Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность данной темы обусловлена тем, что элементарные хозяйственные операции включают в себя процессы с расчетами как в наличной так и в безналичной формах, и другие динамические экономические процессы развития страны. Данные процессы повлияли взаимосвязь работников разных предприятий различных сфер деятельности с должностными лицами, включают в себя оперативное приобретение товаров (работ, услуг) как за наличные, так и с помощью безналичных расчетов. Как следствие, данные изменения привели к увеличению объемов расчетов с подотчетными лицами отдельных предприятий, что также одновременно и усложнило их. Существует достаточно много вопросов, требующих дополнительного пересмотра и более детального изучения и теоретического исследования основных направлений развития данных расчетов. Необходимо отметить, что расчеты с подотчетными лицами имеют ряд как преимуществ, так и недостатков, что в свою очередь подчеркивает научно-практическое значение данного исследования.
Цель курсовой работы – характеристика основ учета расчетов с подотчетными лицами.
Задачи курсовой работы:
- представить понятие, сущность и виды расчетов с подотчетными лицами;
- рассмотреть нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
- раскрыть документальное оформление расчетов в подотчетными лицами;
- рассмотреть синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;
- охарактеризовать учет расчетов по командировочным, представительских расходов и расходов на хозяйственные нужды.
Объект исследования курсовой работы – расчеты с подотчетными лицами.
Предмет исследования – организация учета расчетов с подотчетными лицами.
Методы исследования – сводки и группировки, метод синтеза, метод двойной записи.
В качестве основных источников получения информации выступают нормативно-законодательные акты в области бухгалтерского учета, научные и литературные издания по теме исследования.
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.
Во введении представлены актуальность, цель и задачи, объект и предмет исследования.
В первой главе курсовой работы раскрыты теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами.
Во второй главе курсовой работы представлена характеристика организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
В заключении представлены выводы по проведенному в курсовой работе исследованию.

 
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Понятие, сущность и виды расчетов с подотчетными лицами
В процессе своей деятельности значительная часть денежных расчетов происходит безналичным способом. Однако довольно часто возникает необходимость выдачи наличных денег из кассы работникам под отчет на хозяйственные и командировочные расходы. В таком случае возникают расчеты с подотчетными лицами. Выполнение этой части учета требует четкого соблюдения нормативных актов и своевременного отражения в соответствующих документах. Без расчетов с подотчетными лицами не обходится ни одна организация, так как благодаря им выделяются средства на представительские цели для приобретения товаров у физических или юридических лиц, в целях совершения командировок, иных хозяйственных операций.
Правильное ведение и оформление бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами не только важно для исключения негативных моментов и ошибок при ведении хозяйственной деятельности современного субъекта экономики, но и не допущения конфликтных ситуаций, которые способны возникнуть между его руководителем предприятия и его персоналом при расходовании выданных в подотчет сумм. В данной связи важно проведение ревизии и аудита с подотчетными лицами во избежание обозначенных ситуаций конфликтного характера с персоналом организации.
Под подотчетными суммами понимают денежные средства, которые выдают сотруднику организации из кассы или с расчетного счета на цели приобретения товарно-материальных ценностей и услуг, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а вместе с тем которые выданы на командировки и представительские расходы должностных лиц .
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают «работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании .
Подотчетные лица представляют собой сотрудников организации, на которых выделяются денежные средства из кассы при условии предоставления отчета об их использовании. Руководитель каждой организации сам устанавливает список подотчетных лиц, определяет порядок выдачи наличных денежных средств под отчет .
Как правило, в практической деятельности любого экономического субъекта расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и объединены с многочисленными иными разделами учета: операциями с наличностью, расчетами с контрагентами, операциями по движению материальных ценностей и так далее, что еще раз свидетельствует о высокой трудоемкости и актуальности учета расчетов с подотчетными лицами.
Таким образом, можно отметить, что подотчетными лицами являются сотрудники хозяйствующего субъекта, обязанные отчитаться по денежным средствам, полученным на осуществление различных расходов. В последующем данные работники обязаны предоставить отчет о произведенных затратах, то есть денежные средства выдаются им «под отчет».
Все без исключения сотрудники организации, получающие денежные средства по отчет, обязаны соблюдать правила работы с наличными деньгами. Организация вправе предоставлять денежные средства подотчетным лицам на:
- хозяйственные нужды;
- командировочные расходы;
- оплату представительских расходов.
Денежные средства выдаются под отчет на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы представляют собой непроизводственные накладные расходы, которые связаны с содержанием административных служб и управлением организацией в целом. К ним причисляются канцелярские, почтово-телеграфные затраты, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на иного рода операционные потребности .
Приобретение в розничной торговле канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и тому подобное, относят к расходам на сельскохозяйственные расходы.
Командировочные затраты появляются в связи с оплатой расходов работника организации, которого направили в командировку. Командировкой называется отъезд сотрудника в иную территорию с целью выполнения должностного задания за пределы его постоянной деятельности, согласно постановлению работодателя. Командировками не признаются служебные должностные поездки сотрудников, непрерывная деятельность которых проходит в пути или обладает разъездной вид. В командировку следует направлять лишь штатного работника организации, с которым заключено трудовое соглашение, то есть трудовой договор. Также, немало важным для каждой организации считается установление величины суточных, которая может дифференцироваться в зависимости от должности работников, места командировки и т.д. В случае превышения установленных размеров суточных, организации необходимо включить эти суммы в доход, облагаемый налогом на прибыль.
Представительские расходы представляют собой суммы затрат организации по приему и сервису представителей иного рода компаний, которые принимают участие в переговорах с целью установления и укрепления партнерства, а так же соучастников, пришедших на собрание совета организации .
Работник организации, а именно лицо, которое получило денежные средства под отчет, для будущих расходов в такой организации является-подотчетным лицом.
В организации статус подотчетного лица по нормативной базе устанавливается не для всех категорий работающих.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами рассматривают по двум направлениям развития событий, а именно :
- формирование задолженности подотчетного лица перед организацией (дебиторская задолженность по выданным авансам);
- формирование задолженности организации перед подотчетным лицом (кредиторская задолженность по выданным авансам).
Исследуя данный вопрос в отношении учета выданных подотчетных сумм, многие авторы чаще всего уделяют внимание проблемному вопросу несоответствия сути названия субсчета, а именно конкретное определение термина «подотчетное лицо» нигде не конкретизировано, также об этом говорит название самого авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются рядом ограничений и правил, которых должны придерживаться как работник, так и предприятие.
Что касается предельных сроков издания аванса на командировку, то их нет, есть только такая рекомендация, что необходимо выдавать аванс сразу после написания приказа о командировке до отъезда работника с расчетом времени, необходимого для проведения расходов работником, связанные с данной командировкой.
Выдачу денежных средств подотчет можно представить в следующей схеме (рисунок 1).