Курсовая работа по Документоведение на тему Оформление личных дел для сотрудников организации

Актуальность. Каждая организация имеет свой собственный архив, в котором хранятся ценные документы этой организации. Подготовка, ведение и оперативное хранение личных дел работников осуществляется кадровой службой организации (специалистом по кадрам). Контроль за регистрацией и хранением личных дел работников возлагается на руководителя организации. Порядок ведения кадрового учета работников устанавливается инструкцией о порядке составления, ведения и ведения кадрового учета работников. Личное дело содержит документы, документирующие процесс подачи заявления о приеме на работу, а затем все документы, полученные в рабочее время, в хронологическом порядке.
Личное дело работника составляется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность). Хранение и учет личных дел работников организованы таким образом, чтобы быстро и точно находить личные дела работников, обеспечивать их безопасность и защищать конфиденциальность информации, содержащейся в личных дел работников, от несанкционированного доступа.
Актуальность данной работы заключается в возможности своевременного рассмотрения всех документов на работника в отделе кадров организации.
Объект работы - ООО «Строймакс».
Предмет работы - личные дела работников организации.
Цель работы - изучить оформление личных дел работников организации.
Задачи работы:
– изучить понятие и состав личного дела работника;
– рассмотреть процедуру ведения личного дела работника;
– представить общую характеристику деятельности ООО «Строймакс»;
– раскрыть порядок оформления личных дел работников ООО «Строймакс»;
– выявить ошибки при ведении личных дел работников.
Методологической основой исследования послужили, как общенаучные методы исследования, в числе которых системный подход, так и частно-научные методы исследования (методы анализа и синтеза, методы абстракции, индукции и дедукции).
Курсовая работа состоит из введения, двух глав основного текста, заключения.

1. Понятие и ведение личных дел работников

1.1. Понятие и состав личного дела работника

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике и его работе. Трудовое законодательство не регулирует состав личного дела работника. Законодательство не предусматривает требований для заполнения личного дела работника. Кроме того, ведение личного дела работника не является обязательным [19].
Личное дело составляется после выдачи приказа о приеме на работу. Личные дела работников обычно ведутся для руководителей высшего звена, специалистов и лиц, несущих финансовую ответственность. Не имеет значения, работает ли работник этой организации по своему основному месту работы или является работником, занятым неполный рабочий день, независимо от того, работает ли он бессрочно или на постоянной основе.
При приеме на работу личные дела работников обычно не рассматриваются. Вопрос ведения кадрового учета не регулируется какими-либо правовыми нормами, а решение о том, когда открывать личные дела работников на работников, принимается самой организацией и регулируется, например, инструкциями по ведению кадрового учета. Состав личного дела работника регулируется локальными нормативными актами организации.
Традиционно документы, включенные в личное дело работника, включают: анкета; автобиография; копия об окончании учебного заведения, копия трудового договора; копия приказа о приеме на работу; копии приказов о переводе; документы, подтверждающие внесенные изменения в данные личные и биографические данные; сертификационные документы; заявления на перевод; копии приказов о поощрениях и др.
Состав документов, помещаемых в личное дело работника при приеме на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно отделе он будет работать, какова специфика его работы и т.д.
Изначально документы, формализующие процесс приема на работу, группируются в личное дело работника. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, справочный лист). В конце личного дела работника подшивается копия заявления работника об увольнении по собственному желанию или другие документы, служащие основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.
Личные дела работников регистрируются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел работников», в которой предусмотрены следующие графы: порядковый номер дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки на учет и дата снятия с учета.
После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и выдается на хранение, а освободившаяся обложка используется для размещения личного дела нового работника. Личные дела работников могут быть выданы для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого было заведено личное дело.