Архивные описи и их назначения в современной организации

В основе современного понятия «архив» лежат древнегреческие и латинские корни. Изначально древнегреческое «архейон» обозначало присутственное место, учреждение, осуществляющее власть. На его основе появилось латинское «archivum» - хранение документов в учреждении. В средневековой России архивы называли «хранила», «казенка», «бумажница». Они создавались при церквях и органах местного самоуправления. Уже Судебник Ивана IV, увидевший свет в 1550 г., требовал от приказных дьяков и подъячих сохранять все дела государственных учреждений [27, с. 33]. Термин «архив» был введен Генеральным регламентом, изданным 28 февраля 1720 г. [17], но широкое распространение он получил в XIX в. в результате реформ в области архивного дела, проводимых по инициативе Н.В. Калачова [22, с. 9]. В целом же в России до Октябрьской революции единой архивной сети создано не было. Каждый архив существовал независимо от других. Независимо от архивов правительственных учреждений (а также независимо друг от друга) сложились архивы сословных учреждений – дворянских депутатских собраний, купеческих обществ, ремесленных и мещанских управ, городских дум и земских собраний. Промышленные предприятия имели свои архивы [12, с. 15-16]. Многочисленными были и архивы личного происхождения – усадебные, дворцовые, фамильные. 13 апреля 1884 г. были созданы губернские ученые архивные комиссии, созданные для сохранения, описания, разбора и исследования письменных памятников [18]. Они должны были заниматься разбором и описанием дел провинциальных архивов, составлять описи дел, обследовать местные памятники старины. Главнейшей функцией ученых архивных комиссий было признано создание губернских исторических архивов. В помощь сотрудникам таких архивов были разработаны специальные инструкции по хранению и описанию документов. Однако до 1918 г. создать единую систему архивных учреждений в стране не удалось, в большинстве своем архивы оставались ведомственными. Свои коррективы внесли события октября 1917 г., когда с вязи с ломкой старого государственного аппарата сохранность документов многих учреждений и организаций, прекративших свою деятельность, оказалась под угрозой. Решить эту проблему можно было только путем создания единой государственной архивной службы. С этой целью 1 июня 1918 г. СНК РСФСР принял «О реорганизации и централизации архивного дела», в котором было указано, что «все архивы правительственных учреждений ликвидируются, как ведомственные учреждения, и хранящиеся в них дела и документы отныне образуют Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ)». Таким образом, именно архивы, являясь одним из основных хранителей исторической памяти, обязаны удовлетворять запросы общества в сфере исторической памяти. Однако архив становится не просто хранилищем бесценной информации, а незаменимым источником ее только в том случае, когда в нем можно сориентироваться. И здесь на помощь приходит научно-справочный аппарат: архивные описи, каталоги, путеводители, тематические перечни и т.п.
Архивные описи, раскрывающие состав единиц хранения (архивных дел) и закрепляющие их систематизацию внутри фонда, являются одним из основных элементов научно-справочного аппарата архива и его учетной документации. Основная их функция – упрощение поиска необходимых документов. Во многом то, насколько качественно составлена опись, определяет насколько качественно и быстро будет найдена нужная информация.
Какова роль архивных описей в современной организации?
Объектом исследования являются архивные описи.
Предмет исследования – назначение архивных описей и методика их составления.
Цель исследования – проанализировать роль архивных описей в современной организации и методику их составления.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Раскрыть понятие архивной описи;
2. Рассмотреть историю создания архивных описей;
3. Проанализировать процесс составления и оформления архивных описей;
4. Охарактеризовать методику составления описей.
В работе предполагается использовать как общенаучные методы исследования (логические, эмпирические, теоретические), так и сравнительно-исторический метод.
База исследования: ГКУ МО «Центральный государственный архив Московской области».
 
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата
1.1. Анализ источников
Архивные описи – одно из центральных понятий архивоведения. Проблеме составления и оформления описей посвящено большое количество работ (см. ниже). Практически все ученые, занимающиеся вопросами архивоведения и документооборота, будь то практики или теоретики, не обходили этот вопрос своим вниманием. Архивная опись, впервые появившись в XIII в., свое современное оформление получила совсем недавно – в 1940-1950 гг. Сегодня подробно разработаны все нюансы, касающиеся составления архивных описей, в том числе вопросы их оформления и методика их составления. Все эти вопросы подробно изложены и в учебниках по архивоведению [3; 23; 27]. Вопросам методики составления архивных описей посвящены работы М.С. Вишневского, А.Х. Востокова, Н.В. Калачева, К.Г. Митяева, Е.В. Старостина, Н.А. Фомина [4; 5; 6; 9; 13; 22; 25; 26].
Источниковая база исследования так же весьма обширна и хорошо проработана. Впервые понятие архивной описи и правила ее оформления законодатель закрепил еще в 1960-х гг. в двух документах: Основных правил работы государственных архивов СССР (1962 г.) и Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 г.). Эти правила действовали на протяжении довольно длительного времени (в 1980-х гг. они были переизданы). Современные архивисты в своей деятельности руководствуются следующими документами: ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28), Постановлением Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях» [8; 19; 20; 24].

1.2. Понятие об описи дел и документов
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях» были утверждены приказом Росархива 2 марта 2020 г. (последняя редакция – 26 сентября 2022 г.) [24]. Они разработаны на основе Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Эти Правила регламентируют деятельность всех архивных учреждений Российской Федерации и определяют основные понятия в сфере архивной деятельности. Согласно этим Правилам все архивные документы в архивах систематизируются по исторически и логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям [20, п. 2.1]. Для поединичного суммарного учета архивных документов и закрепления порядка их систематизации составляются описи дел [20, п. 23.2].
Описи дел относятся к обязательным архивным справочникам системы справочно-поисковых средств архива [20, п. 39.1]. Описи дел представляют собой систематизированные перечни заголовков дел (единиц хранения), находящихся в составе архивного фонда с самостоятельной порядковой нумерацией. Помимо заголовка, раскрывающего состав документов конкретного дела (единицы хранения), в описи в обязательном порядке указываются крайние даты документов дела и количество листов в нем, а при