Разработка информационной системы (название системы) для приемной комиссии ВУЗа

В рамках выпускной квалификационной работы проведено исследование вопроса использования информационных технологий в деятельности ВУЗа. Актуальность использования информационных систем в указанном направлении деятельности обусловлена возможностями оптимизации деятельности подразделений ВУЗа, возможностями получения аналитической отчетности и оперативной информации, используемой в образовательном процессе. Основные направления использования программного обеспечения в работе ВУЗов включают:
 поддержку учебного процесса с использованием средств мультимедиа;
 учет успеваемости и посещаемости студентов;
 автоматизацию учета учебных планов, распределения учебной нагрузки;
 автоматизацию работы приемной комиссии.
Целью работы является разработка программного решения для автоматизации бизнес-процессов учета абитуриентов.
Задачи работы включают:
 анализ предметной области, организационной структуры ВУЗа;
 построение модели бизнес-процессов учета абитуриентов;
 определение задач автоматизации учета абитуриентов;
 разработку информационной модели поставленной задачи;
 разработку программного продукта для автоматизации учёта абитуриентов;
 оценку экономического эффекта внедрения системы.
Объект исследования: деятельность приемной комиссии МТИ.
Предмет исследования: автоматизация учета абитуриентов.

1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Миссия и стратегия организации

Объектом исследования в рамках данной работы является Московский Технологический Институт (МТИ).
В Университете осуществляется подготовка специалистов по программам уровня высшего и среднего специального образования по направлениям в области информационных технологий, юриспруденции, экономических и управленческих специальностей, медицины и др. Также образовательные программы Университета включают возможности получения послевузовского образования, профессиональной переподготовки специалистов.
Схема бизнес-архитектуры, включающей миссию и цель деятельности МТИ, приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема бизнес-архитектуры ВУЗа

1.2. Организационная структура

В рамках выполнения ВКР проведено изучение деятельности МТИ им.Витте. В Университете осуществляется подготовка специалистов по программам уровня высшего и среднего специального образования по направлениям в области информационных технологий, юриспруденции, экономических и управленческих специальностей, медицины и др. Также образовательные программы Университета включают возможности получения послевузовского образования, профессиональной переподготовки специалистов.
На рис.1 показана схема организационной структуры ВУЗа.

Рисунок 2 - Схема организационной структуры ВУЗа

1.3. Функции подразделений

Как показано на рис.1, организационная структура Университета включает:
- Руководство в лице ректора, в компетенцию которого входят вопросы координации образовательной деятельности, взаимодействия подразделений ВУЗа, подписания договоров и платежных документов;
- Учебный отдел, сотрудники которого курируют вопросы организации учебного процесса, работу приемной комиссии, проведения аттестации, оформления договоров оказания образовательных услуг;
- Экономический отдел, специалисты которого курируют вопросы проведения расчетов за оказанные услуги, за выполнение договоров с компаниями-партнерами, ведения бухгалтерского учета, оформления актов выполненных работ и накладных, вопросы перечисления налогов;
- Юридический отдел, специалисты которого курируют вопросы заключения соглашений по вопросам оказания образовательных услуг, договоров в рамках осуществления основной деятельности компании;
- Административный отдел, сотрудники которого осуществляют деятельность по содержанию помещений Университета, службы охраны, систем видеонаблюдения, транспортному обслуживанию, закупкам материалов, необходимых в основной деятельности;
- ИТ-отдел, обязанности сотрудников которого включают сопровождение работы систем автоматизации, компьютерного и серверного оборудования, устройств печати, коммуникационных систем, поддержки пользователей, консультирования по вопросам эксплуатации программного и аппаратного обеспечения, систем защиты информации.
Структура приемной комиссии МТИ включает:
- Председателя комиссии, курирующего вопросы организации набора студентов, планирования мест для поступления по бюджетному и внебюджетному финансированию, взаимодействия с руководством ВУЗа по вопросам организации работы с абитуриентами;
- Секретариат приемной комиссии, специалисты которого курируют вопросы приема документов от студентов и слушателей, включая копии документов об образовании, заявления на участие в конкурсе на основные специальности.
По итогам изучение бизнес-архитектуры издательства был проведен SWOT-анализ приемной комиссии МТИ (таблица 1).
Таблица 1 - SWOT-анализ приемной комиссии МТИ
Сильные стороны:
Сформированность команды
Система мотивации персонала
Наличие современных информационных систем
Наличие современных учебных программ Возможности
Взаимодействие со средними общеобразовательными учебными заведениями в части привлечения абитуриентов
Слабые стороны
Малое количество бюджетных мест Угрозы
Вероятный отзыв лицензии на подготовку по определённым специальностям

Диаграмма Исикавы приведена на рис.3.

Рисунок 3 – Диаграмма Исикавы

На рис.4 приведена диаграмма сил Портера.

Рисунок 4 – Диаграмма пяти сил Портера для работы МТИ

1.4. Программное обеспечение организации

В рамках поставленной задачи разработки подсистемы документооборота необходимо провести анализ существующей информационной системы предприятия, определить возможность внедрения прикладных решений.
Схема программной архитектуры МТИ приведена на рисунке 3. Особенности функционирования программного обеспечения описаны в таблице 4.
На рисунке 3 приведена принципиальная схема технической архитектуры автоматизированной системы предприятия.

Рисунок 5 - Схема программной архитектуры МТИ

Особенности функционирования программного обеспечения описаны в таблице 1.
Таблица 1 - Особенности функционирования программного обеспечения МТИ
Название ПО Назначение Размещение, режим доступа
Adobe Page Maker Подготовка учебных материалов Программы на рабочих станциях специалистов, разработанные проекты - на файловом сервере
1С Предприятие: Бухгалтерский учет Ведение бухучета, учета кадров и заработной платы Файловый сервер, тонкий клиент
MS Office Работа с документами, таблицами, подготовка отчетов, верстка несложных проектов в Publisher Программы на рабочих станциях специалистов, разработанные проекты - на файловом сервере
Moodle
Настройка учебных курсов, тестирование, поддержка дистанционного формата обучения Файловый сервер
Антивирус Касперского Антивирусная защита Файловый сервер, рабочие станции
Криптографические системы Системы электронного документооборота Рабочие станции
Системы подготовки бухгалтерской отчетности Подготовка отчетов в госорганы Файловый сервер, рабочие станции

Таблица 2 - Перечень распределения автоматизированных рабочих мест по подразделениям предприятия