Развитие понятия «архивный фонд» в отечественном архивоведении.

2. Начальник конкретного подразделения контролирует исполнителей, то есть своих подчиненных, работающих в данном подразделении.
3. Служба делопроизводства, подотчетная руководителю компании, также проверяет ход исполнения, контролируя соблюдение предусмотренных сроков. Контроль осуществляется не только вручную, но и с помощью автоматических средств.
В организации контроль исполнения документов в архивоведении имеет следующие ключевые разновидности:
1. Контроль осуществляемых действий.
В практике документооборота он используется для процедур исполнения, в отношении которых имеются жесткие ограничения по времени. Лимиты могут устанавливаться как самой организацией (её руководством), так и для организации извне (внешними субъектами).
Такую разновидность контроля целесообразно практиковать, если в системе управления документацией деловая бумага регистрируется до её передачи конкретным исполнителям, получившим надлежащие поручения от руководства.
2. Контроль местонахождения.
Этот способ проверки практикуется, если деловая (официальная) бумага выдается конкретным наемным сотрудникам для применения в рабочих целях, подлежит изъятию из системы документооборота для передачи на хранение в архив или для последующего уничтожения.
В процессе такого контроля фиксируются факты предоставления служебных бумаг соответствующим работникам, факты передачи этих документов в архивоведении между сотрудниками или разными отделами, а также даты перемещений бумаг и даты их возврата на установленное место нахождения (хранения). Сложившаяся практика документооборота свидетельствует об одновременном использовании в организациях обоих видов контроля, рассмотренных выше.
Контроль исполнения документов в архивоведении реализуется как последовательность таких стадий (процедур):
1. Деловая бумага поступает на контроль в организации.
2. Проверяется своевременность ее передачи определенным исполнителям.
3. Предварительно контролируется процесс исполнения.
4. Осуществляется надлежащее регулирование (корректировка) процесса.
5. Документ снимается с контроля в установленном порядке.
6. Исполненная (обработанная) деловая бумага направляется для хранения (как вариант, уничтожения).
7. Итоги контроля учитываются, систематизируются, обобщаются, а затем изучаются и анализируются.
8. Руководство получает информацию о процессе исполнения и его итогах.
Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам — руководитель или орган управления, принимавший решение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.




2.2 Предложения по совершенствованию организация контроля исполнения документов в архивоведении на предприятии

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов в архивоведении , охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала