Реквизит

Актуальность темы выбранной курсовой работы определяется тем, что в современных условиях ускорения социально-экономического развития возрастают требования к качественным показателям деловых процессов. В рамках организации регистрации документов основной деятельности любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование правоохранительной деятельности органов внутренних дел Российской Федерации напрямую связано с рациональной организацией документационного обеспечения. В условиях информационного общества созданы предпосылки широкого внедрения информационных технологий в сферу делопроизводства. В системе МВД России издан ряд нормативных правовых актов, касающихся активизации внедрения в правоохранительную практику современных информационно коммуникационных технологий. Но несмотря на это, трудозатраты личного состава, в том числе непосредственно выполняющего правоохранительные функции по обеспечению формирования документального фонда оперативно служебной деятельности, продолжают оставаться значительными. Таким образом, тема курсовой работы является актуальной и значимой для дальнейшего изучения.
Степень изученности темы представлена в трудах таких авторов, как: Д.Г. Абуладзе, М.И. Басаков, В.С. Бялт, А.Б. Вешкурова, Л.А. Доронина и других.
Объектом исследования является система организации регистрации документов в органах внутренних дел.
Предметом – особенности реквизита «Гриф утверждения» в МВД.
Цель курсовой работы – определить проблемы и перспективы развития документационного обеспечения управления в органах внутренних дел Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить основную терминологию;
- рассмотреть системы документации, анализ состава и оформления документов, образующихся делопроизводством в ОВД России;
- проанализировать основные особенности реквизита «Гриф утверждения» в МВД»;
- выделить проблемы и перспективы развития документационного обеспечения управления в органах внутренних дел Российской Федерации.
Основные методы исследования, которые были использованы в работе: метод анализа; метод классификации и синтеза; метод сравнения и обобщения.
Практическая значимость работы заключается в анализе проблем и перспектив развития документационного обеспечения управления в органах внутренних дел Российской Федерации. Результаты полученного исследования могут быть полезны студентам для дальнейшего изучения и практического применения.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список использованных источников.
В первой главе курсовой работы рассмотрены основные положения оформления документов в органах внутренних дел. Во второй – проведен анализ документационного обеспечения управления в органах внутренних дел Российской Федерации и выделены основные особенности реквизита «Гриф утверждения» в МВД». 
1. ПОЛОЖЕНИЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

1.1 Основная терминология

Основная суть регистрация документов состоит в достижении оперативного выполнения всех этапов документационной работы. Именно четкость проработки движения документов определяет скорость получения информации, которая требуется для принятия решений. В этой связи, рациональная организация документов способствует чёткости и быстроте организации рабочих процессов.
Стандартная документация в организациях делятся на следующие документопотоки: поступающие (входящие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренняя документация.
Кроме того, существует также большая группа форм регистрации документов, которая предназначена для поддержания отдельных видов деятельности куда входит:
1. Архивное дело, включающее комплекс процедур архивного хранения и регистрации документов.
2. Кадровый документооборот, включающий документы кадрового учета.
3. Бухгалтерия с бухгалтерской документацией.
4. Конфиденциальное и секретное делопроизводство.
5. Документооборот системы менеджмента качества.
6. Технический и технологический документооборот.
Следует выделить, что систем организации и регистрации документов может быть достаточно много, это зависит от того сколько процессов охватывает организация, и каков её масштаб. При этом может возникнуть ситуация, когда, например, бухгалтерское и кадровое делопроизводство отсутствуют, так как эти процедуры осуществляются на аутсорсинге и так далее.
Формы организации регистрации документов представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Формы организации регистрации документов

Далее выделим основные понятия, которые тесно связаны с современным понятием регистрации и оформления документов в организации (см. приложение 1).
В настоящее время можно выделить следующую классификацию по способу регистрации документов:
1. Рукописный документ, написанный от руки.
2. Печатный документ, который изготовлен полиграфическим способом.
3. Механические документы, которые включают запись информации при помощи механического способа.
4. Магнитный документ, который представляет из себя запись на магнитном носителе; видеодиске; магнитной ленте.
5. Фотографические изобразительные документы: фото-, киноплёнка; фотобумага, которая фиксирует значимые рабочие процессы.
6. Оптический документ, который представляет запись информации при помощи электромагнитного поля, например, cd-rom с оптической записью.
7. Лазерный документ, который представляет записи считывания информации при помощи лазерного луча, например, оптический диск; компакт-диск; голограмма.
Таким образом можно сделать вывод о том, что в настоящее время присутствует множество форм организации и регистрации документации. Суть регистрации документов состоит в достижении оперативного исполнения всех этапов работы с информацией и ее качественном документировании.

1.2 Системы документации, анализ состава и оформления документов, образующихся делопроизводством в ОВД России

Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям прохождения документов. В первую очередь это оперативность и целенаправленность. В органах внутренних дел практически каждый сотрудник в той или иной степени связан с процессами документирования управления, так как он является одновременно и создателем, и исполнителем документов.
В правоохранительных органах практически нет сотрудников, которые в какой-либо степени не были связаны с делопроизводством. В структуре любого ОВД выделяют подразделения, которые обеспечивают делопроизводство. Но специфика документационного обеспечения управления в системе органов внутренних дел проявляется в деятельности большинства структурных подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления органов внутренних дел и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Те же элементы работы служб ДОУ можно выделить в деятельности служб и прочих подразделений (табл.1.1).
 
Таблица 1.1 – Документы, образующиеся в деятельности служб
№ п/п Вид службы Вид документов
1 Криминальные службы Документирование оперативной работы
2 Профилактические службы Документирование профилактической работы
3 Службы обеспечения общественного порядка Документирование правонарушений
4 Службы лицензионно разрешительной работы Документирование обеспечения общественной безопасности

Приказами МВД регулируются различные стороны оперативно-розыскной и служебной деятельности органов внутренних дел. Так, например, приказами и ведомственными инструкциями устанавливается порядок регистрации, оформления, учета, хранения служебных документов. Нормативные акты, регулируют обеспечение режима секретности в органах внутренних дел и устанавливают правила работы с секретными документами. Некоторые приказы МВД регламентируют определенные направления деятельности органов внутренних дел, их служб, подразделений. Содержат образцы бланков различных видов служебной документации, и определяют порядок их заполнения. Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД представлены на рис.2.

Рисунок 2 – Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД