Организация регистрации документов в Муниципальном образовании городского округа

Введение
В сфере документирования лавинообразно растет количество создаваемых документов,
появляются и быстро получают широкое практическое распространение новые
разновидности документов, наблюдается отход от устоявшихся правил составления и
оформления традиционных документов. Расширение международных связей, постепенная
интеграция России в мировое информационное пространство оказывает влияние на традиции
документирования и состав документов. Широкое распространение персональных
компьютеров и современного программного обеспечения приводят к изменению технологии
составления и редактирования документов и появлению электронных документов.
В сфере организации работы с документами традиционные «бумажные» технологии
медленно, но верно вытесняются новыми, электронными.
Глава 1. Документоведение как научная и учебная дисциплина
В 1975 г. во Всесоюзном научно-исследовательском институте документоведения и
архивного дела состоялся специальный теоретический семинар «Теоретические проблемы
документоведения». Ведущие документоведы страны высказали различные точки зрения,
давая определение документоведения как научной дисциплины, определяя объект, предмет,
основные задачи документоведения. В. Н. Автократов, В. Д. Банасюкевич, А. Н. Сокова
предлагали рассматривать документоведение как комплексную интегрированную научную
дисциплину, возникшую в результате развития теории и практики делопроизводства как
формы управленческого труда. Сторонники этого определения считали, что
документоведение разрабатывает способы создания документов, принципы организации
документооборота, принципы построения систем документирования, изучает
закономерности образования документов и документных систем в их историческом
развитии. В качестве объекта документоведения ими рассматривались преимущественно
управленческие документы, хотя прямо об этом и не говорилось [1].
П. В. Веселов в качестве объекта документоведения рассматривает всю совокупность
документов. М. Т. Лихачев по поводу объекта документоведения не высказывался, но
ориентировался на управленческие документы, поскольку прямо выводил документоведение
из делопроизводства[2]. Я. З. Лившиц однозначно рассматривал документоведение как
теорию делопроизводства, определяя ее как дисциплину, которая рассматривает проблемы
3
определения роли и места делопроизводства в аппарате управления, функции документов в
управленческой деятельности, значение функциональных и отраслевых систем
документации для рационального построения документирования3. В ходе семинара
выявилось отсутствие единой позиции по основным теоретическим проблемам
документоведения, нечеткость основных посылок, отсутствие концепции развития этой
научной дисциплины.
Прошло более 35 лет. Несколько десятков высших учебных заведений на исторических,
библиотечных, экономических, управленческих и иных факультетах обучают студентов
специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». В
последние полтора десятилетия издано не менее десятка учебников и еще больше учебных
пособий, в названии которых присутствует слово «документоведение». Отдельные аспекты
документоведения активно обсуждаются на страницах специальных периодических изданий
и на научных конференциях. Вместе с тем до сих пор нет единства мнений
документоведческого сообщества по важнейшим теоретическим проблемам
документоведения. Комплексное, конструктивное обсуждение назревших проблем теории
документоведения представляется в связи с этим не менее актуальным, чем в
предшествующие периоды. Особенно остро наличие многочисленных нерешенных
теоретических проблем ощущают преподаватели, разрабатывающие в соответствии с новым
стандартом образования ведущие курсы документоведческого блока. Например, приступая к
рассмотрению со студентами магистратуры практически любой темы курса «Теоретические
проблемы документоведения», преподаватель вынужден предупреждать о наличии более или
менее широкого спектра мнений по изучаемой проблеме. Несомненно, это вносит в занятия
элемент творчества (если не сказать интриги), дает возможность рассматривать и
критиковать различные точки зрения, формировать и отстаивать собственное мнение. Автор
не берет на себя смелость определять подобный опыт как исключительно позитивный или
исключительно негативный. Но зачастую подобный «проблемный» подход представляется
единственно приемлемым в условиях отсутствия общепринятой теории. Как уже отмечалось,
в 1990—2000 гг. появилось значительное количество методических пособий,
ориентированных в первую очередь на работников делопроизводственных служб,
секретарей, руководителей небольших организаций и других управленческих работников,
которым приходится заниматься теми или иными аспектами документационного
обеспечения. Ряд пособий адресован непосредственно студентам, обучающимся по
специальностям и направлениям, требующим знаний и навыков в сфере документирования и
организации работы с документами. Некоторые из этих изданий, как явствует из названий,
претендуют на статус пособия или учебника не только по документационному обеспечению
управления, но и по документоведению. К сожалению, большинство этих изданий таковыми
не являются, поскольку посвящены главным образом вопросам организации и технологии
документационного обеспечения управления и лишь в малой степени затрагивают
теоретические проблемы. Более того, зачастую их авторы или составители безапелляционно
излагают весьма спорные суждения по теории документоведения. В отдельных наименее
удачных изданиях материал излагается столь нечетко, что в представлении студентов
практически смешиваются понятия «документоведение» и «документирование». В должной
мере не восполняют этот пробел и столь любимые современным студенчеством электронные
ресурсы. Все это свидетельствует о том, что сохраняется нарушенный баланс между
теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. По
мнению ведущих российских документоведов, отставание в разработке теоретических
вопросов документоведения обусловлено следующими основными причинами.
Глава 2. Основные понятия ДОУ
Документационное обеспечение управления - это практическое направление деятельности,
обеспечивающее процесс документирования и организацию работы с документами.
4
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими её идентифицировать.
Документ представляет собой:
1) Носитель информации, необходимой для принятия управленческих решений;
2) Материал для справочно-поисковой и исследовательской работы;
3) Средство доказательства законности в суде, органах следствия, арбитраже.
Организация работы с документами – это приём, первичная обработка, контроль, хранение,
подготовка к сдаче в архив и использование их в практике. Поэтому на любом предприятии
необходимо разработать единый порядок работы с документами. В процессе управления,
будь то государственный уровень или отдельная организация, неизбежно требуется создание
многих видов управленческих документов. Без них невозможно решение основных задач
управления - планирования, учета, финансирования и др. Именно в документах фиксируется
информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или
иного факта при решении хозяйственных споров или рассмотрении трудовых конфликтов в
суде. Многие виды документов предприятия обязаны предоставлять для проверки в органы
Государственной налоговой инспекции.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность,
представляют определенную историческую ценность, подлежат сдаче в государственный
архив. Практически все функции управленческой деятельности находят своё отражение в
конкретных документах. Поэтому очень важно, чтобы созданный документ соответствовал
нормативно-методическим требованиям по делопроизводству. Нормативно-методическая
база в области делопроизводства.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г.
– содержит единые требования к документированию и службам ДОУ.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
от 27.01.2006 № 7418 включает правила составления организационных, распорядительных и
справочно- информационных документов, а также порядок организации работы с ними.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков их хранения от 06.10.2000 - содержит сроки хранения
документов. - Основные правила работы ведомственных архивов – раскрыт порядок
формирование дел, составление номенклатуры дел и правила подготовки документов к
передаче в архив.
Отраслевая инструкция по делопроизводству и инструкция конкретного предприятия –
устанавливает единую систему делопроизводства в конкретном ведомстве и
подведомственных предприятиях.
Основным направлением совершенствования документационного обеспечения управления
является унификация и стандартизация. Унификация – приведение чего-либо к
единообразию, к единой системе, форме. Стандартизация - процесс установления и
применения стандартов, которые устанавливают нормы, правила и требования к объекту
стандартизации. Применение стандартов способствует повышению качества составляемых
документов.
Глава 3. Организация регистрации документов в муниципальном образовании городского
округа «Ухта»
3.1. Общие сведения о муниципальном образовании
Территория муниципального образования городского округа «Ухта» находится в
центральной части Республики Коми. Граничит с Сосногорским, Ижемским,
Княжпогостким, Усть- Куломским, Корткеросским районами Республики Коми.
Численность населения на начало 2014 года – 120 800 человек.
Дата образования города Ухты - 20 ноября 1943 года. Расстояние до Сыктывкара - 325 км. По
площади муниципальное образование "Город Ухта" занимает 14 место в республике.
В 2018-2020 гг. число субъектов МСП запланировано на уровне 2017 года.
5
В целях улучшения значений показателя по годам продолжена реализация подпрограммы
«Малое и среднее предпринимательство в МОГО «Ухта» муниципальной программы
«Развитие экономики на 2014-2020 годы», в рамках которой в 2017 году:
для практического обучения работников, занятых в сфере малого и среднего
предпринимательства проведено 4 семинара;
в марте 2017 года предприниматели МОГО «Ухта» приняли участие в Ухтинском
инновационном форуме;
в ноябре 2017 года предприниматели участвовали в межрегиональном слете – форуме
социальных предпринимателей, проводимом на территории г. Ухта;
в целях поддержки ухтинских предприятий сельскохозяйственных
товаропроизводителей и скорейшего продвижения продукции на товарном рынке МОГО
«Ухта», а также для расширения практики прямых продаж, на улицах города работают 18
автолавок и тонаров хозяйствующих субъектов без взимания платы;
в 2017 году финансовая поддержка оказана трем хозяйствующим субъектам малого и
среднего предпринимательства по мероприятию «субсидирование части расходов субъектам
малого и среднего предпринимательства на приобретение оборудования». Общий объем
финансирования составил 1 245,48 тыс. руб., в том числе за счет бюджета МОГО «Ухта» 1
000,00 тыс. руб., за счет республиканского бюджета Республики Коми – 245,48 тыс. руб.
3.2. Цели обработки персональных данных
Администрация осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:
Работники: содействие в трудовой деятельности, обеспечение личной безопасности, учет
результатов исполнения договорных обязательств, осуществление безналичных платежей на
счет работника, обеспечение работоспособности и сохранности ресурсов и имущества
работодателя, осуществление коллективного взаимодействия и совместного использования
информационных ресурсов, оформление доверенностей, пропусков, билетов, осуществление
командировок, представление интересов администрации, аттестация, повышение
квалификации, а также наиболее полное исполнение обязательств и компетенций в
соответствии с Трудовым кодексом РФ, и другими нормативно-правовыми актами в сфере
трудовых отношений.
Лица, обратившиеся в администрацию: реализация гражданином Российской Федерации
закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в орган
местного самоуправления.
Администрация осуществляет обработку и хранение персональных данных в течение
следующих сроков:
Работники: 75 лет - хранение персональных данных работников; отзыв согласия если иное не
предусмотрено Федеральным законодательством, либо в течение срока хранения документов
согласно установленным срокам хранения для определенных категорий документов, если
иное не предусмотрено Федеральным законодательством.
3.3. Организация регистрации обращений в муниципальное образование
Рассмотрение обращений граждан, поступивших в администрацию МОГО «Ухта»,
осуществляется в соответствии с:
1. Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации» (ред. от 03.11.2015г.);
2. Законом Республики Коми от 11.05.2010 № 47-РЗ «О реализации права граждан на
обращение в Республике Коми» (ред. от 09.12.2014г.);
3. Регламентом работы администрации муниципального образования городского округа
«Ухта», утвержденным постановлением администрации МОГО «Ухта» от 17.11.2015 №
2472.
Заявители вправе обратиться в администрации МОГО «Ухта»:
• в устной форме лично: кабинет № 115 (сектор обращения граждан);
6
• в устной форме по телефону: (8216)78-90-30;
• письменно по адресу: ул. Бушуева, д.11, г. Ухта, Республика Коми;
• через интернет-приемную на официальном Портале администрации МОГО «Ухта»:
mouhta.ru .
Запись на прием к руководителю администрации МОГО «Ухта» и заместителям
руководителя администрации МОГО «Ухта» производится в каб. № 115 (сектор обращения
граждан) ежедневно: понедельник, вторник, среда и четверг – с 9-00 до 16-30 часов, в
пятницу - с 9-00 до 15-00 часов, перерыв на обед с 13-00 до 14-00 часов. При записи на прием
при себе иметь документ, удостоверяющий личность.
Заключение
Актуальность рассматриваемых в работе проблем определяется и активным проникновением
терминологии данной области в разные сферы человеческой деятельности и в общее
употребление.
Рассмотрение обращений граждан, поступивших в администрацию МОГО «Ухта»,
осуществляется в соответствии с:
4. Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации» (ред. от 03.11.2015г.);
5. Законом Республики Коми от 11.05.2010 № 47-РЗ «О реализации права граждан на
обращение в Республике Коми» (ред. от 09.12.2014г.);
6. Регламентом работы администрации муниципального образования городского округа
«Ухта», утвержденным постановлением администрации МОГО «Ухта» от 17.11.2015 №
2472.