Анализ порядка составления и назначения номенклатур дел.

ВВЕДЕНИЕ

В современном обществе образовательным учреждениям необходим системный подход к организации управления, отсюда необходимость документирования управленческой деятельности. Каждый этап процесса принятия управленческих решений в учреждении дополнительного образования тесно связан с управленческой документацией.
Управленческая документация в образовательных учреждениях требует создания множества видов управленческих документов, без которых невозможно решение вопросов планирования, финансирования, оперативного управления и кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Без правильной постановки процедуры в организации невозможно справиться с потоком документов, поступающих в нее, быстро найти и просмотреть необходимый документ, проконтролировать его выполнение и обеспечить его сохранность.
Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации офисной работы. Однако с увеличением числа учебных заведений и увеличением численности персонала вопрос об эффективности офисной документации становится все более актуальным.
Для повышения эффективности и качества управления необходимо улучшить управление делами. В связи с этим основными принципами организации современной офисной работы являются: оперативность в подготовке и прохождении документа; высокое качество документов; оптимизация рабочего процесса.
Правильная подготовка и подача документов является важной обязанностью не только сотрудников офисных служб, но и всего персонала организации.
Объект исследования – номенклатура дел
Предмет исследования- анализ порядка составления и назначения номенклатур дел
Цель исследования – изучить порядок составления и назначения номенклатуры дел
Задачи исследования:
- рассмотреть понятие номенклатуры дел
-определить назначение номенклатуры дел
-раскрыть виды номенклатуры дел
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.




















ГЛАВА 1. ЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1.Понятие номенклатуры дел. Назначение и виды номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой утвержденный систематизированный перечень дел, созданных в учреждении, с указанием срока их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки выполненных документов и дел, периодов хранения, а также как схема построения справочного файла неиспользуемых документов. Кроме того, это учетный документ в офисе и архиве учреждения на случай временного хранения (до 10 лет включительно).
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и типу. От качества, которым он составлен, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие бизнес-номенклатуры в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения, касающиеся составления номенклатуры дел, изложены в единой системе государственного делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, образцовой и общей. Кроме того, различают бизнес-номенклатуру структурного подразделения и учреждения.[2]
Конкретная номенклатура отражает документы конкретного учреждения или организации.
Ориентировочные номенклатуры и типы дел отражают документы определенной категории учреждений с одинаковым видом деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомств) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендацией.
Разработке номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой- обеспечить учет возбужденных дел в производстве, их соответствие видам и содержанию передаваемых документов, их правильную классификацию в соответствии с направлениями работы и вопросами деятельности от организации.
Работа по составлению бизнес- справочников, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется отделом бизнеса и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых составляются названия бизнес-подразделений. будут сформулированы дела и принципы их формирования.
Утвержденные экземпляры статей дел являются документами постоянного хранения и включают в себя состав дел отдела Управления делами организации. Если такой службы нет, они включаются в дела ответственного секретаря.
После утверждения номенклатуры дел структурным подразделениям и общественным организациям предоставляются выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Перечень дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, утверждаемый экспертной комиссией (Кэ), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр статьи хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях устанавливается для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Деловая ведомость учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе делопроизводства, второй используется этим отделом в качестве рабочей копии, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый находится в Государственном архиве, в котором хранятся документы. документы из учреждения передаются.
Бизнес-номенклатура учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае радикального изменения функций и структуры учреждения оно разрабатывается, согласовывается и утверждается повторно.
Перечень дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вступает в силу с 1 января нового календарного года. В течение года открытие дел, регистрация новых дел и т.д. заносятся в утвержденную номенклатуру дел.
Существуют типовые, образцовые и индивидуальные спецификации.
Типовая номенклатура дел устанавливается для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типичный состав дел, единообразную индексацию этих дел и является нормативным документом.[3]
Ориентировочная номенклатура дел устанавливает ориентировочный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовых справочников и примеров, каждая организация должна составить свою собственную тематическую справочник.
В небольших организациях, не имеющих структурного подразделения, устанавливается номенклатура, представляющая собой систематизированный перечень наименований всех дел, начатых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях для каждого структурного подразделения устанавливается отдельная статья, а затем они объединяются в сводную статью.
Если у вас есть стандартная статья, названия дел полностью переносятся в отдельную статью. Из приблизительной номенклатуры дел при составлении индивидуального дела выбираются названия дел, которые проходят обучение в этой организации. Однако некоторые дела, включенные в ориентировочную номенклатуру, могут быть сгруппированы или разделены в зависимости от объема документации или специфики организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой статьей или типовой статьей, переносятся в отдельную статью без изменений.