Организация текущей работы с документами.

ВВЕДЕНИЕ
Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании,
непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при
этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и
правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до
половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Бизнес современных предприятий представляет собой непрерывный процесс по составлению и
перемещению различных важных документов. Так, например, в документах, отражаются
содержание сделок компании по купле-продаже ценной бумаги, недвижимости или активов
организации, также фиксируются взаимоотношения работодателя со своим персоналом,
передается информация от предприятия государственным органам и партнерам. Таким образом,
документооборот составляет существенную и важную часть общей деятельности компании.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна
быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием,
стратегия делопроизводства. Делопроизводство представляет собой специфическое направление
деятельности компании, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются,
обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления
и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и
своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно
оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в
решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность структурных подразделений компании по
документационному обслуживанию управления.
Объект исследования – организация работы с документами.
Целью данной работы выступает исследование теоретических основ организации работы с
документами в современных компаниях и комплексный анализ документационного обеспечения
управления на примере конкретного предприятия.
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
раскрыть теоретическую сущность и понятие делопроизводства и работы с документами
на предприятии,
изучить основные функции и роль организации службы делопроизводства,
3
провести анализ службы документационного обеспечения управления в компании ОАО
«Окно Пласт»,
определить основные недостатки работы службы ДОУ на предприятии, предложить
мероприятия по повышению эффективности работы соответствующей службы.
Степень изученности темы. Тема является хорошо изученной в таких работах, как Демин Ю.В.
Делопроизводство. Подготовка служебных документов, Непогода А.В. Делопроизводство
компании, Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями и т.д.
Источниковая база исследования. Для раскрытия данной темы были использованы различные
нормативно-правовые документы , регулирующие работу службы ДОУ на современных
предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации
документооборота на предприятии , порталы по управленческой деятельности и ресурсы
Интернет .
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение.
Практическая значимость исследования. Разработаны меры по улучшению работы с документами
в ОАО «Окно Пласт».
Структура работы состоит из двух основных частей. В первой главе исследуются основы
документооборота и работы службы ДОУ на современных предприятиях. Вторая часть посвящена
анализу работы службы делопроизводства в компании ОАО «Окно Пласт», ее недостатков и путей
повышения эффективности.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1.1. Понятие, сущность и роль делопроизводства и работы с документами на современных
предприятиях
Эффективная деятельность любого предприятия непосредственно связана с созданием и
организацией документооборота, который формирует функциональные связи между различными
подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятии в
соответствии с действующими нормами позволяет обеспечить защиту интересов всего
предприятия, увеличить эффективность управленческого труда и его персонала.
Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их
исполнением играет организационный персонал компании, в составе которого наиболее
значимыми являются секретари руководителей и менеджеры.
4
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, вид деятельности предприятия,
которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил составления
деловых документов, актов, организацию работы с официальными документами компаний .
Делопроизводство, как особая деятельность предприятия, главным образом связана с созданием
документов и дел в соответствии с государственными стандартами, с организацией работы с
этими документами, которая включает в себя также создание условий для обеспечения
эффективной циркуляции документов по подразделениям предприятия, поиска и надежного
хранения данных документов.
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных понятий и звеньев в данной
деятельности (Рис. 1.1.1).
Рис. 1.1.1. Структура делопроизводства
Так, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с созданием и
формированием правильной структуры и оформления официальных документов предприятия в
соответствии с определенными государством стандартами.
Организация документооборота, как составная часть организации работы с документами, в свою
очередь, связана с вопросами организации движения и учета документов на предприятии. Для
организации хранения этих документов на предприятии ведется архивное дело.
Непосредственное использование подготовленных документов, применение различного рода
5
документации, связывает понятие делопроизводства с понятием документационного
обеспечения управления (ДОУ).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии является его
структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному
обеспечению управленческой деятельности, а работники данной службы являются
ответственными за организацию документооборота на предприятии .
Руководитель предприятия, как правило, берет на себя ответственность за организацию
делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с официальными
документами в структурных подразделениях компании. Так, эффективная деятельность
предприятий обеспечи