Системы регистрации кадровых документов и понятие кадрового делопроизводства

Введение

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, перемещением персонала и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом, отнесены к ведению кадрового делопроизводства.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация отображает информацию о наличии и перемещении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальный характер (например, прием, перевод, продвижение по службе, дисциплинарное взыскание, командировка, отпуск, увольнение и многое другое). О важности кадровой документации свидетельствует прежде всего тот факт, что в любом кадровом документе фиксируются юридически значимые факты, которые являются основой набора соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя.
Однако большое внимание следует уделять управлению персоналом и его документации, поскольку человеческие ресурсы являются одним из важных компонентов любого успешного функционирования организации. Соответственно, все сферы деятельности, доступные в управлении персоналом, имеют свои особенности. В работе отдела кадров образовательной организации также существует ряд специфических и отличающихся от других предприятий особенностей документирования трудовых отношений.
Работа в отделе кадров требует высокого уровня знаний. Сотрудники, работающие с кадрами и документами по управлению персоналом, должны регулярно повышать свою квалификацию, поскольку законодательство в области трудовых отношений и требования к оформлению документов, создаваемых в кадровой службе, регулярно меняются.
При написании работы был использован широкий спектр нормативных и правовых источников. Трудовой кодекс Российской Федерации является важным документом и справочником в работе отдела кадров, целью которого является создание государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, а также положительных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.
Кадровые документы - это отдельная группа документов, создаваемых в ходе деятельности отдела кадров. Федеральный закон «Об архивном деле» выделяет эти документы в отдельную категорию и устанавливает для них сроки хранения.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что необходимое количество и подбор персонала, рациональность подбора персонала и план кадровой стратегии будут зависеть от правильной организации деятельности кадровых служб, чтобы в будущем кадровая служба могла проводить кадровую политику, не допуская сокращения или увольнение персонала.
Цель работы изучить системы регистрации кадровых документов.
Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
 изучить понятие и задачи кадрового делопроизводства;
 рассмотреть нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства;
 раскрыть особенности регистрации кадровых документов;
 охарактеризовать журнальную и автоматизированную системы регистрации кадровых документов.
Объект исследования: документирование деятельности кадровой службы.
Предмет исследования: системы регистрации кадровых документов.
Структура работы: введение, две главы, заключение, список литературы.
1 Теоретические основы кадрового делопроизводства

1.1 Понятие и задачи кадрового делопроизводства

Каждая организация, которая заботится о своих сотрудниках, старается привнести в свою работу что-то новое и полезное. Инновации в организации необходимы, потому что современный мир не стоит на месте, информационные технологии стремительно развиваются и важно активно и правильно адаптироваться ко всем этим изменениям. Кадровое делопроизводство считается одной из основных частей управления персоналом и предполагает организацию работы с документами в целом, которые касаются кадровых вопросов. В соответствии со своими функциями кадровая служба разрабатывает и обрабатывает первичную кадровую документацию, которая координирует деятельность каждого отдельного структурного учреждения. Однако эта процедура не всегда эффективна. Современный уровень развития научно-технического прогресса позволяет решить эту проблему путем внедрения электронного документооборота в деятельность организации. Это позволит вам обрабатывать поступающую информацию быстрее и без лишних затрат .
Физические или юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, в трудовых отношениях и других непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями действующего трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
Поскольку деятельность по ведению кадрового делопроизводства на территории Российской Федерации является обязательной, это означает, что работодатель в обязательном порядке должен организовать ведение трудового кадрового делопроизводства с момента создания учреждения (организации, предприятия и т.д.).
На небольших предприятиях численностью не более 30 человек иногда нет возможности организовать отдельную структуру или даже нанять сотрудника, который занимается управлением персоналом. Чтобы обеспечить компанию кадровым делопроизводством, часто руководитель берет на себя эту ответственность или поручает ее в качестве работы на неполный рабочий день сотруднику, работающему полный рабочий день.
На большинстве предприятий нет такой проблемы с созданием отдела кадров, который отвечает за управление персоналом и движение кадровой документации.
В основе управления лежит документирование информации. Информация, составляющая нормативную базу работы компании, фиксируется в документах, которые имеют организованную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документированная информация, сами документы формируют основу будущих управленческих решений и являются их сутью благодаря содержащейся в них юридической силе. Это позволяет нам сделать вывод, что такие понятия, как «менеджмент», «делопроизводство», «кадровый учет», «документооборот» взаимосвязаны и взаимозависимы.
Другими словами, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, которая документирует трудовые отношения. Кадровые документы содержат информацию о том, какие сотрудники и на каких условиях устроены в организации, фиксируют перемещение персонала между подразделениями, должностями, в результате чего все кадровые процедуры становятся документированными.
Одной из фундаментальных категорий управления персоналом является перемещение персонала, которое включает в себя:
 найма;
 перевод на другую должность или в другой отдел;
 предоставление отпуска;
 увольнение.
Независимо от организационно-правовой формы организации, документирование кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью каждого работодателя.
К сожалению, не все работодатели уделяют этой работе должное внимание. Бывает, что огрехи, упущения в кадровых документах появляются только тогда, когда приходит время плановых проверок контролирующих органов или когда бывший сотрудник подает в суд. Урегулирование таких сложных ситуаций всегда влечет за собой значительные затраты как времени, так и финансов, и они не являются гарантией успеха в суде и, более того, не умаляют ответственности работодателя, должностного лица, организации за нарушения.
Вышеуказанные обстоятельства подчеркивают важность правильного ведения кадровых документов, их оформления в соответствии с действующим трудовым законодательством. Ведение кадрового делопроизводства в соответствии со всеми правилами и предписаниями значительно улучшает репутацию работодателя за счет решения следующих принципиально важных задач:
 формализация кадровых процедур позволяет документировать трудовые отношения;
 построение единой системы управления персоналом в соответствии со стратегическими целями менеджмента в целом, позволяющей выстраивать и документировать общие принципы корпоративных отношений;
 регулирование отношений между работником и работодателем, т.е. разграничение обязанностей каждого работника, оформление функций работодателя (например, закрепление прав и обязанностей сторон трудового договора в должностных инструкциях);
 создание организационно-правовых основ трудовых отношений, т.е. кадровая документация одновременно поддерживает интересы работодателя и помогает предотвратить игнорирование требований трудового законодательства, а грамотно составленные документы в этой области являются взаимовыгодными для обеих сторон трудового договора;
 разрешение трудовых споров посредством прозрачности при подготовке кадровых документов, что особенно важно, когда такие документы выступают в качестве доказательств в любом судебном разбирательстве.
Прозрачность трудового процесса обеспечивает стабильность в работе сотрудников, способствует росту их уверенности в своих компетенциях, что положительно сказывается на управляемости персоналом со стороны администрации. Как уже отмечалось, регулирование круга прав и обязанностей сторон трудовых отношений положительно сказывается на эффективности труда в целом.
Кадровая документация относится к документам, которые возникают в процессе оформления трудовых отношений. Это большой массив данных, который включает в себя информацию о сотрудниках, деятельности отдела кадров и компании в целом.
Исследователи систематизируют кадровые документы по разным причинам. Например, по целевой принадлежности существуют две большие группы кадровых документов: документы по кадровому учету сотрудников и документы, связанные с осуществлением функций управления персоналом и организации труда.