы XXI Международной конференции памяти проф. Л.Н. Когана. Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, Департамент политологии и социологии, Уральский гуманитарный институт; Редакционная коллегия: Грунт Е. В., Меренков А. В., Антонова Н. Л.. 2018. С. 5-10.
20. Баринова М.О. Актуальные вопросы документирования служебных отношений в России (на примере органов внутренних дел) // Экономика и социум. 2021. № 3-2 (82). С. 629-632.
21. Берг О. Документирование предоставления отпуска //Кадровый вопрос. 2012. № 10.
22. Бурнашева З. Н. Приказ о переводе работника на другую работу// Всё для кадровика. 2010. №6.
23. Великанова С.С. Определяем уровень профессиональных знаний кадровика // Кадровик. 2019. № 1. С. 135-141.
24. Великанова С.С. Организация делопроизводства службы персонала// Инновационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные, философские, политические, правовые закономерности и тенденции: материалы Международной научно-практической конференции: в 3 частях/ отв. ред. В.И. Долгий, А.И. Карпович. Саратов, 2014.
25. Вешкурова А.Б. Документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов среднего профессионального образования / Москва-Берлин, 2020.
26. Гайдаров Г.М., Макаров С.В. Сравнительная оценка программных документов субъектов Российской Федерации по кадровой политике в здравоохранении // Проблемы социальной гигиены, здравоохранения и истории медицины. 2020. Т. 28. № 2. С. 314-319.
27. Гайдо Е. Кадровая служба с нуля/Е. Гайдо//кадровое дело. 2008. №3.
28. Гафурова Г.Н. Типовые нарушения кадрового учета и последствия таких нарушений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2019. № 3 (459). С. 2-11.
29. Глотова С.А. Работа Минтруда России по переводу кадровых документов в электронный вид // Делопроизводство. 2019. № 3. С. 58-62.
30. Говоров В. Документирование направления в командировку//Кадровый вопрос. 2014. № 4.
31. Гордиевич Т.И. Структура документационного обеспечения управления персоналом // В сборнике: Организационно-управленческие аспекты экономического развития предприятий и регионов. Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2019. С. 8-17.
32. Гридина Н. Обязательная кадровая документация/н. Гридина// учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2009. №4.
33. Дадаева У.С., Абдуллаева Д.А. Концепции управления персоналом организации в системе менеджмента // Экономика и предпринимательство. 2020. № 3 (116). С. 1060-1062.
34. Данилова А.С., Кутузова А.В. Трансформация системы управления персоналом в условиях внедрения профессиональных стандартов: документационное обеспечение // Наука Красноярья. 2020. Т. 9. № 1. С. 40-54.
35. Документационное обеспечение управления персоналом / Маслова В.М., Абуладзе Д.Г., Выпряжкина И.Б.: Учебник и практикум / Москва, 2020. Сер. 76 Высшее образование (1-е изд.).
36. Захаров Д.К. Электронный документооборот в управлении персоналом: хранение информации // В сборнике: шаг в будущее: искусственный интеллект и цифровая экономика. Технологическое лидерство: взгляд за горизонт. материалы IV Международного научного форума. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Государственный университет управления. Москва, 2021. С. 119-128.
37. Карпова Т.П., Комиссаров В.А. Цифровизация документооборота в управлении персоналом // Вестник Международного института рынка. 2021. № 1. С. 52-56.
38. Кечахмадзе В.Д. § 1.7. Электронные трудовые книжки» в рамках перехода на электронные кадровые документы в РФ / В книге: Нефинансовая информация: регулирование, анализ, аудит. Альхимович И.Н., Быструхина Я.А., Вилюков Р.А., Измайлова А.А., Кечахмадзе В.Д., Корнеева А.Н., Мудрова С.В., Осипов М.А., Петрова Е.Е., Плотникова В.В., Сисина Н.Н., Сотавов А.К., Татаркина Ю.А., Трапезникова И.С., Трушевская А.А., Фирова И.П., Шиловская М.С., Штиллер М.В. под ред. д-ра экон. наук, проф. М.А. Осипова., Санкт-Петербург, 2021. С. 85-95.
39. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебник и практикум / Москва, 2019. Сер. 68 Профессиональное образование (1-е изд.).
40. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебник и практикум / Москва, 2019. Сер. 68 Профессиональное образование (1-е изд.).
41. Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел/В.П. Кузнецова// отдел кадров коммерческой организации. 2013. №2.
42. Кузнецова Т.В. Организация работы с персональными данными //делопроизводство. 2011. № 2.
43. Куракова Т.В. Документационное обеспечение управления персоналом // Краснодар, 2019.
44. Левашов О.А., Тюрин С.Б. Формирование системы документационного обеспечения управления персоналом // В сборнике: Социальное партнерство: опыт, проблемы и перспективы развития. Сборник докладов и тезисов участников конференции семнадцатой международной научно-практической конференции. 2020. С. 314-320.
45. Либерман К. Оформляем на работу документирование факта приема на работу/К. Либерман // Кадровый вопрос. 2013. № 8.
46. Ловчева М. Информационно-справочная документация по кадрам/М. Ловчева, Е. Галкина//Кадровик. 2009. №11-2.
47. Ловчева М. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства /М. Ловчева, Е. Галкина//Кадровик. 2009. №6-1.
48. Магомедов М.А., Магомедов М.А. Управление персоналом в системе менеджмента организации // Экономика и предпринимательство. 2020. № 5 (118). С. 883-885.
49. Максимов К.Н. Кадровая политика калмыцкого обкома коммунистической партии через призму документов высших и местных органов партийной власти // Вопросы истории. 2019. № 5. С. 63-80.
50. Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия/Е.Н. Малькова//Кадровые решения. 2008. №7.
51. Молохиди Ю.Д. Сравнительный анализ кадровых документов при приеме на основную работу и на внешнее совместительство // В сборнике: XXIII Всероссийская студенческая научно-практическая конференция Нижневартовского государственного университета. Погонышев Д.А. Нижневартовск, 2021. С. 300-303.
52. Особенности проведения аудита кадровых документов / Истратий А.Ю., Козлова Е.Г., Чекан А.А. // В сборнике: Современные проблемы, тенденции и перспективы развития предпринимательства в России. сборник научных трудов преподавателей и студентов кафедры экономики и предпринимательства. Москва, 2021. С. 94-101.
53. Особенности проведения аудита кадровых документов в организации / Истратий А.Ю., Козлова Е.Г., Чекан А.А. // В сборнике: Современные тенденции управления и экономики в России и мире: цивилизационный аспект. материалы II всероссийской научно-практической конференции с международным участием: в 2-х ч.. Москва, 2021. С. 73-77.
54. Просвирина Н.В. Учет направлений деятельности по управлению персоналом и его особенности // Вестник Алтайской академии экономики и права. 2020. № 1-2. С. 83-89.
55. Разгонова Е.Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
56. Рогожин М.Ю. Настольная книга ответственного за делопроизводство. Москва, 2020.
57. Рогожин М.Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизводства // Справочное издание / Изображение на обложке VERSUSstudio/Shutterstock.com. Москва, 2020.
58. Семенова Е.Н. Особенности документационного обеспечения управления персоналом в современной России // В сборнике: Организационно-экономические и инновационно-технологические проблемы модернизации экономики России. сборник статей X Международной научно-практической конференции. Пенза, 2020. С. 193-197.
59. Систематизация документационного обеспечения управления гражданским персоналом вооружённых сил российской федерации / Булат Р.Е., Байчорова Х.С., Мурманских И.В. // В сборнике: объединенный иллюстрированный каталог материалов международных и общероссийских выставок-презентаций научных, учебно-методических изданий и образовательных технологий. Материалы международной выставки-презентации учебно-методических изданий и выставки образовательных технологий и услуг. 2019. С. 23-25.
60. Совершенствование кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом медиаорганизации / Шелыгов А.В., Шаронин П.Н., Третьяк Е.Б. Москва, 2019.
61. Совершенствование кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом в организации / Скорикова К.А., Фатеева Н.Б., Петрова Л.Н. // Молодежь и наука. 2019. № 4. С. 102.
62. Терентьева Е.В. Служба документационного обеспечения управления в цифровой экономике: задачи и направления развития // В сборнике: Документальное наследие и историческая наука. Материалы Уральского историко-архивного форума, посвященного 50-летию историко-архивной специальности в Уральском университете. Министерство науки и высшего образования Российской федерации, Уральский федеральный университет, Уральский гуманитарный институт. 2020. С. 312-315.
63. Точёная Е.И. Октябрьский муниципальный архив ростовской области // Отечественные архивы. 2021. № 2. С. 70-78.
