Организация работы с документами. Основные этапы документооборота. Анализ документооборота и методы его совершенствования

Сегодня, как правило организации недостаточно уделяют внимание проблемам проведения контроля документов. Однако, следует учитывать, что контроль является неотъемлемым элементом становления эффективного менеджмента, являющийся отражением успешной управленческой деятельности, направлением которой является поиск решений, помогающих организации выжить в динамично меняющейся среде.
Независимо от организационно-правовой формы каждая организация должна вести делопроизводство в соответствии с нормами действующего законодательства. Проблемам документационного обеспечения управления организацией посвящено множество трудов специалистов в области ДОУ.
Вследствие многообразия комплекс литературы в указанной сфере можно разделить по следующему принципу:
1. Исследования организации документационного обеспечения управления организацией в целом.
2. Работы, посвященные документированию движения персонала.
3. Научные статьи, касающиеся правового регулирования отношений, возникающих в ходе работы с документами.
Цель – выявить особенности организации работы с документами.
Объект – организация работы с документами. Предмет основные этапы документооборота. Анализ документооборота и методы его совершенствования. Задачи:
изучить современные технологии организации документооборота;
выявить основные принципы организации документооборота;
описать организацию работы с документами.
 

1 Современные технологии организации документооборота
1.1 Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг: Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Анализ документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их последовательность, систему управления в целом. Документооборот регулируется инструкцией по документационному обеспечению управления .
Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом предприятия и иными внутренними нормативными документами предприятия.
Инструкция по документационному обеспечению управления устанавливает общие требования к функционированию группы по работе с корреспонденцией секретариата, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами . При применении электронного документооборота группой по работе с корреспонденцией секретариата разрабатываются маршруты движения документов. Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная; децентрализованная; смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом. Децентрализованная форма организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения . Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
Таким образом, все документы, составляющие документооборот, подразделяются на внутренний, входящий и исходящий документопотоки.

1.2 Организация работы с документами

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения . При поступлении документа на нем проставляется штамп с датой и входящим номером. Документ регистрируется в журнале и перекладываются в соответствующую папку. Все документы должны быть зарегистрированы. При этом должен соблюдаться принцип однократности регистрации для исключения лишних затрат времени и ресурсов.
После прохождения процедуры регистрации документы передают на хранение, на них ставится пометка «оставить без рассмотрения», указывается обоснование решения и последующее уничтожение. Исключением могут быть анонимные обращения, в которых содержатся сведения о совершенном или готовящемся преступлении, которые направляются незамедлительно в правоохранительные органы для проверки .