Классификация электронных документов

Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве.
Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ – это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей.
Но существуют также иные способы трактовки понятия. Законодательная формулировка Значение документа в положениях действующего законодательства является более широким. Согласно нему термином характеризуется носитель информации любого вида, имеющий установленные реквизиты и предназначенный для воспроизведения и передачи определенных ведомостей. Как мы видим, формулировка такого рода существенно расширяет понимание документа[9].
Потому что она дает описание необходимых элементов подобного носителя информации, которые позволяют считать его таковым. Основные признаки документов Учитывая все представленные выше понятия, можно вывести ключевые особенности носителей информации. При этом нужно отметить тот факт, что ключевые признаки исходят от законодательной трактовки представленной в статье категории, так как она является основной в силу наличия исключительного юридического значения.
Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий. Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.
Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена.
Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что, если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе. Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация».
Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др. Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО:
Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса». При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным.
Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса.
Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена.
Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее:
Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.
1.2 Определения понятия и свойства электронного документа
Определение документооборота дано в ГОСТ Р51141—98 — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот выполняет те же функции, но использует информационно-коммуникационные технологии на устройствах, объединённых в сеть.
ЭДО регулируется Федеральными законами, Приказами, Постановлениями, а также Обращениями в госорганы. Ниже представлены некоторые из них: