АНАЛИЗ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Документы являются основой деятельности всех организаций. Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в документах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, что определяет необходимость ее сохранения. Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.
Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве. Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что организация учета архивных документов является обязательной в деятельности архива, следовательно, знание технологий учета, равно как и понимание целевого назначения каждого учетного документа востребовано в деятельности архива организации.
Объектом исследования в курсовой работе выступают архивные документы
Предметом исследования является порядок учета документов в архиве
Целью курсовой работы является рассмотрение порядка учета документов в архиве.
Задачи.
-рассмотреть регламентацию учета документов;
- определить систему учета документов;
- выявить цели и задачи учета документов в архиве.
- проанализровать использование архивных документов;
- предложить мероприятия по усовершенствованию компьютерной системы в архивном делопроизводстве.
При написании данной работы были использованы «Архивоведение отечественной истории» А.Г. Голиков, «Архивоведение» Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Так же использовался журнал «Отечественные архивы».
Для выполнения работы был привлечен целый ряд электронных ресурсов с законами и нормативно-правовыми актами:
1) Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 123-ФЗ;(редакция от 11.06.2021г)
2) Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 года № 125-ФЗ (с изменениями на 2 июля 2021 года)
(редакция, действующая с 1 октября 2021 года).
Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списком литературы.
 
Глава 1 СОВРЕМЕННОЕ АРХИВНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

1.1.Регламентация учета документов

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также регулирующих работу служб документационного обеспечения управления организаций всех форм собственности.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) "Об архивном деле в Российской Федерации" Глава 4. хранение и учет архивных документов .
Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Приказ от 24 декабря 2020 г. N 199 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке и нструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления» .
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее - Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.
Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления.
Приказ Росархива № 143 от 01.09.2017года « Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» .
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 26 июля 2006 года № 125-ФЗ;
Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации;
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
Нового в нормативно-правовом регулировании в сфере архивного дела в 2018–2020 гг., к сожалению, было немного.
Следует отметить изменения в перечне федеральных органов власти, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, которые были дополнены Министерством чрезвычайных ситуаций, и исключением из него Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков (упраздненной 1 июля 2018 г.) и Федеральной миграционной службы Российской Федерации (упраздненной 5 апреля 2016 г.) .
В сфере организации документационного обеспечения основное внимание государство акцентирует на развитии ведомственного и межведомственного электронного документооборота. С этой целью утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации в 2017–2030 гг. , и программа «Цифровая экономика Российской Федерации».
В соответствии с положениями этих документов долю ведомственного и межведомственного электронного документооборота к 2025 г. планируется довести до 90 %. Работа в этом направлении идет, в 2018 г. был утвержден паспорт национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерациии .
При этом М. В. Бельдова и Н. Г. Суровцева отмечают наличие сдерживающего фактора, который ограничивает дальнейшее развитие электронного документооборота в системе государственной власти – это проблема дальнейшего бытования электронных документов постоянного хранения в государственных архивах, поскольку опыта длительного хранения именно электронных документов не существует. Это приводит к закономерным опасениям и нежеланию государственных архивов принимать электронные документы, что тормозит разработку методического обеспечения процессов перехода от оперативного хранения электронных документов к архивному, разработку методики экспертизы электронных документов, их передачи на хранение и т.д .
Основные изменения в области нормативного регулирования делопроизводства определило постановление Правительства РФ от 1 февраля 2020 г. № 71, которое обеспечило вступление в силу новых «Правил делопроизводства…» с 12 февраля 2020 г. . Новые «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (далее – Правила) были утверждены приказом Росархива еще 22 мая 2019 г., и зарегистрированы Минюстом 27.12.2019 г. [Правила]. Как отмечает В. Ф. Янковая, новые Правила были приняты в связи с расширением в 2017 г. полномочий Росархива, когда он получил право разрабатывать и утверждать правила делопроизводства в органах государства и местного самоуправления.
Раньше такие полномочия были только у правительства. Сфера действия новых Правил расширена за счет органов местного самоуправления . Кроме того, по мнению В. Иритиковой, новые Правила были разработаны с целью «совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив» .
Все перечисленные органы создают документы, входящие в Архивный фонд Российской Федерации. Росархив, устанавливая обязательные требования к делопроизводству, обеспечивает поступление в архивы полноценных, качественных, юридически значимых документов.
В Правилах 2019 г. по сравнению с Правилами 2009 г., детально прописаны процессы делопроизводства. И еще одна важная новация этого документа – правила работы с электронными документами не выделены в отдельный раздел, а распределены по всем разделам в соответствии с жизненным циклом документа. Существенно изменилась структура Правил.
По требованию Минюста России был исключен раздел с терминами, поскольку устанавливать терминологию может только федеральный закон или нормативный акт, который утверждает Правительство Российской Федерации. Появился раздел «Контроль исполнения документов (поручений)». Для делопроизводства это, конечно, не новость, но в Правилах 2009 г. и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 г. раздела о контроле документов и поручений не было.
Во многих государственных органах контроль исполнения документов и поручений еще несколько десятилетий назад передали из служб делопроизводства в другие подразделения, такие как инспекция при министре, контрольное / контрольно-аналитическое управление (департамент) и др.
В настоящее время, когда везде используют СЭД, контроль исполнения возвращается в службы делопроизводства. Именно по этой причине Правила дополнили новым разделом. В отличие от предыдущих Правил, новый документ не имеет приложений. В проекте Правил они были, но в процессе доработки, согласования, регистрации их пришлось исключить.