Учет и хранение документов в архивах

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.
Наряду с появлением электронных технологий становится возможным хранить документы на электронных носителях, безбумажный рабочий процесс, имеет возможность сохранять значительные области, ранее занятые архивами, автоматизированные технологии позволяют значительно ускорить операции по подготовке дел для архивного хранения.
Обеспечение сохранности документов – основная задача всех архивов.
Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал
документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются
новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В
основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу
обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности,
физического состояния.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается
комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению
нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов,
исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в
нормальном физическом состоянии.
Объектом исследования является хранение документов в архивах.
Предмет исследования - учет и хранение документов в архивах.
Целью написания данной курсовой работы является изучение учета и хранения документов в архивах.
Задачи курсовой работы:
 изучить роль обеспечения учета и хранения документов в архивах;
 охарактеризовать оборудование архива;
 раскрыть сущность подготовки сдачи документов в государственный архив;
 рассмотреть основные этапы подготовки документов к последующему хранению.
В работе использованы методы анализа и синтеза, обобщение и переход от единичного к общему.
Структура работы. Данная работа состоит из двух глав, введения, заключения, списка литературы.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

1.1. Роль обеспечения учета и хранения документов в архивах

Архив – учреждение или структурное подразделение организации,
осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных
документов.
Архив – это вся совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или
предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в
интересах пользователей.
Организация хранения документов – система мероприятий,
включающая рациональное размещение документов, контроль за их
движением и физическим состоянием, копирование документов с целью
создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Обеспечение сохранности архивных документов играет немаловажную роль и предлагает целую систему различных мероприятий, которые включают в себя рациональное размещение всех документов, обеспечивает контроль движения и позволяет копировать их с целью создания страхового фонда и восстановления. Чтобы не допустить неправильного хранения бумаг, обязательно должны выполняться определенные нормы по хранению. В противном случае лицо, которое несет ответственность, будет привлечено к административной, а в некоторых особых случаях к уголовной ответственности .
Чтобы обеспечить сохранность документов, осуществляются следующие меры:
1. В первую очередь учитывается специальный комплекс мер для обеспечения хранения, который предусматривает создание материальной и технической базы.
2. Принимается комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий, то есть учитывается температура, влажность, режим.
3. Система мер по обеспечению сохранности архивных документов играет важную роль не только в хранении, но и при передаче документов на хранение.
При хранении документов соблюдаются такие нормы:
1. Учитывается температурно-влажностной режим.
2. Световой режим.
3. Санитарно-гигиенический.
4. Охранный.
Для того чтобы обеспечить оптимальные условия хранения документов, учитываются дополнительно следующие моменты:
Строится или реконструируется специальное помещение для архива.
Архивохранилище должно быть оборудовано средствами для пожаротушения и сигнализацией.
Правила сохранности архивного хранения документов предусматривают применение технических средств для создания специальных нормативных условий температуры и влажности.
При перемещении документов также используются специальные средства.
Если все меры предосторожности будут выполнены, то никаких проблем с хранением не произойдет.
Для того чтобы документы хранились правильно, обязательно подбирается соответствующее здание. Оно должно соответствовать таким нормативам:
Архив должен располагаться в отдельном помещении, которое проходит проверку специальной экспертной комиссией. В эту комиссию входят все представители архива, представители пожарной и охранной служб. По окончании проверки составляется акт, в котором указано, принимается помещение или нет.
Учет и обеспечение сохранности архивных документов не могут производиться в здании, которое не было принято в эксплуатацию из-за нарушения режима хранения документов.
В архиве должны быть охранная сигнализация, решетки на окнах, если он располагается на нижнем этаже .
Архив должен включать в себя несколько помещений, среди них выделяют помещения для отдельных видов документов, например, это могут быть бумаги, которые требуют временного хранения, читальный зал, комната для сотрудников. Если это государственный архив, то комнат там будет намного больше.
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов, которые несут особую важность, включает в себя отдельные изолированные помещения с железными дверями и распашными решетками на окнах.
В архиве ни в коем случае не должны прокладываться трубы водоснабжения и канализации. Обязательно должен отсутствовать газопровод или открытая система электропроводки.