Разновидности писем по характеру информации. Особенности сопроводительного письма

В В Е Д Е Н И Е

В современных условиях в процессе своей непрерывной деятельности предприятия применяют письма служебного характера для решения большого числа разнообразных вопросов, поэтому существует большое количество типов письменной документации. Деловая переписка является средством документирования связей с различными организациями и учреждениями, так как именно письма служат коммуникативным средством сотрудничества между организацией-составителем письма и организацией-получателем этого письма (то есть адресатом).
В отличие от организационно-правовой и распорядительной документации, деловая переписка отражает внешние контакты фирмы.
Посредством деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры и др. При этом, зачастую информационно-справочная документация подтверждает факты, события, которые необходимо принять к сведению.
Одним из распространенных видов служебных писем является сопроводительное письмо. К нему предъявляется ряд требований и от качества его составления (насколько его текст письма точен, грамотен и корректен) во многом будет зависеть успех решения конкретных задач предприятия, а значит и результат его работы в целом.
Актуальность темы курсовой работу обусловлена двумя аспектами:
1.большим количеством предприятий разных форм собственности, что вызывает необходимость официального, письменного закрепления внешних, деловых связей;
2. развитием и закреплением современных требований к оформлению документов, в том числе служебных сопроводительных писем.
Цель написания курсовой работы – грамотное составление и оформление служебных писем по характеру информации, а в частности сопроводительных писем. Задачи:
1. Рассмотреть понятие, функции и виды служебных писем по характеру информации;
2. Выявить особенности сопроводительного письма;
3. Привести примеры оформления сопроводительных писем.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разделенных на пункты и подпункты, заключения и списка использованных источников и литературы. Первая часть рассматривает понятие «служебное письмо», его функции, а также виды писем по характеру информации и особенности сопроводительного письма. Во второй части рассматриваются особенности оформления отдельных реквизитов в письмах, структуру текста и стиль изложения служебных писем, а также значение делового стиля изложения при написании служебных писем, приводятся примеры оформления сопроводительных писем.





























1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1. Понятие, функции и виды писем по характеру информации

1.1.1. Понятие и функции служебных писем
1.1.1.1. Понятие служебных писем

В современных условиях не возможна эффективная работа любого предприятия без налаженных деловых коммуникаций, которые представляются процессами обмена информацией, осуществляемыми в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых задач предприятия.
Деловая корреспонденция рассматривается как способ взаимодействия различных структур. От ее эффективности зависит в частности: экономическое благополучие фирмы, ее репутация, развитие стабильных партнерских отношений, а также налаживание контактов с вышестоящими организациями. Поэтому в сфере деловых отношений существуют четко определение правила составления документов и ведения деловой переписки.
Письмами обобщенно называют группу управленческих документов, служащих средством общения между организациями, учреждениями и частными лицами в ходе реализации их деятельности [5].
Деловое письмо является документом информационно-спра¬вочного характера, составляемым организацией и на¬правляемым адресату по определенному виду связи.
Любое служебное письмо – это краткий (не более 1-2 страниц) документ, касающийся конкретного вопроса (или нескольких взаимоувязанных между собой вопросов) и направленный на реализацию оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, фирмами, компаниями, учреждениями), их структурными подразделениями (отделами, цехами, должностными лицами).
Основная особенность, по которой служебные письма из общего потока различных видов документации выделяется в отдельную группу документов, является их пересылка по почте, телеграфу, факсимильной связи или электронной почте [8].
Поскольку деловые (служебное) письма рассматривается как сообщение или уведомление, они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, которые возникают в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания этих писем. Среди них выделяют: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.
Так как служебные письма выступают связующим звеном (своеобразным посредником в ходе передачи необходимой деловой информации) между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, следует обратить внимание на обоснованность и целесообразность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (по телефону или в личном разговоре).
Таким образом, служебные письма – это форма официального общения между фирмами.

1.1.1.2. Функции писем

В настоящее время невозможно любой компании, существовать и плодотворно функционировать изолированно от внешней среды. Каждая фирма стремится обеспечить эффективное взаимодействие со сторонними контрагентами: поставщиками, банками, клиентами, вышестоящими органами. Именно это взаимодействие во многом позволяет достичь успеха фирме.
Как отмечалось выше, одним из инструментов коммуникации служит деловое письмо как отдельных вид корреспонденции, включающий в себя большое число разновидностей официальных оперативно-информационных документов, применяемых для решения текущих и перспективных задач управления фирмы.
Любое деловое письмо выполняет ряд важных функций, через которые можно представить значимость этого документа в деловой сфере.
Специалисты выделяют пять основных функций служебного письма (рис. 1): информационная, организационная, юридическая, коммуникативная и воспитательная.
Так, информационная функция проявляется в том, что в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие аспекты практической и интеллектуальной деятельности людей. Помимо того, письмо содержит информацию различного рода, от полноты объема которой, количества и качества, а также от способа ее подачи, четкости формулировок, отсутствия двусмысленности и подтекста в полной мере зависит реализация данной функции.
Организационная функция предполагает, что с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Организационная функция реализуется, когда документ создается для регулирования деятельности людей. В этом случае от логичности, структурированности текста документа зависит как процесс, так и результат этой деятельности.
Содержание сведений, являющихся доказательной базой при рассмотрении спорных ситуаций, выявляет юридическую функцию письма. Грамотно оформленные документы служат гарантией разрешения профессиональных, коммерческих и других споров и конфликтов и, следовательно, являются основой стабильного развития предприятия. Письмо несет юридическую функцию, когда его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений [7].
Кроме того, внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция делового письма. Она отражает связи фирмы с внешней средой, поддержание необходимых контактов, взаимодействие с реальными и потенциальными партнерами и клиентами.
Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя. Кроме того, хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации, являющейся автором-отправителем документа.