Виды документов

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Реквизит документа — одно из условий, которое обеспечивает юридическую силу документа.
Отсутствующий обязательный реквизит лишает бумагу юридической значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую информацию.
То есть, документ может подтверждать правовые обязательства или деловую деятельность компании только в случае, если соблюли установленный порядок его оформления.
Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги.
При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен.
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом.
Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.


1.2 Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:
- каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон);
- к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение); кто является исполнителем;
- кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.
Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:
Постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений.
Переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.
Кроме того, бывают:
- основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы.
- дополнительные — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.
Для каждого из используемых в деловой практике документов есть свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.