Фрагмент для ознакомления
2
ПОНЯТИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Государственные органы, муниципальные учреждения, организации различных правовых форм обязаны обеспечить сохранность своих документов, в особенности это касается организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда РФ, т. е. передают документы в государственные или муниципальные архивы. Организацию процесса хранения документов, проведение своевременной и качественной передачи документов в архив позволяет выполнить составление номенклатуры.
Номенклатура является систематизированным перечнем наименований дел, заведенных в организации или в ее структурных подразделениях с указанием сроков их хранения.
Для многих организаций составление номенклатуры дел является нормативным требованием. Нормативным обоснованием наличия такого документа в организации является Федеральный закон «Об архивном деле», «Основные правила работы архивов организации», «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Указанные документы определили виды номенклатуры дел, порядок составления и утверждения, информацию, включенную в нормативный документ, а также ее форму.
Номенклатура дел как многофункциональный документ является схемой систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела; дело, включенное в номенклатуру, имеет определенный срок хранения, установленный в нормативных документах, следовательно, играет важнейшую роль при проведении экспертизы ценности документов. Немаловажное значение номенклатура дел играет в построении информационно-поисковой системы организации, имеющей важнейшее значение в формировании документного фонда организации.
Номенклатура дел применяется как учетный документ, может заменять опись дел при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Одновременно, номенклатура дел служит основой для составления описей на дела, срок хранения которых превышает 10 лет, и дела постоянного хранения.
Процесс составления номенклатуры дел начинается с изучения документооборота организации, учитываются все документопотоки организации, а также прошлогодние номенклатуры дел.
В случае появления новых документов номенклатура дел организации должна подлежать пересмотру и утверждаться заново.
В номенклатуру включаются и незаконченные дела, которые поступили из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам, никогда не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, бюллетени, листовки, указатели, справочники).
Аналогичные правила действуют и для электронных документов. Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства.
Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет в случае изменении структуры организации.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Итак, номенклатура дел представляет собой специальный классификационный справочник. В нем определяется порядок формирования документов в дела. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Фрагмент для ознакомления
3
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Алгоритм автоматического составления электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., Назинцев В.С., Поддубный М.И., Елатомцев А.С. // В сборнике: Состояние и перспективы развития современной науки по направлению "Информационная безопасность". сборник статей II Всероссийской научно-технической конференции. Федеральное государственное автономное учреждение "Военный инновационный технополис "ЭРА". Анапа, 2020. С. 357-366.
2. Афанасьева Л.П., Муравьева Н.А. Электронные документы в номенклатуре дел // Делопроизводство. 2020. № 1. С. 61-72.
3. Баймухаметова Д.Д. Особенности составления номенклатуры дел коммерческой организации на примере ООО "ИНТЕРКЛИМАТ" // Интернаука. 2023. № 19-2 (289). С. 58-59.
4. Бельдова М.В. Номенклатура дел: нерешенные вопросы // Вестник ВНИИДАД. 2019. № 1. С. 19-24.
5. Бороздина А.Г. Перечни документов со сроками хранения и номенклатуры дел как средство управления документами // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 1. С. 43-53.
6. Гавлин М.Л. Номенклатура дел или классификаторы документов? Проблема выбора // Современная школа России. Вопросы модернизации. 2019. № 2 (28). С. 118-128.
7. Гавлин М.Л. Проблема выбора номенклатуры дел // Современная школа России. Вопросы модернизации. 2022. № 9 (44). С. 76-79.
8. Захарова Н.А. Формирование номенклатуры дел в системе электронного документооборота и делопроизводства // В сборнике: Информационные технологии в науке и образовании. Проблемы и перспективы. сборник статей по материалам VIII Всероссийской межвузовской научно-практической конференции. Пенза, 2021. С. 65-68.
9. Иманова Л.Д. Особенности разработки номенклатуры дел в муниципальном казенном учреждении "Муниципальный архив города Сургута" // В сборнике: коммуникационные технологии: социально-экономические и информационные аспекты. материалы Всероссийской (25 ежегодной) молодежной научно-практической конференции. Иркутский государственный университет. Иркутск, 2022. С. 178-181.
10. Каширина К. Номенклатура дел организации: правила и требования к оформлению // В сборнике: Современное состояние инфосферы учреждений культуры. Материалы V Международного студенческого научно-практического форума, посвященного 50-летию Орловского государственного института культуры. Науч. редакторы и сост. Д.Н. Грибков, Н.Е. Беляева, редколлегия: Т.Н. Сомова, Н.А. Бекетова, Е.Э. Политевич, О.А. Барма. Орел, 2022. С. 108-111.
11. Ковалев О.Г. Организационно-правовые аспекты формирования номенклатуры дел учреждений и органов УИС // Тенденции развития науки и образования. 2022. № 91-3. С. 101-102.
12. Методика автоматического составления электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., Назинцев В.С., Мезенцев А.С. // Информационная безопасность - актуальная проблема современности. Совершенствование образовательных технологий подготовки специалистов в области информационной безопасности. 2019. № 2 (11). С. 3-7.
13. Механизм разработки перечня документов, образующихся в процессе деятельности Минобрнауки России и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения / Шалашникова Валентина Юрьевна, Ильина Ирина Евгеньевна, Бурова Елена Михайловна, Плеханова Елена Александровна // Вестник ВНИИДАД. 2024. № 1. С. 50-64.
14. Номенклатура дел / Зыбина С.М., Шевцова С.Ю., Щурова Ю.А. // В сборнике: Учетно-аналитические инструменты развития цифровой экономики. Материалы II Международной научно-практической конференции. Княгинино, 2021. С. 57-59.
15. Орешина И.В. Разработка номенклатуры дел государственного учреждения на этапе проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве // В сборнике: студенческие научные исследования. сборник статей II Международной научно-практической конференции. Пенза, 2020. С. 106-110.
16. Особенности проведения занятий по тактико-специальной подготовке со слушателями кадрового резерва руководящего состава номенклатуры министерства внутренних дел Российской Федерации / Костылев А.О., Александров М.С., Ильин С.Ю. // Государственная служба и кадры. 2021. № 5. С. 158-160.
17. Проблемы, возникающие при актуализации номенклатуры дел университета / Атанова В.Я., Джабатаева А.Т., Щелкунова Е.В. // В сборнике: Наука и молодежь: проблемы, поиски, решения. труды Всероссийской научной конференции студентов, аспирантов и молодых ученых. Под общей редакцией М.В. Темлянцева. Новокузнецк, 2020. С. 254-257.
18. Программный модуль создания электронной номенклатуры электронных дел / Королев И.Д., Назинцев В.С., Акинфиев Д.В., Елатомцев А.С., Махнев А.П., Поддубный М.И., Мезенцев А.С. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2020619457, 17.08.2020. Заявка № 2020618734 от 06.08.2020.
19. Самарокова И.В. Некоторые аспекты разработки и внедрения номенклатуры дел в организации / В книге: актуальные проблемы современной науки, техники и образования. Тезисы докладов 77-й международной научно-технической конференции. Магнитогорск, 2019. С. 291.
20. Фертикова Е.В. Особенности разработки и составления номенклатуры дел // В сборнике: Молодежь. Наука. Современность. VIII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. Удмуртский государственный университет, Филиал в г. Воткинске. Ижевск, 2021. С. 30-36.
21. Формирование сводной номенклатуры дел высшего учебного заведения (на примере ФГБОУ ВО Сибирский государственный индустриальный университет) / Дзюбина У.С., Иванова Е.Д., Шулбаева К.Ю., Шенцева А.С. // В сборнике: Наука и молодежь: проблемы, поиски, решения. труды Всероссийской научной конференции студентов, аспирантов и молодых ученых. Под общей редакцией М.В. Темлянцева. Новокузнецк, 2020. С. 242-246.
22. Янковая В.Ф. Как описать документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 19-33.
23. Янковая В.Ф. Как организовать разработку номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 12. С. 10-18.
24. Янковая В.Ф. Номенклатура дел на 2023 год. Какие выполнить шаги и исключить ошибки, чтобы документ был полезным // Справочник руководителя образовательного учреждения. 2022. № 11. С. 10-13.
25. Янковая В.Ф. Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2023. № 3. С. 18-32.
26. Department of Agriculture Records Authority 2012/00569345: Biosecurity [Департамент льского хозяйства правила учета и хранения 2012/00569345: биозащита] // National archives of Australia. URL: https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-12/agencyra-2012-00569345.pdf; Record retention schedule in respect of records common to all ministries/ departments [Перечень документов со сроками хранения документов, образующихся во всех министерствах/ведомствах] // National archives of India. URL: http://nationalarchives.nic.in/ sites/default/files/RRS_WC_0.pdf
27. General Records Authority 33: Accredited Training [Основные правила учета и хранения документов № 33: аккредитация образования] //National archives of Australia. URL: https://www.naa.gov.au/information-management/records-authorities/types-recordsauthorities/general-records-authority-33; General Records Authority 34: Establishing & winding up entities & companies [Основные правила учета и хранения документов № 34: учреждение и ликвидация юридических лиц и компаний] // National archives of Australia. URL: https://www.naa.gov.au/informationmanagement/records-authorities/types-records-authorities/general-records-authority-34
28. Record retention schedule in respect of records common to all ministries/ departments [Перечень документов со сроками хранения документов, образующихся во всех министерствах/ведомствах] // National archives of India. URL: http://nationalarchives.nic.in/ sites/default/files/RRS_WC_0.pdf
29. Education: Higher & further education and research records (GA47) [Образование: высшее и дальнейшее образование и научные документы (GA47)] // The State Archives and Records Authority of New South Wales. URL: https://www.records.nsw.gov. au/recordkeeping/education%3A-higher-%26-further-education-and-research-records- %28ga47%29
30. https://profmedia.by/pub/sec/art/104547/
31. erbebank.com
