Организация работы с конфиденциальными документами

Введение
Организации конфиденциального делопроизводства на предприятиях уделяется недостаточно внимания. Подтверждением этого является тот факт, что через пробелы в делопроизводстве получение конфиденциальной информации сторонними для предприятия лицами не является проблемой.
С документами, содержащими информацию ограниченного доступа, работают как государственные структуры, так и частные компании, что свидетельствует о масштабе информации, которая нуждается в эффективной защите на основе системного подхода к предпринимаемым защитным мероприятиям. В обобщённом виде конфиденциальное делопроизводство следует определять как такой вид деятельности на предприятии, в результате которого обеспечивается:
− документирование конфиденциальной информации (подготовка и изготовление документов);
− организация работы с конфиденциальными документами (учет документов, их отправка, систематизация информации, хранение и обращение, проверка наличия, уничтожение после окончания срока хранения);
− защита информации, содержащейся в документах.
Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий, во-первых, для изготовления и получения конфиденциальных документов, во-вторых, для организации работы с ними и, в-третьих, для предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации. Актуальность темы состоит в том, что от степени защиты коммерческой тайны фирмы зависит ее развитие и уровень безопасности в целом.
В современном мире, когда ежедневно появляются новейшие технологии и наблюдаются высокие темпы развития информатизации, секретная информация, ее хранение и способы защиты находятся в постоянном процессе изменения.
Такие изменения фиксируются законодательно, но остаются еще вопросы, которые требуют более детального рассмотрения.
Проблемой является то, что в процессе осуществления предпринимательской деятельности возникают случаи, когда данные о конкуренте необходимы фирме для борьбы за лидирующее место на рынке. Информация, относящаяся к коммерческой тайне, доступна лишь определенному кругу лиц, поэтому конкуренты пытаются заполучить эту информацию любым путем, используя порой противозаконные методы.
Конфиденциальная информация, попавшая в руки конкурентов, может принести большие убытки: невыполнение проектов, срыв сделок, нарушение планов, потеря деловой репутации или приведение к несостоятельности компании.
Целью данной работы является рассмотрение вопроса организации работы с конфиденциальными документами.
Задачи:
- описать коммерческую тайну как вид информации в работе организации;
- рассмотреть нормативно-правовую основу в конфиденциальной сфере;
- изучить основные угрозы безопасности организации;
- описать особенности организации конфиденциального делопроизводства;
- проанализировать права и обязанности работников конфиденциального делопроизводства;
- описать основные организационные документы защиты конфиденциальной информации на предприятиях; ответственность работников за неразглашение конфиденциальной информации.
Объект исследования – конфиденциальная информация. Предмет исследования - организация работы с конфиденциальными документами.

Глава 1 Коммерческая тайна и конфиденциальность информации: сущность, характеристика
1.1 Коммерческая тайна как вид информации в работе организации
Конфиденциальная информация, попавшая в руки недобросовестных контрагентов, может негативно повлиять на экономическое состояние организации.
Способы защиты коммерческой тайны на предприятии:
1) четко ограничить данные, являющиеся коммерческой тайной; предоставлять доступ к коммерческой тайне лишь определенному кругу лиц;
2) выявить степень значения коммерческой тайны для организации;
3) контроль делопроизводства
Подчеркивают некоторые сложности защиты коммерческой тайны по Федеральному закону «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 No 98-ФЗ . Не все российские организации понимают, насколько важно обеспечить высокий уровень информационной безопасности, поэтому возникают проблемы внедрения режима коммерческой тайны.
Разделяют предприятия на четыре группы по степени осознания проблем информационной безопасности и утверждают, что защита секретных данных в большей степени необходима среднему и крупному бизнесу, в малом бизнесе такие расходы мало окупаемы. На практике организации не всегда способны защитить коммерческую тайну в полном объеме.
Существуют многообразные способы хищения секретной информации:
1) продажа данных конкурентам,
2) разговорчивость сотрудников,
3) низкий уровень защиты сведений, документов, расчетов в организации,
4) свободный доступ к информации.
При распространении коммерческой тайны эффективность деятельности организации падает – снижение прибыли, спад спроса на рынке, ухудшение деловой репутации. Разглашение конфиденциальной информации должно быть наказано в соответствии с законодательством Российской Федерации. Каждая организации должна предпринимать такие меры и способы защиты, чтобы уверенно функционировать на рынке. Государство со своей стороны должно детальнее подходить к вопросу обеспечения информационной безопасности, обеспечивая контроль на всех стадиях работы предприятий: формирование службы безопасности; мониторинг движения документов, содержащих секретную информацию.
На рынке коммерческая тайна становится частью маркетинга и оказывает большое влияние на прибыль организации .
Иногда секретная информация, вышедшая за пределы предприятия, может стать причиной снижения финансовой устойчивости или даже банкротства предприятия. Для собственной безопасности компаниям следует разрабатывать комплекс мероприятий для предотвращения хищения ценных сведений.
Коммерческая тайна – это вид информации о работе организации.
Вопрос по защите коммерческой тайны является актуальным и в наши дни, ведь случаи коммерческого шпионажа растут с каждым годом. Конкуренты, получив нужную им информацию, пытаются сместить другую организацию путем переманивания клиентов, инвесторов и рабочих, а также используют полученные данные для того, чтобы улучшить свой выпускаемый продукт, затмив конкурентов, тем самым становясь нечестными игроками на рынке. Большая часть информации переводится в электронный вид, что также создает новые угрозы для конфиденциальности информации. Но не только утечка документов через сеть Интернет может повлиять на деятельность организации, но и сам работник - носитель информации, может передать ее конкуренту.
Надежная защита информации позволяет организации иметь конкурентные преимущества и оставаться конкурентоспособной.
Обязанности о неразглашении информации работником должны быть прописаны в трудовом договоре, а также следует особое внимание уделить пункту, в котором указано, что при увольнении работник не должен разглашать информацию, являющуюся конфиденциальной. Из всех видов тайн довольно слабо урегулирована коммерческая тайна. Это связанно с тем, что здесь затрагиваются интересы частных лиц, поэтому определены только общие границы, тем самым обладатель определенных сведений имеет достаточную свободу для того, чтобы самому принять решение каким способом защищать свою информацию.
Законодательство - способ защиты коммерческой информации и гарантию свободы предпринимательской деятельности. Информация – это самая главная сила, которая заставляет экономику двигаться. Тот, кто владеет информацией, тот и достигнет успеха, но это может быть только, если эта информация никому больше не известна или если есть правовые механизмы, создающие искусственную монополию на использование такой информации (патент). Эти механизмы являются предпосылками экономического роста. Оба способа являются основными для защиты от незаконной конкуренции и имеют как положительные, так отрицательные стороны.
Информация, являющаяся коммерческой тайной, дает преимущество в условиях жесткой рыночной конкуренции. В последние годы коммерческая тайна стала объектом незаконного посягательства. Некоторые организации не до конца понимают, как защитить свою информацию, поэтому их меры по защите информации недостаточно эффективны. Кроме того, настоящие законы не могут в полной мере обеспечить защиту конфиденциальной