Устройства хранения информации

ВВЕДЕНИЕ

Устройства хранения информации связаны не только со средствами и способами документирования, но и с развитием техники. Отсюда происходит эволюция видов и типов материальных носителей.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что устройства хранения информации представляет собой двуединство материального носителя и информации. В результате чего получается материализация сведений.
В итоге получается документирование статьи в журнале, информации в книге, фонда документов, банк данных массива документов на машинопечатном, бумажном или прочем носителе.
Именно информация лежит в основе управления. На потреблении информации и ее производстве базируется эффективность деятельности организации.
Информация в современном обществе стала полноценным ресурсом, важным элементом политической и социальной жизни.
Качество управления определяется качеством информации, поскольку все органы управления пронизывает информация, приводя все это в целенаправленное движение.
Целью курсовой работы является анализ устройств хранения информации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить понятие устройств хранения информации;
- рассмотреть виды устройств хранения информации;
- проанализировать требования и правила хранения документированной информации;
- рассмотреть современные технологии сбора и документирования информации.
Проанализировав учебную литературу, можно сделать вывод, что данная тема не является достаточно изученной и требует дальнейшего рассмотрения.
Объектом курсового исследования является устройства хранения информации.
Предметом курсового исследования являются особенности современных устройств информации.
Для изучения выбранной темы, возможно использовать следующие методы: изучение и анализ научной литературы, синтез полученных данных, анализ и оценка современных технологий сбора и документирования информации.
При написании курсовой работы и выполнении поставленных целей, были использованы следующие информационные источники: нормативно – правовая база, учебная литература, периодические издания, научные статьи ведущих отечественных и зарубежных ученых и практиков, а также ресурсы Интернет.
Работа состоит из следующих структурных элементов: введение, две главы, шесть параграфов, заключение, список использованных источников.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы исследования, определяется объект и предмет исследования, цели и задачи исследования.
В первой главе курсовой работы приведены теоретические основы устройств хранения информации и виды устройств хранения информации.
Во второй главе приведен анализ современных устройств хранения информации на примере организации.
В заключении курсовой работы излагаются выводы и результаты работы. В работе также использованы таблицы, рисунки, диаграммы, которые дают наглядное представление об изучаемом объекте и предмете исследования.
 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УСТРОЙСТВ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Понятие устройств хранения информации

Под носителем информации понимают используемый человеком для хранения информации любой материальный объект. Это может быть лента с намагниченным слоем, дерево, бумага, пластмасса, металл, камень, фотоматериал.
Любой объект, с которого возможно прочитать информацию является носителем информации.
Рассмотрим причины использования носителей информации:
- хранения;
- записи;
- чтения;
- передачи или распространения информации.
Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
Для того, чтобы повысить сохранность носителя информации, сам носитель информации зачастую помещают в защитную оболочку.
Носители, которые используют для многократной или однократной записи электрическими способами являются электронными носителями.
К ним относятся:
- диски оптические (DVD-ROM, CD-ROM, Blu-ray Disc);
- полупроводниковые (дискеты, флеш-память);
- CD-диски, они способны хранить до 700 Мбайт информации;
- DVD-диски, способны хранить информацию до 4,7Гбайт.
Перед бумажными носителями информации электронные имеют намного больше преимуществ:
- удельная стоимость хранения;
- по объему хранения информации;
- по оперативности предоставления и экономичности информации4
- по возможности предоставления.
Среди недостатков выделяют следующие:
- хрупкость устройств;
- зависимость от источников питания;
- масса, вес в некоторых случаях;
- необходимость устройства считывания информации.
Жесткие магнитные диски – это запоминающие устройства, принцип работы которых основан на магнитной записи. Для большинства компьютеров является основным источником информации.
Именно компьютерная память объединяет каждое из электронных устройств хранения данных. Оно может быть представлено средой для хранения данных или физическим устройством. В течение определенного времени используется в вычислениях.
Таким образом, различают несколько видов документированной информации, различающихся по квалификационным признакам, таким как возможность распространения, критерий доступности, способ фиксации.

1.2 Хранение документированной информации на электронных носителях

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.
Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.
Рассмотрим способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.
Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.
Обязательные условия хранения электронных документов определяет Приказ Министерства культуры РФ № 526:
1) В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1
2) У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.
3) Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.
4) Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.
В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.
В описании указывают:
1) Срок хранения, если нужно.
2) Дата сдачи в архив.
3) Информация о приемке/отправке документа.
4) Данные отправителя.
5) Уникальный идентификатор организации в системе.
6) Тип документа.
7) Идентификатор документа во внешней системе-источнике.
8) Данные о копиях и месте хранения
В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.
Общеизвестно, что в результате документирования информации обеспечивается ее запись и сохранение в неизменной форме на соответствующем материальном носителе, возможность установления автора, места и времени создания. Благодаря этому документированная информация помимо общих функций, таких как информационная, коммуникативная и социальная, реализует правовую функцию, а в дальнейшем и функцию исторического источника. Поскольку официальные документы органов государственной власти Российской Федерации, отражающие их правотворческую деятельность, содержат правовую информацию, важным является установление способов и методов ее фиксирования на материальном носителе.
В настоящий период отмечаются определенные позитивные решения в исполнительной ветви власти по внедрению современных технологий и формированию правовой базы при взаимодействии «гражданин-власть-гражданин» в ходе предоставления государственных услуг.
За последние годы эти изменения коснулись и реализации правотворческой функции – в органах исполнительной власти нормативные правовые акты могут быть созданы как на бумажных, так и на электронных носителях.
В заключении, стоит отметить, что в последние годы все большую популярность приобретает хранение документированной информации на электронном носителе, так как данный способ не только позволяет хранить большой объем документов, но и сокращает время поиска нужного документа.
Ежегодное будет происходит рост числа электронных документов, так как данный способ является более удобным.